Що таке продуктивна зустріч? Явища "возз'єднання" змушують усіх нас витрачати багато часу. Тож давайте будемо ефективними! Як ви впізнаєте "хорошу" зустріч? Дуже легко: кожен учасник йде з відчуттям виконаної роботи: "Ми досягли хорошого прогресу", "Ми були продуктивними" тощо …
Тож який рецепт, щоб ця спільна зустріч не перетворилася на просту втрату часу? Відповідь слід шукати, поважаючи основи: зустріч має певну мету. Вона повинна бути належним чином підготовлена і спланована. Протягом усієї дискусії мета повинна постійно залишатися на виду. Дебати є організованими та конструктивними. Вони поважають визначені терміни. Нарешті, висновок є точним щодо прийнятих рішень та дій, які необхідно вжити.
Конкретна мета
У цьому немає жодних сумнівів. Усі учасники повинні знати, чому вони там і перш за все те, що ми іноді забуваємо, до чого мають привести дискусії. Зв'язаний план дій? Нові продукти? Виявлення проблеми? Повідомте нову організацію? тощо.
Маючи на увазі очікуваний результат виробництва групи, це дає можливість залишатися зосередженим на цілі та з підтримувати напругу сприяє утриманню поставленої мети.
Неперевершена підготовка
Все починається з розумного вибору подарунків. Якщо учасників занадто багато, дискусії можуть затулитися. З іншого боку, якщо група недостатньо велика, досягти мети буде важко.
Після того, як буде складено список учасників, ми не будемо запрошувати співробітників, просто надіславши їм порядок денний. У процесі підготовки задіяні всі дійові особи . Скільки зустрічей нікуди не приводять через відсутність роботи вгору (недостатня інформація, неповні цифри тощо)?
Кожен день повинен прибути добре підготовленим, з ключовими елементами, необхідними для початку дебатів та їх ефективності ! Це не час, під час дискусій, рибалити за інформацією!
Продуктивний процес
Зустріч - це визначається часом початку та часом закінчення. За цей час усі дебати організовуються для того, щоб вирішити всі питання, передбачені під час підготовки.
Повага до часу, витраченого на кожному етапі, є ключем до успіху, хоча в деяких випадках корисно передбачити певну гнучкість. Важливо, щоб зосередьтесь на пріоритетах, щоб не заблукати в деталях .
Ще один момент - зібрати точку зору всіх присутніх. Кожен повинен брати участь. Зрозуміло, що біржі будуть контролюватися, щоб жоден дрейф не затрудив дискусії. Критика приймається, якщо вона конструктивна і рухає групу вперед.
Професійний висновок
Кожна зустріч має бути предметом, з точки зору укладення з усіма учасниками, а звітувати про прогрес, рішення та дії поставити в перспективу з метою.
Також будуть згадані нові моменти та ті, які не були розглянуті. Таким чином, нічого не втрачається, все записується. Такий висновок має бути після чого надається письмове резюме кожному учаснику одразу після засідання або в наступні дні.
Посилання на цей файл: Ефективно організуйте та проведіть зустріч
