Організовуйте заходи в Інтернеті

Дистанційна робота зі своїми працівниками, клієнтами, різними постачальниками послуг може, коли цього вимагає контекст, виявитися важливою для утримання своєї роботи на плаву. Організація віддаленої події, якою б вона не була, не може бути імпровізованою, вона вимагає мінімальної підготовки та організації.

Навіщо організовувати онлайн -захід?

Надзвичайна ситуація, матеріальне зобов’язання, конкретний контекст, стратегія цифрової комунікації, спрямована на досягнення більшої кількості перспектив, на розкриття інформації про свою компанію / її послуги, географічно розпорошені учасники - це всі елементи, які сприяють організації віртуального заходу, а не фізичний.

Цілі

Залежно від типу організованого заходу - віртуальна зустріч, вебінари, конференц -дзвінок… - цілі будуть дещо відрізнятися. В цілому, організація онлайн -заходу має на меті, зокрема:

• заощадити час та гнучкість : більш швидка організація, що вимагає мобілізації невеликої групи, і яку при необхідності можна порівняно легко відкласти.
• отримати видимість : спілкуватися безпосередньо, не перебуваючи фізично на одному місці, дозволяти значній кількості людей стежити за конференцією, навчанням тощо.
• зміцнити відносини між компанією / командою та її клієнтами, коли немає фізичного магазину або з контактами, розкинутими по всій більш -менш великій території.
• подолати нездатність організувати фізичний захід : коли учасники надто широко розповсюджені географічно або коли виняткові обставини повністю забороняють справжню зустріч, наприклад.
• зменшити вуглецевий слід : менше логістики, листівок, друкованих документів, брошур тощо.

Переваги

• Менш трудомісткий та менш витратний в організації, ніж фізичний захід
• Розширена цільова аудиторія
• Покращена інтерактивність
• Підвищена гнучкість
• Оптимізація рентабельності інвестицій

Межі

• Технічні можливості іноді невизначені
• Потрібно, щоб учасники мали належне обладнання
• Коливання / неправомірне використання нових учасників теми, різні помилки …

Різні типи віртуальних подій

У цій сфері існує широкий спектр можливостей. Яка розвивається з великою швидкістю, пропонуючи день за днем ​​нові інструменти та послуги, ефективніші за інші.

Залежно від типу запланованого онлайн -заходу та пов’язаних із ним цілей, доцільно буде замість цього використати ту чи іншу формулу. Серед найбільш часто використовуваних подій ми знаходимо, зокрема:

• конференц -дзвінки : телефонні дзвінки більш ніж 2 особам
• вебінари : онлайн -конференції, подкасти
• віртуальні ярмарки : інтерактивні онлайн -виставки
• майстер -класи : майстер -класи на певну тему
• Moocs : онлайн -курси / навчання
• чати : дискусії на певні теми
• дистанційні зустрічі : зустрічі з деякими або з усіма географічно розпорошеними учасниками

Як організувати віртуальний захід?

Коротко розкривається презентація подій.

Підготовка до заходу

В цілому, незалежно від типу віртуальної події, організація буде структурована таким чином:

1. Визначення цілей : очікування, очікувані вигоди тощо.
2. Планування : дата, час, тривалість
3. Артикуляція / структурування : способи, структура події, розглядається тема, спільні документи тощо.
4. Просування по службі : запрошення або спеціальний веб -сайт / сторінка, опис події, відповідне повідомлення,
5. Нагадаємо : за кілька днів до розглянутої події, потім за 1 годину до цього, нагадування про посилання на підключення, ідентифікатори та необхідні документи, якщо це можливо …
6. Установа і хід події,
7. Дякую і можливе надсилання звіту, відповідей на поставлені запитання, підтверджуючих документів та короткого - іноді повного відео - події.
8. Дебрифінг : що вдалося, труднощі, що виникли, що сподобалося, що можна покращити тощо.

Різні віртуальні події

Телефонна зустріч з кількома

Конференц -дзвінки не нові. Багато людей регулярно використовують їх у бізнесі.

1. Визначте тему, яку обговорюєте, цілі дискусії та різні моменти, які необхідно розглянути.
2. Виберіть правильну опору.
3. Визначте дату та час дзвінка.
4. Виберіть тихе місце для проведення конференц -дзвінка.
5. Зв’яжіться з учасниками, подякуйте їм за їхню присутність, викладіть тему для обговорення, обрану методологію, якщо є, а також цілі конкурсу, пригадайте правила належного проведення конференц -дзвінка.
6. Ведіть дискусію, стежачи за тим, щоб не заважати мовленню інших (навколишній шум тощо. Доцільно використовувати кнопку «Вимкнути звук», коли ви не розмовляєте, щоб не заважати оточуючим з шумом оратора. 'Клавіатура, для приклад).
7. Закрийте дзвінок, подякувавши всім учасникам.
8. Надішліть точний звіт про обговорення всім учасникам і, можливо, постраждалим третім сторонам.

Вебінари

Вебінари - це чудові важелі для бізнесу. Вони дають можливість масово спілкуватися, публікувати знання, новий продукт / послугу тощо.

Усі учасники повинні бути обладнані належним апаратним та програмним забезпеченням, щоб мати можливість стежити за конференцією у запропонованому форматі (може знадобитися мікрофон, динаміки, гарнітура, веб -камера) та користуватися достатньо високою швидкістю.

1. Визначте цілі та виберіть тему та презентацію, які можуть зацікавити цільову аудиторію.
2. Плануйте побачення, час, тривалість.
3. Надішліть запрошення зареєструватися на вебінар.
4. Надішліть нагадування всім зареєстрованим за 1 годину до онлайн -конференції та вкажіть способи підключення.
5. Запустіть вебінар: вітаємо, презентація вмісту (анімація має бути достатньо динамічною та інтерактивною, щоб нікого не втратити).
6. Заохочуйте учасників… брати участь (реагувати, висловлювати свою думку, задавати свої питання …).
7. Відповідати на запитання протягом визначеного періоду часу. Запросіть учасників з іншими питаннями надіслати їх електронною поштою.
8. Закрийте і подякуйте.
9. Надішліть короткий зміст вебінару та / або посилання для повторного перегляду конференції.

Подкасти

Подкаст є важливим елементом стратегії цифрової комунікації. Це дозволяє компанії вирішувати питання, пов'язані з її діяльністю, з метою залучення видимості та працювати над своїм іміджем з великою кількістю перспектив.

Подкаст може бути представлений однією людиною, експертом у своїй галузі та висловлюватися окремо на цю тему, або інтегрувати різних експертів, зібраних навколо ведучого.

1. Визначте цілі подкасту та тему розгляду
2. Отримайте інформацію з цього питання, можливо, шукайте експертів, які можуть втрутитися
3. Намалюйте точний план та / або сценарій
4. Запишіть подкаст: при необхідності об’єднайте різних зацікавлених сторін, подбайте про зовнішній вигляд та невербальну мову
5. Створюйте подкаст (редагування, текст презентації, завантаження тощо)
6. Підготувати рекламну акцію та розповсюджувати її (електронна пошта, веб -сайт, інтранет, соціальні мережі тощо)

Віддалена зустріч

Це звичайна практика у багатьох компаніях. Коли у нас є деякі (якщо не всі) співробітники, які працюють на роботі, або в дорозі, або регулярно в русі, вони мають дуже важливе значення, щоб об’єднати всіх.

Зустріч може бути здійснена лише аудіо або відео. Однак для деяких камера може стати гальмом: сором'язливість, небажання розкривати своє особисте оточення або просто недостатнє підключення до Інтернету.

Загалом, ці віртуальні зустрічі організовані таким чином:

1. Підготовка : планування, визначення порядку денного та змісту, підготовка різноманітних необхідних документів, надсилання запрошень та умов тощо.
2. Проведення зборів : у відео - з можливістю для учасників, які бажають замінити свій образ аватаром, - або лише в аудіо. Анімацію потрібно опрацьовувати вище за течією. Завдання полягає в тому, щоб утримувати увагу кожного від початку і до кінця, дозволяти кожному висловлюватись і слухати інших, розподіляти час для виступів належним чином …
3. Підведення підсумків та подальші дії : передати учасникам звіт про зустріч, перерахувати позитивні моменти та покращити процес дистанційної зустрічі.

Майстерня

Онлайн -майстерні зростають протягом кількох років. Вони об’єднують певну кількість людей навколо певної теми. Там обмінюються думками, ідеями, пропозиціями та рішеннями. Коли співробітники команди виявляються географічно розсіяними, менеджеру може бути доцільно організувати онлайн -семінар. Щоб досягти успіху, ці моменти віддаленої взаємодії вимагають гострої організації.

1. Визначте мету семінару (навчіть новій навичці, експериментуйте з новим способом ведення зустрічі, поглибіть певну тему чи будь -яку навичку …), причини її проведення, а також мету, до якої вона буде спрямована.
2. Визначте зміст семінару, план презентації та оберіть учасників (мінімальний рівень кваліфікації, сектор діяльності тощо).
3. Визначте хід семінару (привітання, вступ, висвітлені теми, правила взаємодії, тривалість різних етапів тощо).
4. Підготуйте будь -які ресурси (аналізи, дослідження, різні дані, курси, визначення тощо).
5. Виберіть інструменти, якими будуть користуватися всі учасники.
6. Практично об’єднайте різних учасників семінару.
7. Визначте роль кожного, цілі та завдання, терміни виконання та методології.
8. Динамічно оживляйте майстер -клас, щоб підтримувати зв’язок, незважаючи на відстань, та утримувати увагу та відвідуваність усіх учасників групи.

Mooc

Метою тут є розміщення в Інтернеті одного або кількох курсів або тренінгів, які учасники / передплатники можуть проходити у власному темпі. Організація такого заходу вимагає, вперед, певного часу, а також різноманітних і різноманітних навичок.

1. Створіть багатопрофільну проектну групу з різноманітними навичками (експерти з даної теми, мультимедійні дизайнери, графічні дизайнери, ІТ -спеціалісти, маркетинг тощо).
2. Визнач свою ціль
3. Визначте, що є метою Mooc: навчати, інформувати
4. Архітектура основних ліній змісту
5. Визначте технології та інструменти, які будуть використовуватися
6. Оформлення змісту: зміст і форма, ресурси, відео, вправи, домашнє завдання, різні підручники
7. Дизайн комунікаційних засобів масової інформації: преса, інтранет, соціальні мережі, веб -сторінки, розсилка, цифровий маркетинг тощо.
8. Перевірте Mooc з невеликим персоналом та усуньте всі помилки та різні несправності, перевірте, чи всі наявні ресурси працюють належним чином тощо.
9. Рекламуйте Mooc
10. Запустіть Mooc

Посилання на цей файл: Дистанційна зустріч: від планування до онлайн -аналізу.