Як менеджер, зустріч - це мистецтво, від якого не можна уникнути . Дійсно, управління командою вимагає більш -менш регулярних обмінів з вашими працівниками. Обміни, які матеріалізуються, серед іншого, шляхом організації та управління більш -менш офіційними робочими зустрічами. Це основа ефективного управлінського спілкування, опора колективного інтелекту.
Крім того, обговорення з різними професійними контактами, особливо в контексті управління проектами, мають вирішальне значення для досягнення поставлених цілей та доведення проекту до завершення.
Тому для ефективного проведення ділової зустрічі вам необхідно оволодіти технікою анімації та знати різні інструменти До ваших послуг.
Швидка навігація
- Підготовка до зустрічі
- Вибір правильного формату ділової зустрічі
- Виберіть правильний стиль анімації
- Структуруйте зустріч
- Інструменти та методи, корисні для проведення наради
- Різні етапи зустрічі
Підготуйтеся до робочої зустрічі
Незалежно від контексту, в якому ви організовуєте свою робочу зустріч, мету зустрічі, а також запрошених людей, ретельна підготовка є важливою для її успіху. Крім того, це забезпечить підвищену ефективність.
Встановлення цілей, вибір учасників, складання корисних документів … Дуже важливо переконатися, що все буде готово, коли настане час, щоб максимізувати індивідуальну та колективну продуктивність.
Однак у великий день слід очікувати деяких перевірок в останню хвилину, особливо щодо наявного обладнання (належне функціонування різних пристроїв, які будуть використовуватися - проектор, підключення до Інтернету тощо).
Якщо ви схильні до переляку на сцені та / або не дуже добре володієте публічними виступами, навчіться завоювати впевненість у собі і приборкати своє побоювання, щоб перетворити це на позитивну енергію.
Таким чином, ви зможете спокійно зрозуміти проведення зустрічі.
Виберіть правильний формат зустрічі
Визначте формат, який ви хочете прийняти для наради. Залежно від розглянутої теми, очікуваних цілей, а також контексту, в якому ви будете вести цю зустріч, можливі різні типи зустрічей:
- інформаційна зустріч : Ви передаєте повідомлення своїм аудиторіям, які приймають його "пасивно".
- оглядова нарада : офіційна зустріч, яка часто зустрічається в контексті управління проектами, під час якої всі люди, яких стосується предмет / проект, беруть активну участь, щоб підвести підсумки прогресу.
- зустріч з обміну : усі учасники активно обговорюють певну тему.
- зустріч з вирішення проблем : мета явно розблокувати ситуацію, яка застрягла, знайти рішення дисфункції, вирішити конфлікт …
- нарада з прийняття рішень : Ви збираєте різних акторів, щоб ухвалити рішення щодо конкретного питання.
Виберіть стиль анімації
Виберіть енергійну та адаптовану анімацію. Для підвищення продуктивності та ефективності важливо встановити певну групову динаміку. З точки зору анімації можливі різні пози, серед яких:
- фасилітатор : учасники вільно обмінюються під дискретним контролем ведучого.
- координатор : головні герої обговорюють певну тему, фасилітатор структурує обміни та дискусії.
- директиву : для учасників залишається мало місця.
Дізнайтесь більше про фасилітацію зустрічей.
Якщо ваша аудиторія демонструє ознаки вибуття, що деякі учасники надмірно рухаються, позіхають на воронів, невгамовні, що інші, здається, сплять неспавшими… Реагуйте! Активізуйте свою зустріч, перш ніж втрачати увагу всіх!
Структуруйте робочу зустріч
Після того, як формат і тип анімації були встановлені, настав час створити архітектуру самої зустрічі:
- Чітко визначте тему, а також цілі цієї робочої зустрічі
- Перелічіть людей, яким доведеться бути присутніми (співробітники, зовнішні спікери тощо)
- Встановіть відповідне місце, дату та час
- Напишіть порядок денний
- Встановіть тривалість (дбаючи про невелику маржу)
- Запросіть учасників, вказавши формат зустрічі, а також роль кожної з них та очікувані цілі
Деякі методи та інструменти для ефективного управління нарадами
Методів та інструментів багато, як ефективно провести співбесіду та отримати бажані результати. Однак ми можемо навести деякі:
- Печакуча: для ефективної презентації рівно за 6 хвилин і 40 секунд,
- 6 мислительних капелюхів: креативність та ефективність покращуються шляхом вивчення 6 способів мислення.
- Діаграма Ісікава: ефективна для вирішення проблем,
- Stand-up: постійні зустрічі для більшої ефективності,
- Мозковий штурм або його протилежність, зворотний мозковий штурм: мозковий штурм - це потужний важіль для роздумів у контексті вирішення проблем чи інновацій
Дізнайтеся більше про інструменти та методи, корисні для проведення нарад.
Провести ділову зустріч
Основні етапи професійної зустрічі такі:
Вступ
Подумайте про ефективність з самого початку зустрічі. Важливо, щоб:
- почати вчасно,
- привітати всіх учасників і подякувати їм за присутність і пунктуальність,
- обійти стіл, щоб кожен міг представитись у разі потреби,
- нагадати контекст зустрічі, порядок денний, очікувані цілі,
- нагадати роль кожного з учасників, а також правила роботи, зокрема час, відведений на зустріч,
- призначити можливого доповідача.
Фаза виробництва
Потім настає час для самої роботи. Як фасилітатор, ваша роль полягає в тому, щоб переконайтесь, що нарада проходить гладко та ефективно. Ви йдете таким чином:
- розпочати дебати,
- сформулювати дискусію та стежити, щоб суб’єкти не ковзали,
- забезпечити, щоб усі могли говорити і щоб час виступів розподілявся справедливо,
- передбачити можливі конфлікти,
- переконайтесь, що мислення рухається у правильному напрямку та у правильному темпі.
Дізнайтеся більше про роль лідера наради.
Висновок
Ви закінчуєте обговорення резюме сказаного, а також нагадування про прийняті рішення. Цей крок важливий, оскільки він дозволяє заблокувати виконану роботу, щоб вжити заходів.
Після зустрічі ви також забезпечите оформлення звіту про засідання доповідачем на основі інформації, зібраної під час обговорень, та її поширення серед усіх учасників та інших зацікавлених сторін.
Заборонити зустріч !!
Добре підготуйтеся до зустрічей, нагадайте учасникам, що перед Днем D необхідно обов’язково прочитати додані документи, поставити чіткі цілі тощо. уникає стерильних зустрічей!
