Слово "ретро-планування" зазвичай використовується в компаніях, але що це таке? У чому різниця між плануванням та плануванням назад? Як побудувати розклад з кінцевого терміну?
Що таке ретропланування?
На відміну від класичного розкладу, який будується з дати початку проекту, зі свого боку планування бек-ходу, розробляється з дати закінчення проекту . Це метод зворотного планування. Механіка залишається незмінною, а саме позиціонування етапів та завдань у календарі. Однак складання відрізняється, навіть якщо результат, візуалізований на діаграмі Ганта, схожий.
Насправді ця практика узгоджується з життєвим циклом проекту, де кінцевий результат, як правило, пов'язаний із терміном виконання.
Метод резервного планування широко використовується для заходів - наприклад: організація участі у виставці. Остання дата незмінна за своєю природою.
Інтерес до планування назад
Цей ефективний засіб має багато переваг, таких як:
- Організуйте проект з обмеженнями для дотримання строкової дати поставки.
- Перевірити його доцільність у відведений час.
- Встановіть бюджет з точки зору часу на кожен крок.
- Визначте ресурси, необхідні для дотримання термінів.
- Встановіть час початку проекту не пізніше (кінцевий термін).
Як побудувати резервне планування?
Його реалізація проста і логічна. Він включає 2 етапи: підготовка змісту та власне створення розкладу.
-
Підготувати зміст проекту до планування
-
Перелічіть завдання проекту
Визначте роботу, яку потрібно виконати для завершення проекту. Для опису дій використовуйте дієслова -інфінітив, наприклад: «Створіть команду». Ви можете починати з загальних цілей проекту, розбивати їх на підцілі, а потім на завдання.
Примітка: Інструментом для виконання цієї роботи є WBS. Це дозволяє відобразити проект у вигляді деревоподібної структури завдань, які необхідно виконати.
Кожне завдання зручно ідентифікувати за допомогою літери чи іншого коду. На цьому етапі також необхідно визначити асоційованих менеджерів та необхідні ресурси.
-
Оцініть тривалість виконання завдань
Цей крок важливий, але часто залишається невизначеним. З досвідом оцінка стає більш точною. Факт залишається фактом, що вкрай важливо оцінювати тривалість кожного завдання з точки зору днів, тижнів, місяців.
-
Плануйте завдання
Почніть з розміщення їх у хронологічному порядку. Більшість завдань є послідовними: одне не можна розпочати, доки інше не буде завершено. Наприклад, субпідрядник не може розпочати свою роботу до остаточного визначення технічних умов. Тому важливо чітко визначити ці залежності, щоб поставити завдання у взаємозв’язок один з одним у розкладі. Правильна синхронізація елементів є ключовим елементом у досягненні цілей.
Ідеальним є використання інструменту PERT, який пропонує повний метод визначення залежностей та визначення критичного шляху (найдовші кроки, які визначають максимальну тривалість проекту).
-
-
Побудуйте ретропланування
Всупереч звичці розпочинати планування з перших робіт, які необхідно виконати, почніть з визначення дати доставки проекту. Потім попередній крок, потім попередній і т.д. Ви можете опинитися в ситуації, коли не зможете поставити перші завдання, які потрібно виконати. Тоді необхідно буде приступити до арбітражу, щоб дотримати терміни. У цьому вся суть цього обмеженого планування: визначення правильних засобів та правильного методу для досягнення кінцевого результату.
Будьте обережні, щоб уникнути можливої небезпеки, не потрапляючи в мінус!
Поширеною практикою є встановлення початку завдань на основі цільової дати. Ілюстрація на прикладі планування назад для організації щорічних зборів:
- - Забронюйте номер за 20 днів до зустрічі
- - Замовляйте страви за 15 днів до цього
- - Надсилайте запрошення за 10 днів до цього
- - Підтвердьте порядок денний за 7 днів до цього
- -тощо
Планування можна збагатити, додавши "не пізніше".
- - Бронюйте номер не пізніше ніж за 20 днів до цього
Приклад простого зворотного планування маркетингового проекту
Візьміть приклад підготовки до участі у ярмарку (дуже спрощеному) з крайніми термінами не пізніше
| Завдання |
D - 10 місяців |
D - 7 місяців |
D - 2 місяці |
D - 3 тижні |
D - 2 тижні |
День D | Відповідальний |
| Зарезервуйте поле | Ален | ||||||
| Дизайн підставки | Сільві | ||||||
| Підготувати комерційні інструменти (брошури тощо) | Сільві | ||||||
| Розпочніть спілкування щодо нашої участі у шоу (розсилка, вставка на веб -сайті, у соціальних мережах тощо) | Сільві | ||||||
| Організуйте та навчіть команду, яка керуватиме стендом | Ален | ||||||
| День шоу |
Інший погляд, більш детальний за допомогою діаграми Ганта
Використання програмного забезпечення для управління проектами та Excel
Деякі програми дозволяють це сприяти організації термінів : після введення набору завдань, їх тривалості та залежностей вам залишається лише встановити дату доставки, і ці інструменти автоматично розраховують дату початку проекту, дати початку та завершення кожного завдання.
Ці особливості дуже цікаві, коли необхідно внести корективи (з точки зору методів, ресурсів тощо) та спостерігати за впливом.
В Інтернеті також є багато готових до використання утиліт Excel для побудови вашого розкладу.
Посилання на цей файл: Планування проекту: методи та інструменти
