Організуйте та проведіть зустріч дистанційно: зустріч в епоху нових технологій.
31 серпня 2021-2022 років міністр праці Мюріель Пеніко заявила на прес-конференції (1): 17% працівників вже ефективно працюють на дистанційній роботі, 2 з трьох співробітників прагнуть цього. Не кажучи вже про незалежних та лібералів, які не мають офісу - вибір, який керується турботою про економіку чи комфорт - ні, a fortiori , кімната для зустрічей.
Мораль розвивається, а разом з нею - і спосіб працевлаштування для розгляду своєї професійної діяльності. Коли керівники залишають Париж, у той час, коли статус автопідприємця набирає голоси, коли все більше молодих батьків піднімається до 80%, а в той час, коли населення подорожує, офісна будівля порожня, а постанови Макрона (2) положення на користь роботи на відстані. Зі свого боку, технічні гравці мобілізуються, щоб запропонувати спільні онлайн -інструменти, які дозволять фрілансерам та керівникам бізнесу організовувати та проводити дистанційні зустрічі зі своїми клієнтами та працівниками.
Примітка: крім можливості віртуальних конференцій між учасниками, які не знаходяться в одному місці або у яких немає спеціальної кімнати, інструменти онлайн -зустрічей мають перевагу економії часу.
Віртуальна зустріч, інструкції
Плідна дистанційна зустріч-це добре підготовлена, добре проведена та резюмована віртуальна зустріч. Віртуальний характер зустрічі несе з собою певні труднощі, які важливо передбачити.
-
Підготовка вгору по течії
1 час дистанційний етап зустрічі, її планування : встановіть дату та час, запросіть учасників та запишіть їхні відповіді.
Специфічна складність: коли клієнти або співробітники, запрошені до участі у дистанційній конференції, розташовані не в одному часовому поясі, остерігайтеся різниці в часі, перш ніж встановлювати час зустрічі!
Перевага онлайн -зустрічі: "онлайн" конференцію тепер можна стежити незалежно від місцезнаходження особи. За цих умов учасники дистанційної зустрічі швидше домовляться про день і годину.
Ретельна підготовка дна: Як і будь -яка зустріч, підготовка є ключовою. Тим більше, що сеанси на відстані важче проводити.
Читати: як підготуватися до зустрічі
-
Проведення зборів
Конферентний дзвінок або відеоконференція, вибрати аудіорозмову або дозволити вторгнення веб-камери ? Це основна складність, характерна для керівництва "онлайн" наради.
- ПРОТИ можливості побачити учасників: телепрацівники, які працюють вдома, не обов’язково хочуть розкривати свою особисту сферу, деякі можуть навіть бути заляканими. Камера може стати перешкодою для їх участі.
- ЗА можливість побачити учасників: коли гості чату або конференц -дзвінка не бачать один одного, вони, як правило, перебивають і перетинають один одного частіше. Коли учасники не знають один одного, відсутність відео також ускладнює дізнатися, яка сторона виступає. Таким чином, відсутність веб -камери може стати джерелом дезорганізації віддаленої зустрічі.
Хитрість: запропонуйте візуальну віртуальну конференцію з можливістю для учасника, який не бажає замінювати свій образ аватаром.
Ще одна складність проведення онлайн -конференції: активізувати участь та привернути достатню увагу, щоб запобігти відволіканню клієнтів та співробітників навколишнім середовищем, у якому вони опиняються - вдома, у місці відпочинку, на вулиці …
У цьому контексті якості фасилітатора та організатора дистанційного керівника наради мають бути значною мірою мобілізовані. Це передбачає, наприклад, надання кожному персоналізованого часу привітання та презентації, надання рівного часу для виступів, передачу наочних посібників у режимі реального часу, що сприяє порозумінню та увазі, ставлячи якомога більше питань.
-
Підведення підсумків та подальші дії
Після зустрічі надає сенс зустрічі: це питання збереження та письмового повідомлення резюме конференції, щоб мати можливість діяти на цій основі, щоб зробити дистанційну зустріч корисною.
Хитрість: використання спільної платформи або будь -якої іншої програми з функцією спільного доступу може бути корисною для цієї мети. Обмін думками та документами - це можливість для всіх присутніх на онлайн -конференції відчути стурбованість, просунувшись.
Як вибрати інструмент спільної віддаленої зустрічі?
Існує багато інноваційних інструментів, які сприяють організованій та ефективній дистанційній зустрічі, ось основні критерії, якими керуватиметесь у виборі:
- Інструмент, адаптований до особливостей ваших онлайн -зустрічей. Кількість учасників, варіанти текстових, аудіо та / або відеоповідомлень, можливість спільного використання та коментування документів, система онлайн -опитування та функція віддаленого голосування, функціональність віртуальної дошки, простір для спільної роботи, інформаційна панель та статистика … кожен інструмент віддаленої зустрічі пропонує різні особливості та опції. Важливо звернутися до них, щоб вибрати відповідне рішення.
- Привабливий інтерфейс та інтуїтивно зрозумілий режим роботи. Щоб полегшити дистанційну зустріч, особливо з гостями, які не обов’язково знайомі з цифровими технологіями, варто перевірити простоту використання програмного забезпечення SaaS.
- Безкоштовна пробна версія та конкурентна ціна. Щоб переконатися, що платформа підходить для використання за призначенням, може бути гарною ідеєю заздалегідь безкоштовно її протестувати. Тоді порівняйте ціни конкурентів, щоб вибрати найкраще співвідношення ціни та якості, і прочитайте умови припинення дії!
- Вас турбує питання шифрування та безпеки даних? Переважна більшість інструментів віддалених зустрічей пропонують системи безпеки, які забезпечують конфіденційність даних і відсутність "витоків" інформації. Для більш надійного шифрування обов’язково дотримуйтесь цього критерію, щоб вибрати свій інструмент віртуального спілкування.
Керівники інструменту дистанційних зустрічей:
Репутація рішення для онлайн -конференцій також є хорошим критерієм при виборі найбільш підходящого рішення. Для цього ось деякі редактори, які вже широко перевірені та схвалені:
- WebEx від Cisco (3): функція відеозйомки із спільним доступом до екрану та одночасними анотаціями, система відеоконференцій починається від 15 євро на місяць максимум для 8 осіб за дистанційну зустріч. Переваги: розподіл ролі фасилітатора, запис конференцій та дошка.
- GoToMeeting (4): на комп’ютері, планшеті чи телефоні програмне забезпечення відеоконференцій має інформаційну панель з інтуїтивно зрозумілим та функціональним інтерфейсом для бездоганної організації. +: 14-денна безкоштовна пробна версія, щоб перевірити себе.
- Google Hangouts (5): Менш «за», ніж два попередні рішення, інструмент віддалених зустрічей Google відрізняється надзвичайною простотою використання та своїм цікавим аспектом.
- Skype для бізнесу (6): Безкоштовні онлайн -зустрічі для 10 учасників, із спільним доступом до екрана та миттєвими повідомленнями, цей особистий інструмент стає вашим професійним рішенням для дистанційної зустрічі!
- Тамашаре (7): ця "віртуальна кімната для нарад" підкреслює технології шифрування та резервного копіювання даних, забезпечуючи безпечну роботу та співпрацю.
(1) http://travail-emploi.gouv.fr/IMG/pdf/dossier_de_presse_-_conference_de_presse_31082017.pdf
(2) https://www.legifrance.gouv.fr/eli/ordonnance/2017/9/22/MTRT1724787R/jo
(3) https://www.webex.fr/
(4) https://www.gotomeeting.com/fr-fr
(5) https://hangouts.google.com/
(6) https://www.skype.com/fr/business/
(7) https://www.tamashare.com/
