Успіх проекту залежить від чіткого і точного визначення ролей та обов’язків кожного актора. Саме тут з'являється RACI Matrix. З цього практичного аркуша ви дізнаєтесь, як користуватися цим інструментом.
Визначення RACI
Хто що робить? Хто відповідає за цю частину? … Часто виникають питання, коли проект вже запущено!
Цей інструмент забезпечує дуже оперативну реакцію для візуалізації розподілу ролей на перший погляд.
Назва цієї матриці є абревіатурою:
- R - Відповідальний - усвідомлює він
- А - підзвітний - він контролює та звітує
- В - проконсультувався - радить він
- I - Інформаційне - йому повідомлено
Це ролі, приєднані до проекту . Пізніше ви побачите, як зв’язати їх із зацікавленими сторонами.
Іноді ви зустрінете подібну абревіатуру, RASCI. S, що відповідає ролі підтримки, додаткову роль, яка може бути важливою залежно від характеру проекту.Коли використовувати RACI?
Ця матриця легко дозволяє знати, хто є учасниками та як кожен учасник команди втручається у проект . Особливо актуальний інструмент координації та комунікації для складних проектів, де можливі ризики перекриття. Іноді буває дуже важко зрозуміти, хто відповідає за крок, віху, завдання - хто повинен вирішити … Будь -який арбітраж тоді стає делікатним.
Зауважте, що цей інструмент може також може використовуватися для визначення ролі акторів у процесі чи діяльності . Дуже практичний та оперативний спосіб описати, що люди роблять в організації. Фактично це дає можливість гарантувати, що будь -яка діяльність має менеджера.
Нарешті, його можна використовувати для делегування завдань. Таким чином, кожен знає сферу своїх дій та відповідальність.
Як користуватися RACI?
це є побудувати масив подвійного запису з онлайн -діями, завданнями, діями, віхами, результатами тощо. а у графі - оратори. Ролі та обов’язки вказуються на перетині рядків та стовпців.
Невелике уточнення: зазначені зацікавлені сторони не обов’язково є фізичними особами. У таблиці можна згадати такі організації, як відділи, функції чи професії.
Тоді достатньо відзначити роль кожного оратора відповідно до видів діяльності. Що повертається для заповнення перетинів рядків і стовпців однією або кількома буквами:
- МІНІСТР - Термін "відповідальний" вводить в оману. Ці люди відповідають за виконання завдання, на яке вони призначені. Вони відповідають за A. Логічно, що кожен рядок має принаймні один R.
- В - Ці члени відповідають за схвалення та підтвердження дій. Вони звітують про довірений периметр. Це справжні відповідальні люди. Вони мають владу над R. Кожна дія повинна мати A і тільки одну.
- В - Як правило, це експерти, які мають досвід у вирішенні даного завдання. Вони дають поради. А може вільно слідувати їм чи ні.
- Я - Ці люди повинні бути поінформовані, навіть якщо вони не виконують безпосередню роль у проекті, тому що на них так чи інакше можуть вплинути. Вони є копією важливих моментів і рішень.
Нерідкі випадки, коли одна і та ж особа виконує кілька ролей для однієї і тієї ж діяльності - приклад: A і R. Індивід у цьому випадку є власною особою, відповідальною за своє завдання.
Як визначити роль кожного?Ось кілька прикладів запитань, які слід задати собі:
- R - Хто відповідає за це завдання?
- ДО - Хто приймає рішення? Хто може вирішити, чи є проблема? Хто перевіряє результати?
- VS - Хто має досвід у цій галузі? Хто може допомогти цінними порадами щодо виконання роботи?
- D - На кого впливає діяльність? Хто обов'язково повинен бути поінформований?
Приклад матриці RACI
Ось приклад реалізації. Проект: розробка веб -додатка для маркетингу
| Менеджер проекту | Інформація. | Ринок. | Навчання | Продаж | |
| 1 - Вираження потреб | R | R, A | Я | VS | |
| 2 - Визначення специфікацій | R, A | VS | R | Я | |
| 3 - Розвиток | ДО | R | Я | ||
| 4 - Отримання заяви | R | R, A | |||
| 5 - Навчання користувачів | R, A | ||||
| 6 - Виробництво | ДО | R | R | Я |
1 - На цьому етапі маркетинг відповідає за вираження своїх потреб. Він працює у співпраці з керівником проекту, також спираючись на поради продавця. Навчальний відділ інформується про необхідність.
2 - Цього разу відповідальність за складання специфікацій несе керівник проекту. ІТ входить у цикл, надаючи поради. Продавець повідомлений.
3 - IT відповідає за розробку програми під керівництвом менеджера проекту. Остання інформує відділ маркетингу про хід етапу.
4 - Прийом здійснюється двома суб’єктами господарювання; запитувач перевіряє заявку чи ні.
5 - навчальна служба вступає в дію, забезпечуючи необхідне навчання. Ця служба повідомляє про якість передачі.
6 - IT запускає додаток у виробництво під керівництвом менеджера проекту. Маркетинг надає найновіші налаштування. Торговий представник повідомляється про впровадження рішення.
Немає необхідності вдаватися до складного програмного забезпечення, класичних Word і Excel більш ніж достатньо для створення та використання матриці RACI. Однак цю функціональність можна інтегрувати в набори програмного забезпечення для управління проектами.
