Визначення EDM
Це програмне рішення для управління життєвим циклом електронного документа. Від його створення, зберігання, спільного доступу до архівування або знищення, якщо це можливо. Ці рішення стосуються не тільки великих компаній. МСП також зацікавлені у використанні переваг цього програмного забезпечення.
Переваги
доступ до інформації незалежно від використовуваного терміналу та кількох одночасних користувачів
управління версіями з можливістю відстеження змін
різке скорочення обсягів зберігання паперові документи
легкість і швидкість пошуку документа
взаємодія документальної системи з іншими бізнес -інструментами або робочим процесом
знижений ризик втрати важлива інформація
відповідність вимогам систем якості
посилення контролю над конфіденційною інформацією
простота управління та оволодіння права доступу
В цілому, EDM покращує ефективність організації та контроль документів під час їх використання у компанії.
Межі
Дуже дорога реалізація як в інвестиції в апаратне та програмне забезпечення, так і в оцифрування існуючих паперових видань.
Успіх які можуть пройти лише через реальну трансформацію організації, прийняття змін щодо абсолютно нової практики щодо старих звичок.
Основні функції ЕДМ
Створення та запис документів
У систему можливі 3 записи:
цифрові документи, наприклад, форму на веб -сайті
паперові документи що необхідно буде відсканувати, щоб конвертувати їх в електронні файли
прямі творіння в програмному забезпеченні EDM.
Щодо документів, дематеріалізованих за своєю природою, важливим моментом є можливість інтегрувати найрізноманітніші формати: електронна пошта, Word, Excel, jpeg тощо.
Індексація
Коли документальна база досягає тисяч записів, дослідження стає складним. Щоб полегшити доступ до даних, Програмне забезпечення EDM індексує документи, щоб полегшити та прискорити дослідження.
Індексування може здійснюватися за самим вмістом, з метаданих (слова, що описують документ: заголовок, автор тощо) або ключових слів, отриманих у результаті категоризації (таксономія).
Зберігання
Основна функція рішень з серйозними викликами як з точки зору ємність системи зберігання зберігати лише незліченну кількість документів його надійність з плином часу при цьому дозволяючи швидкий доступ, сумісний з бізнес -обмеженнями.
Поширення та консультації
Ділитися документи від кількох користувачів, змінити, з отримати у певний час у певному процесі для a дії плановий.
Вони зазвичай є можна переглядати з різних терміналів : настільний комп’ютер, планшет, смартфон …
Правила управління правами визначити, що кожен може робити: читати, змінювати тощо.
Контроль версій дозволяє моніторинг інформації та її послідовне оновлення.
Правильний документ потрібній людині в потрібний час
Архівування та видалення
Наприкінці життя дозвольте зберігання документів або їх знищення згідно з доданими правилами управління.
Безпека
Забезпечте безпеку конфіденційної інформації і загальніше - резервне копіювання системних даних.
Реалізація
Пам’ятайте, що це повноцінний проект. Недостатньо розгорнути програмне рішення EDM, щоб проект увінчався успіхом. Працівники повинні бути залучені дуже рано до процесу та план управління змінами слід ввести в дію якомога швидше. Дійсно, робоча практика та звички зміняться. Деякі завдання зникнуть на користь нових, зміни, які завжди є джерелом стресу …
