Як організувати, щоб заощадити час? Ось цікавий інструмент: метод GTD, створений для покращення особистої продуктивності шляхом кращої організації. Відкрийте для себе 5 різних етапів методу «Отримання справ», щоб досягти досконалості вашої особистої ефективності: збирати, обробляти, організовувати, переглядати, діяти. Інструмент, який вимагає жорсткості та наполегливості, але ефективність якого добре встановлена.
Презентація методу Getting Things Done
Винайдений у 2001 році Девідом Алленом , Американський консультант із менеджменту та фахівець із продуктивності, методологія GTD - "Getting Things Done" (що могла б бути перекладена як "мистецтво досягати справ", французькою мовою) - завдячує своїм успіхам у розумінні та засвоєнні самих принципів методу ніж у пристроях, що використовуються для його реалізації.
Дійсно, не той інструмент, який ви збираєтесь використовувати, дозволить вам оптимізувати вашу особисту організацію, а факт інтеграції всіх елементів, що складають процес, включаючи - і, можливо, перш за все - ті, які можуть здатися вам абсолютно зайвими по-перше.
Витривалість, як це часто буває з особистісним розвитком, - секрет успіху.
Переваги та обмеження GTD
Що стосується тайм -менеджменту, у Getting Things Done є свої шанувальники та недоброзичливці. Якщо перший крок може здатися трудомістким і вимагає відносно тривалого періоду часу, цей дуже конкретний інструмент дозволить вам, по суті, заощадити час у вашому професійному житті, а також особистий час, будучи краще організованим, а отже, більш продуктивним.
Цікавість цієї методології
Безсумнівний інтерес Getting Things - це, безперечно, простота його реалізації, доступна для всіх. Тому що якщо хтось обирає спеціальне програмне забезпечення, цілком можливо задовольнитися файлом Excel або простим щоденником.
Обмеження методу
Основна складність GTD полягає в тому досягти успіху . Переповнені нагальними завданнями та захоплені у повсякденному житті, ми все рідше дотримуємось приписів, викладених організаційними схемами, такими як запропонована цим методом. В кінцевому підсумку повністю здатися.
Виконання справ за 5 кроків
Збирайте
Ви збираєтеся скласти вичерпний перелік завдань чого ви повинні досягти, не намагаючись визначити пріоритети або класифікувати. Записуйте все, що вам спадає на думку.
Мета полягає в тому, щоб звільнити свій розум від ваги всього, що вам потрібно зробити, і зберегти в потилиці, але також мати, наскільки це можливо, лише одне місце для збору.
Для цього згрупуйте всі свої нотатки, замітки, щоденники (електронні чи ні), пам’ятки, папери, листи, запрошення … Потім перелічіть усі ці елементи на обраному вами носії (папір, комп’ютер). Тепер усі завдання, які вам потрібно виконати, знаходяться в одному місці, будь то Word, Excel або інший файл, ваш планувальник або простий аркуш паперу (який ви, звичайно, не втратите).
Лікувати
Після того, як усі очікувані завдання будуть перераховані, ви їх «уточните»: задайте собі питання «Чи маю я щось зробити щодо цього завдання?», «Це пріоритет?». 2 можливі варіанти:
- Немає : перекресліть зазначене завдання, викиньте папір, заархівуйте її або навіть поставте в режим очікування.
- Так : 2 сценарії:
- Реалізація завдання займає менше 2 хвилин : виконайте завдання негайно,
- реалізація займає більше 2 хвилин : зробіть наступний крок: організуйте!
Для організації
Тепер настав час організувати послідовність подій та скласти план дій.
Викиньте, заархівуйте або поставте в режим очікування завдання, які не потребують жодних дій або для яких наразі нічого неможливо (залежно від третьої сторони, під час очікування документа тощо). Якщо завдання не займає багато часу (менше 2 хвилин), зробіть це негайно.
Якщо ні, сплануйте та організуйте її досягнення, враховуючи кінцеві цілі або очікувані результати:
- відкласти : зволікання іноді буває корисним. Визначте дату завершення відповідно до вашого навантаження та встановлених термінів,
- делегат : Виберіть потрібну людину для виконання доручення та повідомте її про тонкощі, щоб виконання було виконано правильно та ефективно.
- план : за потреби організуйте в режимі проекту з різними підзадачами та налаштуйте регулярний моніторинг.
Переглянути
Регулярний моніторинг необхідний для правильної роботи методу. Недостатньо організуватись, ви повинні регулярно дивитись на хід виконання ваших завдань, а також підводити підсумки тих, які зараз виконуються, виконуються (виправити організацію, якщо це необхідно) і, звичайно, з’явилися нові місії.
Для цього ви можете визначити, відповідно до вашого професійного порядку денного та вашого особистого режиму функціонування, зручний момент, який ви залишите на цьому етапі. В ідеалі - щотижня. Наприклад, це може бути, наприклад, наприкінці тижня, щоб звільнити свій розум від цієї ваги та максимально використати свої вихідні або, навпаки, на самому початку тижня, щоб розпочати свій робочий тиждень у день права нога. Деякі вважають за краще проводити щоденну реєстрацію заїзду. Це залежить від вас, це залежить від кожного! Важливо - регулярно приділяти хвилину цьому етапу.
Тут слід задати собі такі питання: "де я у своїй організації?" "Чи ефективний інструмент, який я ввів, чи мені потрібно внести деякі корективи, або навіть повністю переглянути свою організацію та обрати інший метод?" Мета - максимізувати її продуктивність.
Діяти
Основна ідея - оптимізувати ефективність роботи. Знову, покладаючись на перевірений метод без глибокої зміни щоденного функціонування, прирікає досвід на невдачу . Тому для вас це важливо діяти відповідно до обраних вами варіантів під час попередніх кроків.
Щоб діяти, необхідно врахувати 4 елементи:
- ваші пріоритети : які важливі завдання або чий термін наближається? Який предмет є першочерговим?
- час, який у вас є : чи маєте ви достатньо часу, щоб написати цей електронний лист або здійснити цей телефонний дзвінок, який очікував на кілька днів? Які у вас зустрічі на день? Чи можете ви запланувати певні завдання між 2 зустрічами? тощо.
- ваш рівень енергії : чи достатньо у вас мотивації для того чи іншого завдання? Наскільки ви втомилися? Які завдання ви вмієте виконувати?
- контексту, в якому ти опинився : достатньо спокійна обстановка для складання звіту, виклик постачальника для врегулювання певних деталей розміщеного замовлення, трудомісткий проект, що вимагає постійної доступності тощо.
Ви б це зрозуміли, Отримання справ - це не камінь. Ви повинні зробити метод власним, сформувати його відповідно до своєї особистості та функціонування. Головне - дотримуватися особистих цілей, які ви собі поставили, і бути серйозним і регулярним у своїй практиці!
