Ви хочете інвестувати в інструмент для управління своїми проектами? Як вибрати правильне програмне забезпечення для управління проектами?
Незалежно від того, чи це на прохання вашого менеджера, особистий вибір чи примха, вам може бути цікаво, чи не підвищили б ви свою продуктивність за допомогою програмного забезпечення. Управління проектом може бути простим завданням, яке легко і швидко завершити протягом дня, аж до того, що проект вимагає великих інвестицій та гарної організації.
Перше запитання, яке слід поставити собі перед тим, як інвестувати в такий інструмент: " Як вибрати програмне забезпечення для управління проектами, яке найкраще відповідає нашим потребам? "
Визначення потреб (або складання специфікацій)
Для найкращого вибору програмного забезпечення для управління проектами можна розробити функціональний аналіз потреби. Ви повинні визначити корисність використання цього інструменту. Ми також говоримо про функцію використання.
- Що має робити програмне забезпечення для управління проектами? - Опишіть усі функції, на які ви розраховуєте.
- З якими обмеженнями я стикаюся? - Розробити те, що потрібно для програми управління проектами.
- - Чи відповідатиме це моїм потребам / очікуванням? Моїм співробітникам? Мої клієнти?
- - Чи можу я використовувати його на одному або кількох комп’ютерах?
- - Чи можу я (або мені це потрібно) користуватися в автономному режимі?
- - Як я можу використовувати дані?
- - Чи можу я зробити вилучення, щоб поділитися даними зі співавтором, який не має програмного забезпечення?
- тощо.
Можуть бути виражені інші вторинні потреби. Ви просто повинні внести їх у результати своїх специфікацій.
Основні особливості програмного забезпечення для управління проектами
Залежно від обраного рішення можна керувати всіма етапами життєвого циклу проекту . Деякі навіть пропонують можливість керувати портфелем проектів.
Визначення та планування завдань
Управління завданнями є центральною функцією . Коли ми починаємо планувати проект, перше, що ми запитаємо - це доцільність з плином часу.
З особливості планування проекту , легко встановити критичний шлях зі списку справ.
Інструмент планування завдань також забезпечує швидку наочність (приклад діаграми GANTT) щодо поточної та майбутньої діяльності для ефективного моніторингу проекту.
Деякі програми полегшують організацію завдань за допомогою системи Kanban. Як можна знайти в популярному безкоштовному програмному забезпеченні для управління проектами Trello.
Управління ресурсами
Додайте до цього ресурси. Хто повинен вирішувати яке завдання? Можна призначити ресурс до завдання, яке необхідно виконати, щоб визначити навантаження кожного.
Управління звітами
Ще одна функція - після кожної зустрічі, призначення або просування у проекті настійно рекомендується або навіть важливо видавати звіт.
Згідно зі звітом (Radicati Group, березень 2015 р.), У компаніях щодня обмінюються майже 122 листами на одного працівника.
Щоб ваш звіт не залишився непоміченим у системах обміну повідомленнями ваших співробітників, програмне забезпечення для управління проектами містить сторінки (особисту або спільну робочу область), щоб легко писати, ділитися та змінювати ці звіти. Це дозволяє уникнути постійного обміну листами із згадкою "Останнє оновлення, будь ласка, зверніть увагу" для наступної зустрічі.
Ви коли -небудь зустрічалися з іншими учасниками проекту, не володіючи такою ж інформацією?
Командна робота
Програмне забезпечення для управління проектами також сприяє обміну даними з інтуїтивно зрозумілого інтерфейсу, перетворившись на спільну платформу: зберігання та обмін документами, що стосуються проекту (управління документами), як ми бачили: звіт, заповнений одним із співробітників тощо.
Для того, щоб бути в курсі прогрес проекту, мати дані централізованими в одному і тому ж місці, взаємодіяти з іншими членами команди, швидко редагувати звіти та виміри.
Інформаційна панель та звіти
Щоб дізнатися результати проекту та його прогрес, цей тип програмного забезпечення може швидко видати звіт у форматі інформаційної панелі . Ця передача даних дозволяє швидко витягти ключові цифри та показники, не будуючи їх самостійно. Управління проектами спрощено.
Але також…
Інші функції інтегровані в програмне забезпечення для управління проектами, такі як Бюджет, відстеження прогресу проекту, управління часом (щоб уникнути табелів обліку робочого часу в Excel), а також можливість повернення досвіду.
Існує багато інших функцій, характерних для кожного програмного забезпечення управління проектами, які можна налаштувати, щоб забезпечити повне рішення для ваших потреб.
Існуючі пропозиції
Офлайн -рішення для управління проектами
Цей режим, який називається «відключено», не вимагає підключення до Інтернету.
Однак програмне забезпечення потрібно буде час від часу підключати, щоб синхронізувати дані для їх оновлення.
- Основна перевага: програмне забезпечення можна використовувати в середовищі, де мережа недоступна.
- Основний недолік: для великого проекту з великою кількістю взаємодій оновлення не будуть миттєвими, і це може спричинити помилки.
Програмне забезпечення для управління проектами SaaS
Існує режим SaaS "Програмне забезпечення як послуга", французькою мовою "Програмне забезпечення як послуга".
Приклади рішень SaaS: Wrike, проект Genius
Це веб -інструменти, розміщені на сервері, що знаходиться поза компанією.
- Основна перевага: Онлайн-рішення для управління проектами дозволяють автоматичне оновлення даних у режимі реального часу з легким доступом на всіх комп’ютерах і без необхідності перебувати у внутрішній корпоративній мережі.
- Основний недолік: програмне забезпечення не можна використовувати в автономному режимі.
