Подальше структуруйте свою організацію та станьте ефективнішим за допомогою методу Zen To Done: відкрийте для себе 10 звичок, які допоможуть вам звільнити свій розум від ваги плутанини та розсіювання, навіть вигорання. Ось простий метод організації, дуже натхненний методом GTD, при цьому більш настроюваний та більш орієнтований на дії: метод Zen To Done або ZTD.
Ви знаєте інструмент особистої організації «Отримання справ». Ось проста і практична додаткова версія, що базується на 10 звичках, які слід використовувати, щоб бути більш ефективними та краще організованими у повсякденному житті, будь то особисте чи професійне.
Презентація методу ZTD
Цей підхід знаходить своє натхнення у своїй старшій сестрі - методі GTD. Як і останні, вона покладається на прийняття нових звичок, щоб щодня підвищувати свою ефективність. Однак вона вважає за краще діяти в сьогоденні, а не планувати та зосереджуватися на одній звичці, над якою потрібно працювати, перш ніж перейти до наступної.
Розроблений Лео Бабаутою, журналістом і зайнятим батьком 6 дітей, цей метод є перш за все прагматичним. Пригнічений десятками речей, які йому доводилося робити, він регулярно забував певні елементи і, зрештою, був відносно малопродуктивним. Він поступово змінив свої звички і таким чином розробив метод ЗТД.
Мета полягає в тому, щоб приділяйте достатньо часу вивченню та практиці однієї звички, перш ніж перейти до іншої. Це робиться для того, щоб уникнути розпорошення у всіх напрямках, знаючи, що досягти всіх поставлених цілей буде важко.
Лео Бабаута стверджує, що краще ставити собі за мету нову звичку на рік, навіть якщо це означає розбиття її на декілька підцілей і її дотримання, а не сподівання на можливість змінити кілька видів поведінки одночасно і дуже швидко відчути себе перевищеним, навіть перевантаженим!
Переваги ЗТД
Метод доповнює NERAC та GTD, 2 інші інструменти для оптимізації організації та ефективності та має свої переваги, такі як:
- зосередитися на звичці працювати одночасно,
- зосередження на дії : досягати своїх цілей просто та ефективно,
- планувати та організовувати більш структуровано,
- спростити якомога більше речей,
- надавати більше значення досягнення цілей один за одним. Важливим є не час, витрачений на їх досягнення - в межах розумного, а факт їх досягнення.
10 звичок методу Zen To Done
Кожну з 10 звичок, визначених у процесі, необхідно опрацьовувати та впроваджувати одну за одною. Ідея полягає в тому, щоб зосередитися на одному з них протягом 1 місяця, щоб вивчити його та ефективно застосувати на практиці, перш ніж перейти до наступного.
Не потрібно працювати над 10 звичками. Визначте ті, які вам найбільше підходять або які вам дійсно потрібні для їх розробки та розставлення пріоритетів. Ви можете робити це в будь -якій послідовності, якщо зосереджуєтесь на одному пункті за раз.
-
Збирайте
Як і у випадку з багатьма організаційними методами, перша звичка, яку потрібно взяти, - це систематично і по мірі їх появи відзначати покладені та / або виконувані місії. Він може бути на ноутбуці завжди під рукою, через 1 додаток для смартфона, хмару тощо. Важливо мати простий інструмент, яким легко користуватися і носити його з собою, де б ви не були. Головне - мати можливість відзначати всюди і весь час на одному носії.
Мета полягає в тому, щоб зібрати в одному місці список завдань, які вам належить виконати щоб звільнити свій розум від ваги речей, які слід запам’ятати, а також від будь -якої плутанини між термінами, термінами тощо. або навіть уникнути втрати певних поштових або інших невеликих шматочків паперу, на яких ви написали важливу інформацію про певне завдання.
-
Лікувати
Тоді йдеться про питання прийняти швидке рішення з огляду на всі зібрані елементи щоб не допустити накопичення завдань, електронних листів, листів тощо. У своєму підході Лео Бабаута пропонує щоденно працювати з інформацією, виконуючи такі дії:
- негайно розібратися з тим, що можна зробити і що займає лише короткий час (менше кількох хвилин): швидка та легка відповідь на електронний лист, лист тощо. ; подання документів; тощо.
- видалити те, що не потрібно: оброблені документи, чернетки, нецікаві електронні листи тощо.
- делегувати або спланувати те, що неможливо зробити на даний момент (ви можете зробити це за допомогою матриці Ейзенхауера).
Мета полягає в тому, щоб у вашому центрі збору не залишилося нічого - поштова скринька електронної пошти, стос паперів, зошит тощо.
-
План
Ця звичка складається з складайте щотижневий список ваших найважливіших завдань . Крім того, щодня встановлюйте перші три серед цих важливих елементів: 3 речі, яких ви хочете досягти більше, ніж інші, і які ви негайно плануєте у своєму розпорядку дня на день, щоб конкретно виконати їх якомога швидше.
Ідея полягає в тому, щоб приступити до цього з самого початку дня, щоб якнайшвидше позбутися від цього і рухатися далі. Планування допомагає обмежити зволікання і чітко побачити, що було досягнуто, а що ще належить зробити.
-
Діяти
Цей метод рекомендує послідовний режим роботи: лікувати одну річ за раз зосереджуючи всю свою енергію та увагу на одному завданні. Якщо вам це важко, ви можете покластися на метод Помодоро, який дозволяє зосередити вашу увагу протягом певного періоду часу.
Порада: обмежте переривання, щоб бути максимально ефективним: вимкніть мелодію дзвінка на смартфоні, а також різні сповіщення, переадресуйте свій стаціонарний телефон на номер співробітника, закрийте двері свого офісу тощо.
-
Простий і надійний інструмент
В рамках підходу Zen To Done важливо налаштувати просту, ефективну, відповідну для вашої роботи та надійну систему.
Знайдіть час, щоб добре подумати, перш ніж почати використовувати той чи інший процес, адже як тільки ваша звичка почнеться, вам буде важко її змінити. Вибраний вами інструмент має бути простим у використанні, доступним у будь -якому місці та в будь -який час, надійним та дозволяти регулярне оновлення, не побоюючись втрати даних.
-
Для організації
Ваше середовище має сприяти роботі, ваша організація проста, структурована та ефективна. Ваше робоче місце має бути максимально ергономічним.
Завантажте свій робочий стіл - кімнату та робочу поверхню, очистіть комп’ютер (видаліть зайві, застарілі або повторювані файли тощо), викиньте у смітник - фізичний чи віртуальний - все, що непотрібне, обтяжує простір і порушує роботу мозку.
Впорядковуйте, сортуйте, класифікуйте документи - це також передбачає чітко структуровану класифікацію ваших цифрових файлів, електронних листів тощо. Це звільняє ваш розум від ваги тих предметів, які, як ви знаєте, потрібно зберігати подалі, і позбавить вас від пошуку документа годинами.
Ваше робоче середовище має бути ергономічним, структурованим, візуально заспокійливим та сприяти концентрації.
-
Підвести підсумки
Однією з основ методу ЗТД є завжди підтримуйте свою систему в актуальному стані. Для цього необхідно регулярно:
- переконайтеся, що ваші пріоритетні завдання добре інтегровані у ваш порядок денний,
- проаналізуйте свої завдання, ваш прогрес, ваші терміни,
- оптимізувати порядок денний,
- оновіть свої довгострокові цілі.
-
Спростити
Ще одна основа методу - спрощення. У процесах, але і в цілях. Таким чином, Лео Бабаута пропонує:
- Обмежте кількість завдань : сортувати всі введені вами елементи. Деякі збігаються, інші марні. Визначте пріоритети. Знання того, як зосередитися на найважливішому та найважливішому, є надзвичайно важливим.
- Знати, як сказати "ні" : Не беріть на себе зобов’язань робити те, що вас бентежить або напружує решту вашої роботи, якщо це не є обов’язком, першочерговим завданням чи надзвичайною ситуацією.
- Зменшити розсіювання : зосередьтесь на найнеобхіднішому, уникайте надмірного розкидання, підписавшись на занадто багато джерел інформації. Зосередьтеся на якості над кількістю.
-
Налаштуйте ритуали
Ключ до успішної зміни ваших звичок - це '' встановіть розпорядок дня. Ці регулярні ритуали змусять вас виконати певні справи, запевняють вас у прогресі, але також роблять вас більш ефективними. Вони можуть :
- почніть свій день : перевірте свій порядок денний, визначте 3 важливі щоденні завдання тощо.
- закінчити свій робочий день : оновіть матрицю NERAC, підготуйте файли наступного дня тощо.
- ритмізувати свою роботу протягом дня : конкретні години, присвячені обробці ваших листів тощо.
-
Знайдіть свою пристрасть
Задоволення робить завдання менш обмежувальними і перетворює роботу. Займаючи позицію, яка зачаровує і влаштовує вас, ви досягнете ефективності. Крім того, якщо у вас є захоплення чи хобі, ви вирішите відмовитися від зволікання та виконати різноманітні завдання, щоб присвятити цьому час. Це буде вашою мотивацією, вашою винагородою за виконану роботу.
Таким чином, мета полягає в тому, щоб визначити, що вас мотивує, що дає енергію, що вас хвилює, і зробити це, якщо не кар’єрою, хобі, якого ви будете прагнути дотримуватися, щоб зберегти внутрішню рівновагу.
