Правильний інструмент для правильного використання … Як і у випадку з майстерністю, важливо бути добре обладнаним для належного вирішення проблем, що виникають.
Ось рейтинг інструментів управління проектами відповідно до потреб, які потрібно покрити. Для кожної потреби ми пропонуємо в коробці інструмент або більш повний розділ, що стосується певної потреби. Зверніть увагу, що інструмент можна використовувати для кількох цілей.
Резюме
- Інструменти для обрамлення: аналіз потреб, цілі, бюджет, ролі та відповідальність, специфікації
- Інструменти дизайну: попередній аналіз, визначення пріоритетів, завдання, яке необхідно виконати, комунікація, управління ризиками
- Інструменти управління проектами: групова робота, вирішення проблем, прийняття рішень, управління, реалізація рішень
- Інструменти для огорожі : звіт про проект
- Інструменти особистого виконання для керівника проекту : особиста організація та спілкування
Інструменти для оформлення проекту
Які інструменти визначають потребу, пріоритетують, калібрують проект?
Висловити потреби
Істотний крок, щоб не помилитися, вираження потреб заслуговує особливої уваги.
Рогатий звір - 3 простих питання, щоб визначити необхідність проекту та переконатися, що всі зацікавлені сторони знаходяться на одній довжині хвилі.
Встановіть цілі проекту
Після визначення потреб слід визначити конкретні цілі. Ідеальним є побудова системи цілей, щоб зробити їх більш оперативними.
Дерево цілей - інструмент для організації та розбиття різних рівнів цілей. Допоможіть зрозуміти цілі.
Складіть бюджет
Важливий крок у визначенні засобів виконання даної місії.
Подивіться тема "Оцінка вартості проекту" .
Визначте ролі та обов’язки
Хороша організація спирається на чітке і чітке визначення того, хто що робить. Встановлені обов’язки, чітко визначені завдання та ролі є запорукою ефективності. Кожен знає свої місії та сфери відповідальності.
Матриця RACI - визначити роль кожного в управлінні проектами
Напишіть специфікацію
Метою специфікацій є формалізація потреб, визначення результатів та розподіл їх між різними зацікавленими сторонами. Він супроводжує прогрес проекту як орієнтир.
Посібник із написання + приклад технічних характеристик
Інструменти для проектування проекту
Як тільки потреби та цілі будуть зрозумілими та підтвердженими, настав час перейти до підготовчого етапу проекту.
Провести попередній аналіз
Перш ніж організувати роботу групи, необхідно всесвітнє дослідження, щоб визначити моменти, які необхідно вирішити для досягнення поставлених цілей.
Аналіз розривів - визначити дії та завдання, які необхідно виконати для переходу від поточної ситуації до майбутньої.
Визначте пріоритетність заходів, які необхідно здійснити
Хороше управління проектами ґрунтується на визначенні пріоритетності питань, які необхідно вирішити, та завдань, які необхідно виконати. Перевагою є швидке зосередження на критичних сферах, а не втрата у вирішенні тем, які мало впливають на цілі проекту.
- Матриця MoSCow - класифікувати вимоги проекту за ступенем їх критичності.
- Метод 20-80 (або Парето) - виділення моментів, які мають найбільший вплив.
Плануйте завдання, які потрібно виконати
Щоб організувати проект та дотриматись термінів, вигідно розділити його на операційні етапи та розмістити на часовій шкалі. Координація сприяє. Кожен доповідач має чітке уявлення про майбутні заходи щодо нього, а також інших. Менеджер проекту підтримує глобальне бачення всіх операцій.
- WBS - Структура розподілу роботи - поділити проект на керовані підрозділи (етапи, підпроекти, робочі пакети тощо).
- PERT планувати виконання завдань.
- Ганта - узгоджувати послідовність кроків та візуалізувати їх за розкладом, визначати віхи.
- Ретропланування - планувати етапи, починаючи з фіксованого терміну.
Організація спілкування
Потрібно організувати хороше спілкування. Кому повідомити? В який момент? Для якої інформації? Важливо заздалегідь знати цілі кожної зацікавленої сторони.
План спілкування - важливий інструмент для контролю вашого спілкування на всіх етапах життєвого циклу проекту
Керуйте ризиками
Щоб уникнути непередбачених подій, що зашкодять успіху проекту, доцільно проявити ініціативу та створити організацію для запобігання та управління ризиками, якщо це необхідно.
Інструменти:
Управління ризиками проекту - запобігати та передбачати обробку подій, що зважують на успіх проведеної роботи.
Інструменти для запуску проекту
Щоб просунутися в аналізі та вирішенні поставлених питань, керівники проектів повинні оволодіти різними інструментами.
Виробляти колективну роботу
Команда проекту, ключовий користувач, оперативні менеджери … сила колективу полягає у створенні робіт з високою доданою вартістю.
Отримайте доступ до файлу ведення наради - виявити інструменти, які допомагають спільно працювати над предметами, інформувати або приймати рішення.
Вирішувати проблеми
Вирішення проблем є центральною діяльністю в управлінні проектами.
Отримайте доступ до папки інструментів та методів для вирішення проблем - безліч інструментів для аналізу проблеми, перерахування рішень та вибору того, що використовувати.
Стимулювати творчі здібності
Ще один важливий момент: щоб зійти з дороги та сформувати творчу реакцію на проблему, зокрема винаходити інноваційні рішення з доданою вартістю:
- Мозковий штурм - класичний "мозковий штурм"
- Шість капелюхів - повний та ефективний метод
- Зворотний мозковий штурм - додатковий підхід до мозкового штурму
Вирішити
Як вибрати між різними альтернативами? Деякі інструменти полегшують прийняття рішень. Рекомендується їх використання.
Доступ до теми "Підтримка прийняття рішень" - щоб зробити вибір під час проекту, зайняти позицію щодо остаточного рішення (дерево рішень, матриця рішень…).
Пілотний проект
Важливо тримати контроль над проектом. Керування - це ключовий вид діяльності, щоб залишатися зосередженим на цілях та термінах, навіть якщо це означає перегляд шляху, пройденого для досягнення бажаного результату.
- Інформаційна панель проекту - для моніторингу проекту та звітування перед зацікавленими сторонами (див. також загальніше, що таке інформаційна панель).
- Огляд проекту : проаналізувати хід етапів.
Впроваджуйте рішення
Після вибору рішень наступним кроком є організація їх розгортання.
- План дій - організувати та спланувати впровадження вибраних рішень та пристроїв.
- Колесо ф'ючерсів - управління змінами, важлива дія для успіху проекту.
Інструменти для закриття проекту
Складіть звіт про завершення проекту
Будь -який проект - це можливість прогресувати у своїй практиці та в організації. Закриття файлу логічно призводить до створення резюме.
Звіт про проект - фіксувати результати: що спрацювало, що не вдалося, сфери покращення для майбутніх проектів.
Інструменти особистого виконання для керівника проекту
З особистої точки зору, керівник проекту має у своєму розпорядженні цілий ряд інструментів, які допоможуть йому досягти особистої ефективності та спілкування.
Організуйтесь
Інструменти та методи дозволяють бути ефективнішими та ефективнішими у своїй роботі. Дуже важливий момент для керівника проекту, який контактує з багатьма співрозмовниками і мусить контролювати / керувати завданнями настільки різноманітними, наскільки вони численні.
- Створення думок : Використання карт розуму полегшує впорядкування ідей.
- Метод GTD : глобальний підхід до ефективного управління вашими завданнями.
- Метод Помодоро : ще один метод особистої продуктивності.
Хороші практики ефективного спілкування
Спілкування має важливе значення для того, щоб поділитися своїми ідеями та зрозуміти ідеї інших. Добре освоєний, це грізна зброя, щоб отримати від кожного найкраще і переконати. Теми для обговорення:
- - Вдалі презентації : важливо для ефективного втілення ваших ідей.
- - Використовуйте активне слухання та знати, як правильно поставити запитання підстава для того, щоб насправді почути те, що хоче висловити ваш співрозмовник.
Читайте також: як вибрати програмне забезпечення для управління проектами?
