Спілкування - це ключ до досягнення поставлених цілей. У разі складності, значних ставок тощо доцільно розробити комунікаційний план проекту. Тут ми пропонуємо шаблон, який допоможе вам у цій вправі.
Для чого потрібен комунікаційний план проекту?
Хороше спілкування означає передачу потрібної інформації потрібній людині в потрібний час у правильному форматі та з відповідним носієм інформації.
У випадку, коли мало кому потрібно інформувати, їм легко донести очікувані елементи. Ситуація стає важкою, коли багато співрозмовників розкидані по кількох відділах з дуже різними профілями. Тоді комунікаційний план охоплює всі свої інтереси. Це дійсно допомагає вам оволодіти своїм спілкуванням.
Ваші цілі
Вирішити про що і кому повідомляти залежить від ролі та позиції кожної цілі щодо проекту. Ось кілька прикладів цілей:
- Допомога у прийнятті рішень
- Попередження про труднощі
- Повідомте про хід виконання проекту
- Отримати підтримку
- Отримайте додаткові ресурси
- Переконайтесь, що нічого не забуто
- Підготовка ґрунту для зміни водіння
- …
Хто є одержувачами?
Як ми вже говорили, потенційна аудиторія неоднорідна. Наприклад :
- команда проекту
- спонсором проекту
- керівний комітет
- управлінський комітет
- клієнт проекту (внутрішній або зовнішній)
- інші зацікавлені сторони
Яку інформацію він повинен містити?
Ваші цілі мають бути наближені до очікувань одержувачів: що вони хочуть знати? Важливо визначити тип інформації, відповідний обсяг та рівень деталізації, який кожен бажає отримати. Це не не йдеться про потоплення своїх партнерів та співробітників під горою інформації. З іншого боку, переконайтеся, що очікування кожної сторони виправдані.
Ще один параметр, який слід врахувати: фаза, на якій знаходиться проект. Залежно від стану прогресу, передається інформація різна. Наприклад, план проекту повідомляється під час запуску, тоді як моніторинг бюджету спільно використовується після початку фази виконання.
Види інформації для спілкування
Нижче наведено неповний перелік вмісту для передачі:
- інформаційна панель управління проектами
- моніторинг бюджету
- моніторинг планування
- контроль за результатами
- затримки та інші труднощі
- оновлені ризики
- прийняті рішення
Знову, зміст повідомлення та його форма залежать від цілі та поставлених цілей . Спонсор захоче стежити за результатами за допомогою детальної таблиці Excel. Керівники служби, на які незабаром вплинуть зміни, пов'язані з проектами, отримають приємну розсилку "продавець" про послідовні досягнення. Основна інформація однакова. Мета - отримати адгезію останніх.
Підготовка плану
Щоб написати свій документ, зберіть інформацію, відповівши на такі запитання:
Що ? Ваші цілі
Які ваші цілі? Чому ви хочете спілкуватися?
ВООЗ ? Ваша ціль
З ким ви хочете спілкуватися? Чому (з вашої та їхньої точки зору)? Яку інформацію ви їм передасте?
Де? Джерела
Куди ви звертаєтесь для передачі інформації?
Як? "Або" Що? Інструменти передачі
Які носії використовувати (папір, комп’ютерний файл тощо)? Які канали слід мобілізувати для їх спілкування (електронною поштою, на зустрічах, по телефону тощо)?
Ким? Менеджер комунікації проекту
Хто відповідає за підготовку та передачу інформації? Ця роль не покладається лише на керівника проекту. Члени команди, спонсор чи інші особи можуть виступати залежно від аудиторії та теми.
Коли і скільки? Темп спілкування
Коли і як часто? Кожного тижня ? Щомісяця ? Після визначеної події? тощо.
Вибір засобів комунікації має здійснюватися з урахуванням фінансового та людського бюджету, який ви можете виділити на цю частину. Звичайно, це параметр, який слід враховувати при підготовці плану.
Шаблон комунікаційного плану проекту
Такий документ загалом складається з 4 основних частин. Вступ, цілі, зведена матриця, що показує елементи, повідомлені кожній аудиторії, та розклад організовувати різні дії ком.
1 - Вступ
Він розміщує цей план як у загальній проблемі проекту, так і в його контексті. У ньому згадуються особливості роботи. Наприклад: численні зацікавлені сторони, основні людські проблеми, великі інвестиції тощо. щоб читач міг повністю зрозуміти важливість спілкування в цьому процесі.
2 - Комунікативні цілі
Детальне пояснення цілей та завдань, поставлених з точки зору інформації. Одним словом, що ви очікуєте від цього плану.
3 - Комунікаційна матриця
Візуалізація: хто що повинен отримати? Чому? Як? "Або" Що? Коли ? І ким?
| Цільова група | Мета спілкування | Тип інформації | Носій передачі | Період / Частота | Відповідальний за дії компанії |
4 - Розклад спілкування
Ось оперативна частина. Перевагою цього інструменту є організація комунікації проекту шляхом планування доставки інформації до різних цілей. Це варіація попередньої таблиці, організована з часом.
| Фаза проекту | Дата (або віха) | Гол | Інформація, що підлягає передачі | Носій передачі | Відповідальний за дії компанії |
| Обрамлення | хх-хх-20хх | ||||
| хх-хх-20хх | |||||
| Виконання | хх-хх-20хх | ||||
| хх-хх-20хх | |||||
| хх-хх-20хх | |||||
| Висновок | хх-хх-20хх |
Посилання на цей файл: Знання способу спілкування, щоб залучити
