У сфері ІТ -проектів прислів'я « сміття всередину, сміття виходить (GIGO) висловлює той факт, що неправильні вхідні дані будуть постійно давати неправильні результати. В управлінні проектами те саме: мало шансів, що спочатку погано розроблений проект призведе до результатів, які виправдовують очікування.
Резюме
- Що таке функціональні характеристики?
- CCF, для чого?
- Як написати функціональну специфікацію?
Що таке функціональні характеристики?
Функціональна специфікація (CCF) - це документ, який детально та структуровано представляє очікування від проекту (послуги, продукт) та його обмеження (технічні, управлінські, контекстуальні). В принципі, це результат, який санкціонує кінець фази запуску проекту.
CCF є центром обміну інформацією між власником проекту (MOA) та постачальником чи постачальником послуг. Після перевірки він становить посилання, яке дає змогу гарантувати протягом усього проекту відповідність змісту проекту початковим очікуванням.
CCF, для чого?
-
Оформіть потреби спільно з власником проекту
Розробка зошита є кульмінацією етапу визначення основного проекту.
Це результат структурованого діалогу між власником проекту та постачальником (ами) або допомоги в управлінні проектом (AMOA), що дозволяє досягти спільного розуміння необхідності встановлення в умовах, спільних для всіх. Таким чином, CCF може бути результатом додаткових процесів, які мають бути запроваджені вище за течією:
- Вивчення можливостей : чи існує потреба?
- Техніко -економічне обґрунтування : чи є мій проект економічно / технічно життєздатним?
- Функціональний аналіз потреби : це важливо для складання проекту CCF, оскільки він надасть йому ключові елементи: точки зору різних сторін, яких стосується проект (кінцеві користувачі, пов'язані суб'єкти тощо), тривалість продукту та його цикл життя та очікувані результати (не згадуючи засобів для його досягнення)
- Аналіз вартості : додає до функціонального аналізу оцінку апріорі рішення та їх витрати, щоб краще визначити пріоритети початкових потреб.
-
Встановіть рамки для постачальника
Зіткнувшись з певною проблемою, будь -який постачальник матиме спокусу запропонувати рішення «під ключ», яке не стосуватиметься конкретних аспектів вашого проекту.
Тому CCF має чітко зазначити функціональні специфікації, очікувану якість, терміни та бюджет. Проте постачальникам слід надати достатньо місця для дихання, щоб скористатися їх здатністю до інновацій та оригінальних ідей.
-
Порівняйте пропозиції
Цей вимір має істотне значення в контексті тендеру, якщо CCF є частиною ринку. Тоді можна буде запропонувати критерії оцінки, які постачальники повинні врахувати, щоб запропонувати найбільш конкурентне рішення; ці критерії можна об’єднати у бал, який буде використовуватися для загальної оцінки респондентів.
-
Сприяти остаточній оцінці
Формалізація функціональних потреб за допомогою CCF дає змогу в кінці проекту порівняти початкові очікування з результатами, отриманими на об’єктивній основі, а не на основі простих “почуттів” працівників чи фінансових показників. Зокрема, це полегшує процес закриття проекту.
Як написати функціональну специфікацію?
На Формі
Щоб функціонувати, функціональні специфікації повинні бути такими:
- Лаконічно : віддайте перевагу коротким реченням і простим поворотам. Корисним методом для цього може бути встановлення кількості символів або слів.
- Простий : Використовуйте технічні терміни лише у разі необхідності, використовуйте слова без двозначності та судження. Інтерес до проекту (технічний, організаційний, фінансовий) повинен бути чітко продемонстрований.
- Організовано : документ має бути структурований за планом (див. нижче) із збалансованими частинами.
На задньому плані
Структура проекту
Це частина, спільна для всіх проектів, яка повинна дозволити будь -якому постачальнику знайти необхідні елементи для загального бачення висловленої потреби. Ця частина включає:
- Контекст : процес визначення потреби, середовища продукту / послуги (люди, обладнання, регулювання тощо);
- Мета : який рівень обслуговування очікується, які фінансові результати та які критерії якості (наприклад, цільовий рівень задоволеності клієнтів);
- Периметр : зацікавлені суб'єкти (внутрішні, зовнішні, які користувачі тощо), географічна сфера, якщо є.
Функціональні критерії та оцінка
Порядок наведених нижче частин може залежати як від структури вашого проекту (кількість основних функцій та підфункцій, зв'язків між ними), так і від ринку, на який він вписується, якщо це оголошення тендерів із залученням компонентів декілька угод - у цьому випадку може знадобитися наділ.
Тоді структурування CCF виявляється цінним заняттям для забезпечення того, щоб різні пропозиції були порівнянними між собою, і щоб кінцевий продукт міг бути оцінений відповідним чином в кінці проекту порівняно з вираженням початкової потреби . У будь -якому випадку ваш CCF повинен містити такі три частини:
- Опишіть потреби: функціональні характеристики
Існує багато методів виконання цієї вправи: рогатий звір, діаграма восьминога … Який би з них ви не вибрали, просто потрібно записати, що кінцевий продукт повинен «зробити», щоб задовольнити заявлені потреби.
Це мета функціональних специфікацій: вони розбиваються на основні функції (які задовольняють потреби), самі розбиваються на підфункції (дії, які задовольняють частину потреби). Наприклад, для компаратора подорожей головною функцією буде " зробити порівняння між кількома пропозиціями авіакомпаній ", Та підфункції" введіть пункт призначення », « введіть розклад », « встановити межу ціни "Тощо
- Бюджетний пакет та ресурси
Для кожної основної функції мова піде про визначення очікуваної мобілізації ресурсів (кількість робочих днів, бюджет).
- Дедлайни та результати
Це вказує на очікувану дату завершення проекту, вказуючи:
- проміжні результати, якщо є,
- терміни перевірки МОЗ та штрафні санкції, якщо такі застосовуються.
CCF може супроводжуватися орієнтовним розкладом, якщо він уже оформлений.
Щоб її зрозуміли всі зацікавлені сторони, потрібна певна формальність. Цілі чітко визначені.
