Керівники та менеджери проектів все частіше стикаються з тим, що називається багатозадачністю або мистецтвом керувати кількома проектами одночасно. Як залишатися ефективним? Які методи застосовувати? Яких помилок слід уникати?
Коли ви можете зосередити всю свою увагу на одному проекті, легко визначити пріоритети, спланувати, ефективно спілкуватися зі своєю командою та досягти поставлених цілей з відносним спокоєм. Ситуація ускладнюється, коли в справу вступає другий проект - або навіть третій, четвертий. Тоді важче дотримуватися курсу та діяти адекватно та ефективно, особливо коли піщинка порушує той чи інший проект - іноді кілька.
Ті, кому доводиться регулярно керувати кількома проектами одночасно, знають, як важко адаптувати свою поставу в такій ситуації, зберігати спокій і зберігати ефективність. Ніяких таємниць, лише кілька усталених методів і, як завжди, багато здорового глузду.
Встановіть ефективну методологію
Було б марно думати, що ми можемо встати без мінімуму методів і раціоналізму.
Провести точний опис проектів
це є підвести підсумки різних проектів, які будуть реалізовані : характер, мета, завдання, терміни, залучені люди, склад команди проекту тощо.
Детальна інформаційна панель, на якій відображаються всі проекти, є важливою для загального уявлення про завдання, які необхідно виконати, про цілі, які необхідно досягти, про ступінь пріоритетності чи терміновості кожного проекту тощо.
Це послужить основою для ефективної організації її роботи. Його слід регулярно оновлювати та оновлювати.
Щоб розставити пріоритети
Це, мабуть, ЄДИНИЙ спосіб ефективного управління кількома проектами одночасно.
Визначте ступінь пріоритетності та терміновості різних проектів перераховані на встановленій раніше інформаційній панелі. Тут ідеальним є метод MoSCoW або матриця Ейзенхауера.
Має сенс, наприклад, класифікувати ваші проекти таким чином:
- проекти з найближчим терміном виконання та найдовшим терміном виконання,
- проекти з близьким терміном виконання, але реалізація яких не займає багато часу,
- проекти з більш тривалими термінами, але тривалими до завершення,
- довгострокові та не дуже трудомісткі проекти.
План
Після того, як проекти оцінюються за важливістю та терміновістю, спланувати їх виконання беручи до уваги терміни, час, необхідний для їх виконання, та людей, які беруть участь у цьому.
Усі проекти не можуть мати однаковий термін, тривалість і бути призначеними одночасно одній і тій же особі.
Деякі співробітники можуть брати участь у кількох проектах. Пам’ятайте про це, щоб організувати місії. Графіки необхідно регулярно оновлювати, щоб уникнути помилок, обмежити витрачений час та забезпечити оптимальну ефективність.
Використовуйте єдиний загальний розклад, який можна розділити на стільки більш детальних розкладів, скільки перераховані проекти. Таким чином, кожен з цих детальних розкладів може бути надісланий зацікавленим сторонам.
Менеджер або керівник проекту веде загальний графік.
Для кожного нового проекту зверніть увагу на кінцевий термін у цьому загальному розкладі та оцініть час завершення. Потім виконайте планування назад, дбаючи про збереження запасу з точки зору часу. Якщо термін буде дотримано, це буде додатковий час, який можна буде присвятити, наприклад, іншому проекту, який трохи відстає, управлінню непередбаченою подією або моменту самонавчання або просто заслуженому перепочинку для команди.
Недостатнє або погане планування часто є причиною помилок і збоїв, що виникають під час виконання проекту. Важливо бути розумним в управлінні своїм графіком з точки зору часу та обсягу роботи, що має бути виконана, ні надто багато, ні занадто мало.
Спілкуйтесь
Гарне спілкування з командою, а також з різними іншими дійовими особами, які беруть участь у проекті, є необхідним для належного виконання завдань та досягнення поставлених цілей. Це дозволяє уникнути непорозумінь та помилок, а також при необхідності швидко виправити ситуацію та зменшити рівень стресу.
Спілкування має бути плавним та двостороннім: від менеджера / керівника проекту до його команд та від команд до їх менеджера / керівника проекту.
Таким чином, ефективне спілкування дозволяє менеджеру, серед іншого,:
- ефективно передавати ваші повідомлення ,
- обмежити витрачені час та енергію пов'язано з відсутністю спілкування,
- боротися з інцидентами як тільки вони з'являються,
- збирати відгуки від співробітників і краще зрозуміти їх потреби, зауваження, щоб удосконалити свою поставу,
- отримати конструктивний відгук від третіх сторін, які безпосередньо контактують з членами команди.
Керуйте несподіваним
Приділяйте час своїй повсякденній організації, організуйте денні або тижневі часові інтервали, щоб мати можливість управляти непередбаченим, не загрожуючи реалізації інших проектів.
Закінчення - мотивуйте себе сендвіч -методом
Цікавою методологією є розпочніть і закінчіть день із проекту, який нам дуже до душі .
Витрачання декількох хвилин (від 30 до 60) вранці та ввечері на мотиваційну та хвилюючу тему дозволяє збільшити вашу енергію для решти проектів протягом дня. Перспектива зустрічі з цим самим проектом більш мотивує, ніж інші, в кінці дня не тільки дозволяє вам мотивувати себе виконувати доручені протягом дня місії, щоб встигнути присвятити цьому відомому проекту, а й щоб декомпресувати м’яко, закінчіть день на дуже позитивній ноті, перш ніж вийти з офісу.
Метод також полягає у розгляді інших різних завдань або проектів дня як елементів бутерброду: один за одним, деякі з них можуть повернутися кілька разів за один день. Все це, звичайно, відповідно до пріоритетів та ступеня терміновості кожного.
Timeboxing - створюйте моменти, присвячені кожному з проектів
Подібно до предметів, які добре впорядковані та класифіковані у коробках для зберігання, тут ідея полягає в тому, щоб розділити проекти на частини та присвятити певний період часу або певні дні досягненню кожного з них цих проектів.
Кожен вибере для себе найбільш підходящу та ефективну організацію відповідно до свого режиму роботи та особливостей завдань, які необхідно виконати, та проектів. Деякі виділяють часові проміжки або півдня для кожного завдання / проекту, інші вважають за краще думати цілими днями або навіть тижнями, коли це можливо.
Накладення - використовуйте "витрачений час"
Ця опція дозволяє використовувати час, втрачений протягом дня, будь то транспортування, зберігання тощо. та скористайтеся перевагами, щоб зробити щось корисне одночасно : написати звіт, навчитися в Інтернеті, послухати подкаст, оновити розклад тощо. наприклад, під час поїзда.
Попередження: важливо зарядити себе хвилинами спокою протягом дня, щоб зарядитися батареями!
Спеціальне програмне забезпечення
Вони дозволяють керівнику проекту або менеджеру зосередитися на своїй основній місії і не витрачати свій час на управління адміністрацією, зокрема.
Крім того, деяке програмне забезпечення дає можливість керувати кількома проектами. Це дозволяє уникнути необхідності переходу від одного програмного забезпечення до іншого залежно від проекту, тим самим обмежуючи ризик помилок та полегшуючи управління кількома проектами.
Серед програмного забезпечення ми знаходимо: wrike, genius або asana …
Поширених помилок не допускати
Хочеш контролювати і управляти всім
Ніхто не в змозі керувати всіма аспектами проекту, до того ж кількома різними проектами одночасно. Менеджер означає вміти користуватися засобами - матеріальними та людськими - доступними максимально розумним чином. Тому будь -який менеджер повинен вміти довіряти своїй команді та ефективно делегувати повноваження.
Крім того, постійний та інвазивний контроль над усіма завданнями, які виконують співробітники, може швидко перетворитися на справжній кошмар як для керівника, так і для всього колективу.
Таким чином, для ефективного управління:
- Створіть атмосферу довіри взаємність з членами команди,
- Ефективно спілкуйтесь з різними зацікавленими сторонами проекту,
- Делегувати правильна робота для потрібної людини.
Нехтування загальним та унітарним плануванням проектів
Погане планування матиме непоправно шкідливі наслідки для прогресу проекту: дезорганізація, анархія, затримки, дублювання, відсутність наочності, проекти, що суперечать один одному, перевитрати бюджету тощо.
- Піклуватися про ретельно плануйте кожен проект особливо з самого початку,
- Подбайте про організацію всіх проектів,
- Регулярно стежте за розвитком подій проекти,
- Оновлення графіки виконання проектів,
- Дотримуйтесь свободи щодо непередбачених подій та можливих інцидентів для кожного з проектів,
- Поділіться розкладом із залученими зацікавленими сторонами.
Розділіть плани проекту та не порушуйте терміни
Керування кожним із проектів окремо без зіткнення з іншими в процесі роботи неминуче призведе до конфліктів у місіях та / або термінах, забуття, втрати часу та енергії тощо.
Тому рекомендується:
- Використовуйте єдине програмне забезпечення для управління всіма своїми проектами,
- Зберігайте глобальне бачення взаємодій та конфліктів можливий між кількома проектами,
- Оновлення термінів кожного з проектів у міру їх виконання та повідомляти про будь -які наслідки для відповідних проектів.
