Що таке початкова зустріч? Це просто початкова зустріч для проекту. Запуск, який не слід нехтувати, щоб добре розпочати процес. Ви керівник проекту? Ось привілейований інструмент, який дозволить вам поступово співпрацювати із зацікавленими сторонами, зміцнити ваш кредит та активізувати вашу команду.
Причини початкової зустрічі: цілі
Навіщо використовувати початкові зустрічі? Керівний комітет , зацікавлені сторони, команда проекту, ключові користувачі … Навіщо залучати акторів за стіл? Давайте розглянемо цілі, поставлені перед цими зустрічами:
- просувати право власності на проект від усіх дійових осіб
- спілкуватися з важливими моментами
- переконайтесь, що всі є відповідно до цілей, засобів …
- створити позитивна динаміка навколо проекту
- ти авторитет а також команда
- витріщатися правила експлуатації
Перед початком матчу
Як і будь -яка зустріч, запорука успіху - ретельна підготовка. Не нехтуйте цим моментом.
Ще одна порада: надішліть план проекту до зустрічі.
Кроки
Простота та ефективність - ключові слова цього типу зустрічей.
Йдеться не про потоплення учасників під потоком неперетравлюваної інформації, а навпаки, для полегшення розуміння та надання впевненості.
Інфографіка:
Давайте розглянемо, які основні етапи:
-
Вступ
Представтесь та запропонуйте учасникам зробити те саме . Тим більше важливо, якщо деякі не знають один одного. Що сказати ? Найважливіше: прізвище, ім’я, функції в компанії. Їх роль у проекті буде уточнено пізніше.
Презентація порядку денного
Детально опишіть артикуляцію зустрічі використовуючи точний порядок денний . Визначте кожен крок та загальний режим роботи: коли ставити запитання тощо. Пам’ятайте, що цей тип зустрічей не повинні перетворюватися на монолог , а навпаки сприяти обміну. Мета - залучити всіх до кімнати. Співпраця - це правило.
Нагадування про контекст проекту та презентацію цілей
Поверніться до генезису проекту та його цілей. На які питання він реагує? Не у всіх є однаковий рівень інформації щодо історії та причин, що призвели до запуску проекту. Однак, щоб повністю зрозуміти його специфіку, обмеження, проблеми та повністю дотримуватися результатів операцій, принципово інтегрувати причину . Одним словом… надайте змісту дії!
Різноманітність профілів за столом сила успіху, але також вимагає значних зусиль у спілкуванні.
Сформулюйте загальні цілі та, якщо є, розбийте їх за площею. Вкажіть результати постачання.
Опис основних етапів проекту
Деталізуйте план проекту і особливо виконання ( майстер -класи, тощо) із зазначенням строків постачання. Це привід щоб переконатися, що нічого не забуто і що метод підходить для всіх. Ця перевірка є важливою. Це запобігає або принаймні зменшує подальші втрати часу через непорозуміння обраного підходу.
Якщо ви використовуєте програмне забезпечення для управління проектами, надайте подробиці щодо того, хто матиме доступ і що робити.
Презентація команди: роль та відповідальність.
Знайдіть час, щоб зробити все добре поясніть, хто що робить і чому обрали кожну людину . Поясніть, як кожен працюватиме з іншими, як працює команда. З практичної сторони: складіть список із контактними даними кожного спікера, який ви можете поширювати (електронна пошта, телефон тощо). Підкресліть важливість командної роботи для успіху проекту.
Визначення та управління ризиками
Перелічіть потенційні ризики та представіть вжиті заходи для їх усунення (профілактика та / або лікування, якщо є). Не забувайте про ці загрози, які, як правило, нависають над усіма новими методами: опір змінам! Передбачте їх шляхом прийняття структурованого підходу щоб керувати цим самим людським аспектом.
Презентація плану спілкування
Хто буде проінформований? Коли ? Яким чином ? Цю частину часто не помічають у проектах. Однак це а опорою у привласненні команд предметами і важливий інструмент запобігання опору змінам (див. вище).
Перевірка заходів успіху
Показники такі дуже важливо оцінити досягнення початкових цілей. Консенсус щодо їх визначення є обов'язковим, щоб уникнути будь -яких подальших суперечок.
Планування наступних зустрічей
Відтепер узгоджуйте зі зборами дати наступних засідань.
Посилання на цей файл подається у: Рамки проектів - управління проектами
