Що таке адміністративне управління?
Вам нічого не вигідно з точки зору товарообігу, але гарне адміністративне управління вашим бізнесом має важливе значення для повного спокою. Адміністративне управління у компанії стосується всіх необхідних та обов’язкових формальностей та завдань, які мають відповідати закону та вашим стратегічним цілям.
Він охоплює такі сфери:
- Підзвітність : редагування та надсилання котирувань та рахунків -фактур, нагадування клієнтам -боржникам, оплата рахунків -фактур, періодичний оборот та декларації з ПДВ, сплата соціальних внесків, затвердження та подання річних рахунків, сплата податку тощо.
- Людські ресурси : прийняття на роботу та розірвання контрактів, розрахунки з оплатою праці та соціальні витрати, графік відпусток, заміна у разі відсутності, управління спорами та трудовими спорами, моніторинг обов’язкового навчання …
- Покупки та продаж : замовлення постачальників, управління запасами, післяпродажне обслуговування тощо.
3 цілі:
Керування адміністративною роботою добре обмежує ваші ризики і має 3 основні цілі.
Не витрачайте гроші без потреби
Продаж ваших продуктів або послуг - це серце вашого бізнесу. Ви заробляєте на своїх продажах - щоб заробляти і рости. Шкода втрачати без потреби … Поганий адміністративний менеджмент є джерелом фінансових втрат.
Ілюстрації: хороший моніторинг дебіторської заборгованості ваших клієнтів обмежує ризик несплачених боргів; дотримання законних строків у контексті ваших податкових та соціальних зобов’язань дає можливість уникнути несвоєчасних штрафів.
Підтримуйте свою продуктивність
Щоб підвищити продуктивність, ви повинні бути оперативно ефективними. Для цього важливою є хороша організація у вашій компанії, і ваше адміністративне керівництво має багато спільного з цим … З хорошою адміністративною організацією компанія гарантує збереження документів та файлів, необхідних для її діяльності. Немає ризику втрати або руйнування, ваша продуктивність зберігається.
Набудьте спокою
Коли адміністрація накопичується, розум підприємця помутніє. Звільніть свій розум, вирішуючи адміністративні проблеми, щоб рухатися вперед спокійніше та ефективніше.
Ілюстрації: своєчасне сплачування рахунків дозволяє уникнути неприємних нагадувань від ваших кредиторів (постачальників або державних адміністрацій); належне управління вашим персоналом дозволяє обмежити правові засоби та процедури; безперебійна робота вашої пошти запобігає її накопиченню на столі.
3 виклики:
Щоб оптимізувати адміністративне управління своїм бізнесом, потрібно узгодити 3 питання:
- Робити швидко : Будьте чуйними та займіться адміністративною роботою, не втрачаючи часу - ви присвятите свою економію часу завданням з більшою доданою вартістю.
- Керуйте надійно : швидкість не прирівнюється до поспіху … Не робіть помилки, рухаючись занадто швидко, наслідки неприємні - вам доведеться це зробити знову, ви платите штрафи …
- Обмежити витрати : оскільки адміністративне управління безпосередньо не економить ваші гроші, спробуйте зменшити витрати принаймні.
Аутсорсинг або внутрішнє управління: баланс витрат на кону
Адміністрація - головна проблема багатьох керівників бізнесу. Зосередившись на своєму основному бізнесі, вам не вистачає часу та інтересу до цих складних та трудомістких завдань. Хороші новини, рішення - деякі інноваційні - існують для оптимізації (тобто прискорення та надійності) адміністративного управління вашим бізнесом!
2 альтернативи : аутсорсинг (частково або повністю) з постачальниками послуг, можливо, у дематеріалізованому порядку, в обмін на винагороду; зберігати внутрішній контроль за допомогою програмних засобів ad hoc , з часом та досвідом.
Аутсорсинг -менеджмент: обсяг делегування та вибір постачальників послуг
Перш за все, добре пам’ятати невідому істину: жоден закон не зобов’язує компанію мати дипломованого бухгалтера. Але компанія на практиці, залежно від свого правового статусу, підпорядковується виконанню бухгалтерських, соціальних та податкових зобов’язань.
За відсутності досвіду (та / або часу) дипломований бухгалтер є цінним союзником у їх дотриманні. Наприклад, коли йдеться про створення балансу або податкового пакету, непрофесіоналу важко з цим впоратися. Перевага дипломованого бухгалтера: за допомогою листа -завдання ви доручаєте йому широкий спектр адміністративних завдань з урахуванням ваших потреб.
Приклад: бухгалтер може виконувати певні завдання в бухгалтерському обліку, але також у питаннях кадрового забезпечення - розрахункових листів, зокрема.
Інший постачальник послуг може звільнити вас від адміністративної роботи щодо людських ресурсів: рекрутингова компанія знаходить і підтримує найкращих кандидатів, а потім підтримує їх інтеграцію у вашу компанію.
Зверніть увагу, що роль цього постачальника послуг обмежена. Ви несете відповідальність за юридичні та бухгалтерські формальності, коли новий працівник буде на посаді .
Адвокат на спеціальній основі може допомогти вам у різних адміністративних питаннях: зокрема, щодо стратегічних порад або вирішення судових справ.
Занотовувати : деякі зовнішні постачальники послуг спеціалізуються на віддаленій або на місці адміністративній допомозі. Ви визначаєте з постачальником послуг обсяг його місії залежно від вашого бюджету.
Внутрішнє адміністративне управління: основні інструменти
Крім місій, які можуть бути делеговані, інші адміністративні завдання залишаються в компетенції компанії всередині компанії. Деякі керівники наймають спеціально для цього, інші вирішують керувати самостійно - головним чином, щоб зменшити витрати.
Занотовувати : мікропідприємець, за умови скорочення адміністративних зобов’язань, рідко вдається до зовнішнього постачальника послуг. Лідер TPE також прагне не створювати відділу, присвяченого адмініструванню.
Щоб оптимізувати адміністративне управління вашою компанією за меншою вартістю, скористайтеся перевагами спеціальних платформ типу SaaS:
- програмне забезпечення для стягнення боргів для автоматизації нагадувань,
- рішення для виставлення рахунків для економії часу на редагування рахунків -фактур,
- інструмент управління заробітною платою та управління персоналом,
- ERP для централізації ваших даних та ефективного управління загальним адміністративним управлінням.
