З точки зору управління та організації часу, матриця Ейзенхауера є важливим і простим у використанні інструментом. Його квадранти полегшують підтримку прийняття рішень для визначення пріоритетів завдань. Дізнайтеся, які сфери застосування та як його ефективно використовувати.
Презентація методу
Багато методів, перш ніж їх використовували менеджери, були інструментами військової стратегії. Так відбувається з цією матрицею, яку уявив собі Дуайт Девід Ейзенхауер.
Крім того, що був 34 -м президентом США, Айк за своїм псевдонімом був чемпіоном усіх категорій за продуктивністю. І це в різних сферах. Його секрет? Інструмент - точніше матриця - дозволяє легко і ефективно встановлювати пріоритети за двома осями: важливість та терміновість. Це дозволяє вам намалювати 4 окремі квадранти:
- Квадрант 1 : важливі та невідкладні завдання,
- Квадрант 2 : важливі завдання, але не нагальні,
- Квадрант 3 : неважливі, але нагальні завдання,
- Квадрант 4 : Неважливі та невідкладні завдання.
Зрозуміло, що терміновий набір + / важливість + є першочерговим питанням лікування. Завдання, які не є ні терміновими, ні важливими, не підпадають під пріоритетні цілі. Від них навіть можна відмовитися, якщо вони дійсно непотрібні.
Області застосування
Ця відома класифікація застосовується у багатьох сферах, як у професійному житті, так і в приватному житті:
- управління часом,
- організація його роботи,
- пріоритетність,
- прийняття рішень ,
- делегування третій стороні …
Інтереси та обмеження
Цей метод має перевагу обміркуйте пріоритетність своїх дій і зробіть крок назад порівняно з останніми.
Однак простота, яка проявляється на перший погляд, є дещо оманою. Дійсно, класифікувати завдання, які мають виконуватися за цими двома осями, часто буває редуктивним. Крім того, суб’єктивна сторона нашого судження може швидко стати гальмом, коли завдання не мають чіткого терміну або коли мова йде про визначення важливості чи ні дії, яку слід виконати.
Таким чином, ця матриця є точкою входу для аналізу, метою якого для менеджера є, зокрема, визначення завдань, які будуть делеговані. Залежно від наявного часу та ступеня важливості дій, які необхідно вжити, він може вирішити, які частини він може доручити одному або кільком співробітникам. Мета полягає в тому, щоб тримати контроль над своїм навантаженням та розумно використовувати його додану вартість.
Як користуватися матрицею Ейзенхауера?
Дві осі - важливість і терміновість - дають можливість визначити по 4 квадранти, кожен з яких визначає характер елементів, які він містить, відповідно до цих 2 критеріїв.
Важливість відноситься до завдань, які продовжують рухатися вперед. Він ґрунтується на впливі останніх на інші елементи, а також на доданій вартості, яку приносить його реалізація.
Терміновість - це завдання, які потребують вашої негайної уваги і базується на часу, необхідному для виконання останніх, а також на їх терміни. Іноді важко визначити, чи є товар терміновим чи ні, оскільки це часто залежить від зовнішніх факторів. Крім того, це дуже суб’єктивно: ступінь терміновості буде змінюватись від однієї людини до іншої залежно від того, як вона ставиться до вирішення поставленої задачі, пов’язаної із її стресовим станом, її навичками, досвідом, режимом роботи тощо.
Таким чином, щоб ефективно заповнити матрицю, необхідно бути об’єктивними та спиратися на фактичні та конкретні елементи наскільки це можливо.
Щоб зазначити, що важливість переважає над терміновістю.
Квадрант 1: важливі та невідкладні завдання
Список тут:
- завдання, що вимагають надзвичайно швидка увага та дії - навіть негайно,
- the елементи, які впливають на ваші цілі ,
- the елементи, які мають прямі наслідки для прогресу проекту ,
- а Проблема для вирішення терміново - конфлікт, криза тощо. -
- the важливі дзвінки / електронні листи, які потрібно швидко вирішити …
Деякі завдання зустрічаються тут, оскільки вони не плануються ефективно. Це може бути у випадку складання звіту або звіту, про який ви постійно повідомляли - який спочатку містився б у квадранті 2 або 3 залежно від випадку - і дедлайн та важливість не залишають вам іншого вибору, окрім як зробити його пріоритет відтепер до позиції у квадранті 1.
Квадрант 2: важливі, але не нагальні завдання
Ця частина стосується важливих завдань, але для яких ступінь терміновості менший, ніж для тих, що розміщені у квадранті 1. Тому необхідно ввести наступне:
- місій немає немає близьких термінів, але які мають певну ступінь важливості для вас, вашої команди, вашого бізнесу тощо.
- the елементи планування протягом найближчих тижнів,
- моменти, присвячені стратегічний годинник ,
- ' розробка плану дій , проект,
- the навчання , коучинг …
Квадрант 3: неважливі, але нагальні завдання
Ось "руйнівні" елементи, які вимагають негайної уваги, але не мають реального впливу на нашу роботу, такі як:
- лікування деякі телефонні дзвінки, електронні листи, повідомлення різноманітні,
- the запит від співробітників / колег / постачальників послуг потребують термінової інформації, порад, допомоги,
- the завдання, важливі для інших, але не важливі для вас і прогрес вашої роботи,
- the елементи, які можна делегувати третій стороні …
Квадрант 4: завдання не важливі і не нагальні
Ця остання рамка стосується всіх паразитичних і марних елементів, від яких ви повинні відмовитися для більшої ефективності:
- шкідливі звички непродуктивний,
- відволікання запобігання ефективному просуванню вперед (перегляд Інтернету, небажані сповіщення тощо),
- вагання тривалий час і поглинання позитивної енергії,
- the роздуми на те, що ти не маєш контролю …
Підводячи підсумок, матриця Ейзенхауера, безумовно, не є досконалою і в кінцевому підсумку відносно складною для використання ефективним та відповідним чином, але вона має перевагу впровадження цікавий крок назад з точки зору управління нашим найдорожчим товаром: час, а також усвідомлення нашого стресового стану та наш спосіб сприйняття терміновості - іноді досить відносний.
Цей файл посилається на: Управління часом: ефективність, продуктивність та спокій - Прийняття рішень: процеси та підводні камені, яких слід уникати
