Звіт про професійні витрати: як ними керувати?

Це вигідна інвестиція з огляду на такі виклики:

• Економія бюджету: Контроль цих витрат полегшує виявлення промахів та виділяє значні джерела економії.
• Простота експлуатації: скоротити адміністративну роботу і тим самим підвищити продуктивність працівників: тих, хто має відшкодовувати звіти про витрати, та контролерів управління. Дійсно, на заінтересованих працівників має бути принаймні вплинути при виконанні своїх завдань у їхній основній діяльності.
• Задоволення працівників: чіткі правила, визначені суми тощо. уникати будь -яких дискусій, а отже, і невдоволення людей. Будь -яка неточність може викликати скарги та стерильні обговорення без додаткової вартості для компанії. Тому вимагати жорсткості потрібно запобіжно. Крім того, працівники очікують своєчасного відшкодування своїх професійних витрат.

Погоджуйте інтереси працівника та компанії відповідно до законодавства

Коли працівник витрачає гроші на потреби своєї професійної діяльності, компанія повинна відшкодувати їх у межах законодавчих норм та політики компанії. Для відшкодування фактичної суми авансованих сум працівник повинен надати відповідну заяву разом із супровідними документами.

У цій сфері суперечать відповідні інтереси роботодавця та працівників. Працівник хотів би «витратити» якомога більше на звітність про витрати: насолоджуватися ресторанами, вибирати готелі класу люкс тощо. Роботодавець хотів би обмежити витрати та заощадити гроші. На щастя, закон регулює права та обов’язки сторін.

Працівник може дійсно вимагати відшкодування своїх виправданих та пропорційних професійних витрат.

Для відшкодування професійних витрат, не враховуючи витрати як додаткову винагороду або виплату в натуральній формі, 3 умови:

• Витрати понесені від імені роботодавця як частини трудового договору працівника.
• Сума пропорційна встановленому бюджету.
• Витрати обґрунтовані та представлені для фактичного відшкодування.

Відшкодування витрат на відрядження та інші витрати

У цьому контексті закон зобов’язує роботодавця відшкодовувати працівникові витрати. Звіти про витрати складаються, зокрема, на такі витрати бізнесу:

• Харчування: під час подорожі або на місці роботи, коли працівник не може повернутися додому під час їжі, роботодавець повинен відшкодувати йому понесені суми.
• Транспортні витрати: незалежно від того, чи користується він своїм особистим транспортним засобом або громадським транспортом, працівник може дійсно вимагати відшкодування частини витрачених сум. Відшкодування витрат на проїзд, які можуть бути здійснені на основі кілометрової шкали, зазначеної податковою адміністрацією, або в реальних витратах.
• Проживання , наприклад, коли працівник у відрядженні змушений спати в готелі, наприклад.
• Витрати на дистанційну роботу, спеціальний одяг, документацію …

Роботодавець може регулювати політику звітування про витрати, щоб уникнути зловживань

Якщо закон вимагає відшкодування професійних витрат на підставі звітів про витрати, то у роботодавця є певні можливості для обмеження можливих зловживань та економії на цій великій статті бюджету. Встановлення такої політики дозволяє компанії встановити жорсткі та обов'язкові рамки. Зокрема, роботодавець може вивчити 3 напрямки:

1. Встановіть ліміт витрат за видами витрат у межах розумної суми.
2. Нав'язувати економічну практику : віддайте перевагу громадському транспорту перед особистими транспортними засобами, виберіть готель середнього рівня тощо.
3. Обмежте своєчасне відшкодування.

Увага :

• - Ні в якому разі роботодавець не може відмовити у відшкодуванні виправданих та пропорційних професійних витрат.
• - Політика компанії повинна відповідати чинному колективному договору, де це можливо.

Звіт про витрати: модель та процедура

Щоб отримати відшкодування, працівник повинен скласти перелік сум, витрачених на таку модель:

• Вказівка ​​дати видатків.
• Опис витрат, таких, що обґрунтовують їх законність у рамках професійної сфери.
• Характер витрат: харчування, проживання, транспорт, інше …
• Сума, виплачена працівником.

Документ підсумовує всі витрати за певний період або подорож. До нього повинні додаватися підтверджуючі документи: квитанція, рахунок -фактура тощо.

Роботодавець може надати своїм працівникам шаблон звіту про витрати для більшої гармонії та полегшення управління.

Після того, як документ буде заповнений, працівник направляє його в бухгалтерію компанії у встановлений термін. Він відшкодовується відповідно до умов, передбачених компанією, зазвичай протягом одного місяця.

Як заощадити на нудному управлінні?

Отримання, перевірка та відшкодування звітності про витрати - це копітка справа з невеликою доданою вартістю для компанії. Роботодавець може розглянути різні системи, щоб спростити управління, часто приймаються 2 рішення:

1. Використання програмного засобу дематеріалізувати, автоматизувати та прискорити обробку.
2. Вибір компенсації за професійні витрати на фіксованій основі : роботодавець може віддати перевагу фіксованій компенсації перед фактичним відшкодуванням. Компанія періодично виплачує фіксовані надбавки, розмір яких розраховується на основі єдиної шкали URSSAF.

Таке рішення з компенсацією за фіксованою ставкою також має переваги для працівника: воно полегшує їхню роботу - більше не потрібно зберігати підтверджуючі документи чи заповнювати таблиці Excel - і пропонує їм певну автономність у управлінні своїми професійними витратами.