Структурування своїх днів та оформлення кількох орієнтирів - це спосіб для менеджера заробити час, ефективність та доступність не лише для себе, а й для своїх співробітників.
Навіщо планувати свій день?
Для менеджера є багато переваг ефективної структуризації його робочих днів. Дійсно, ретельне планування дозволяє йому:
- економити час
- збільшення ефективності
- набирати енергії
- зменшити стрес
- збільшити доступність працівників
- краще управляти непередбаченим
Хороші щоденні практики
Щоб краще організувати себе на роботі, потрібно взяти кілька хороших звичок. Зокрема можна згадати:
- Витратьте 15 хвилин на день, щоб підвести підсумки дня вранці і поглянути на наступний день.
- Підготуйте свій денний план, щоб не втратити свій день.
- Будьте суворими у своїй організації та максимально поважайте свій графік.
- Оновлюйте свій графік, перевіряйте виконані завдання, призначені зустрічі …
- Уникайте того, щоб вас турбували, коли цього вимагає завдання.
- Залишайте хвилини спокою для завдань, властивих ролі менеджера.
- Дайте час для несподіванок.
- Перелічіть мікрозадачі в порядку їх важливості та терміновості (наприклад, використовуйте матрицю Ейзенхауера)
Як ефективно спланувати свій день?
-
Аналізуйте свої дні протягом тижня
Йдеться про те, щоб зауважити, як людина використовує свій час протягом дня. Важливо не обмежуватися вивченням одного дня, а проводити особистий аудит протягом тижня, щоб мати більш точне бачення.
- Визначте щоденне навантаження, дійсно досяжне
- Визначте найбільш продуктивні завдання
- Визначте паразитарну втрату часу
-
Створіть розклад, включаючи ступінь пріоритетності завдань
Після того, як ваші завдання проаналізовані, важливо розташувати їх за єдиним графіком, постараючись присвоїти їм ступінь пріоритету (див. Наступний пункт).
-
Ефективно розставляйте пріоритети
Визначення ступеня важливості та невідкладності для кожного зі своїх завдань має важливе значення для ефективної організації. Для цього ідеально підходить матриця Ейзенхауера.
Дійсно, це дозволяє класифікувати - а отже, розумно позиціонувати - свої завдання відповідно до 2 осей: важливості та терміновості, пропонуючи таким чином більш чітке бачення роботи:
- важливі та невідкладні завдання,
- важливі, але не нагальні завдання,
- неважливі, але нагальні завдання,
- неважливі та невідкладні завдання.
-
Групуйте подібні завдання
Цікаво визначити періоди часу, протягом яких виконуватиметься однотипна задача. Наприклад, виділення 2 або 3 разів на день для обробки електронних листів, здійснення телефонних дзвінків, подання файлів, оновлення щоденника тощо.
Дійсно, якщо відповідь на повідомлення електронної пошти, коли вони виникають, іноді може бути вектором ефективності та спокою, це може швидко виявитися справжнім гальмом для концентрації, коли вам потрібно зосередитися. його роздуми. У цьому випадку рекомендується перевести ваш смартфон у беззвучний режим, деактивувати сповіщення про нові електронні листи та інші на вашому комп’ютері та перемикати телефонну лінію на інший набір (звичайно, за погодженням із контактом, зв’язаним із цим набором).
-
Уникайте розсіювання
Якщо вам не доведеться працювати над кількома файлами одночасно, категорично не рекомендується переходити від одного проекту до іншого або переходити від одного завдання до іншого, не завершуючи жодного. Дійсно, зволікання через те, що таке чи інше завдання не відкладає, наприклад, є контрпродуктивним. Краще змусити себе виконувати завдання такого типу вранці, щоб швидко від них позбутися і перейти до більш цікавої роботи.
Змушувати себе виконувати будь -яке заплановане завдання, перш ніж переходити до наступного, не відволікаючись і не поступаючись легкістю зволікання, - це правило, яке необхідно поважати, за винятком надзвичайної ситуації.
-
Призначте тривалість своїх завдань
Ефективне виконання свого розкладу із завданнями, які мають бути виконані, неминуче вимагає призначення кожному з них певної тривалості та максимального їх дотримання. Вправа, яка іноді може бути складнішою, ніж здається.
Однією з порад щодо обмеження витрати часу та енергії є ні недооцінювати, ні завищувати час, який повинен бути відведений кожному пункту вашого списку справ. Не менш важливо: знати, як керувати перериваннями (див. Нижче) і говорити «ні», коли це необхідно.
Метод Помодоро також може виявитися ефективним засобом. Ця техніка дозволяє інтенсивно зосереджуватися на одному завданні за 25 хвилин, не заважаючи зовнішнім подіям.
-
Поставте особисті цілі
Визначення особистих цілей (в ідеалі за допомогою методу SMART) та їх запис у щоденнику - хороший спосіб ефективно спланувати свої дні. Дійсно, якщо пам’ятати про свої цілі недостатньо, щоб мотивувати себе на їх досягнення, записування їх у щоденній програмі змушує вас тримати їх у полі зору та збільшує мотивацію для їх досягнення.
-
Плануйте несподіване
У будь -якій особистій організації, якою б прискіпливою вона не була, непередбачене - термінове чи ні - може виникнути в будь -який час і зірвати весь графік. Тому важливо зарезервувати часові проміжки у своєму порядку денному, протягом яких вони будуть повністю доступні для ваших співробітників, які цього потребують, або відносно спокійно управляти надзвичайною ситуацією, не повністю порушуючи ваш графік.
-
Знайдіть час для перерв
Важливо дозволити собі дихати між 2 завданнями, час від часу визивати свіже повітря. Наприклад, якщо ви витратили дві інтенсивні години на роботу над проектом і просування за планом (тобто як тільки ваші особисті цілі на день були досягнуті для цього проекту), важливо витратити кілька хвилин, щоб зарядити батареї. на
-
Знайте свої межі та делегуйте
Бажання керувати всім поодинці - це єресь для менеджера. Щоб ефективно керувати своєю командою та досягати поставлених цілей, він повинен вміти делегувати потрібні завдання потрібній людині в потрібний час. Подібним чином йому не забороняється звертатися за порадою або укладати договори з субпідрядниками щодо елементів, яких він не усвідомлює повністю.
Знання своїх меж - одна з цих важливих якостей, якими слід оволодіти, так само як і довіряти своїм співробітникам та ефективно делегувати повноваження.
-
Керуйте перервами та іншими відволікаючими фактами
Різні сповіщення (електронні листи, повідомлення, соціальні мережі тощо) - це невеликі руйнівні елементи, які впливають на продуктивність. Тому протягом дня бажано знати, як вимкнути всі ці "звуки", щоб краще зосередитися на поточному завданні.
Крім того, коли виникає надзвичайна ситуація, важливо знати, як керувати своїми емоціями, щоб не перевантажитись і не втратити всі свої здібності.
Порада: виділіть протягом дня певний час, присвячений виключно перегляду та обробці електронних листів, повідомлень тощо.
-
Будьте суворими у своїй організації
Остання порада, але не менш важлива, - це бути суворим у дотриманні порядку денного та повазі до своєї організації.
Посилання на цей файл: Організація менеджера: знання, як організувати роботу для підвищення ефективності - Управління часом: ефективність, продуктивність та спокій
