Команда проекту - конституція та управління

Резюме

• Що таке команда проекту?
• Навіщо створювати проектну групу?
• Як сформувати команду?
• Найкращі практики керівництва командою проекту

Людський фактор є найважливішим виміром успіху проекту: турбота про підбір та управління вашою проектною командою так само важлива, як структурування чи планування.

Що таке команда проекту?

Як і сам проект, команда проекту відрізняється від постійної діяльності ( послуги де напрямки ) через його обмежений термін служби та поперечний вимір. За винятком організацій типу оперативна група Де коммандос (наприклад, щоб відповісти на великий конкурс, що вимагає кількох місяців роботи повного робочого дня), члени проектної групи прийматимуться з різних департаментів. Вони присвятять частину свого часу проекту за погодженням з начальством.

Цей тип поперечної організації (у режимі проекту) означає, що дуже часто проектні групи не мають «фізичного» існування і об’єднують людей, географічно віддалених.

Навіщо створювати проектну групу?

За відсутності чітко визначеної організації проект може швидко відійти від імперативів постійної структури.

• Щоб поєднати навички співробітників: Основним завданням команди проекту є досягнення рішень, недоступних для постійної діяльності окремо. Це дозволяє уникнути "роботи в силосах" шляхом декомпрометалізації послуг з метою досягнення спільної мети.
• Щоб більше залучити та мотивувати працівників: Проект часто пропонує більш конкретні та короткострокові цілі, ніж періодичні заходи. Включення до складу проектної групи заохочує автономію працівників щодо ієрархічної структури та може бути джерелом індивідуальної оцінки. Спеціальна група також пропонує можливість легше покласти відповідальність (взяти на себе відповідальність за сегмент проекту, керувати підгрупою) на членів команди проекту, які менш звикли мати їх у контексті. Ієрархічне управління.

Як сформувати команду?

• Керівник проекту

  З одного боку, вибір керівника проекту повинен включати вимогливі індивідуальні критерії: внутрішні якості (суворість, відповідальність, смиренність тощо), професійний досвід, знання справи. З іншого боку, цей вибір суперечить обмеженню доступності, яке пропонує внутрішня організація або ринок, якщо передбачається зовнішній підбір персоналу.

  Після призначення на посаду йому доведеться продемонструвати ступінь своїх управлінських якостей, щоб створити та очолити команду, яка відповідає потребам проекту та є послідовною.

• Сформуйте команду

  Керівник проекту може використовувати структуру розподілу робіт (WBS) за допомогою поєднання проектної діяльності з необхідними навичками . На цій основі він може потім вивчити наявність у постійній структурі та вибрати профілі. Якщо наявність не дозволяє задовольнити потреби в команді, тоді необхідно розглянути можливість набору персоналу у зв’язку з людськими ресурсами або викликати консультанта.

  Три точки уваги:

  - Немає необхідності систематично інтегрувати учасника в проектну групу, якщо їх співпраця очікується лише в певній точці або протягом дуже обмеженого часу . Це дозволяє уникнути втрати часу на управління та переговори з лінійним керівництвом.

  - Особисті спорідненості є другорядним параметром у процесі відбору команди, хоча його не можна не помітити. Вони досягають навичок, які слід поставити на перше місце.

  - технічні якості працівників . Адже це не найскладніше. Їх легко ідентифікувати за допомогою традиційних інструментів організації. Крім того, якщо навичок не вистачає, цілком можливо мобілізувати його апостеріорно, залучивши когось внутрішнього або зовнішнього експерта. З іншого боку, погано функціонуючу команду складніше зібрати.

• Виховувати командний дух

  Три елементи забезпечують збереження об’єднаної проектної групи в довгостроковій перспективі.

  1. Чітке визначення "хто що робить" за допомогою обміну проектними документами: OBS, WBS, специфікаціями проекту (PMP, PAQ тощо). Тому керівник проекту повинен забезпечити належне розподіл організації проекту відповідними керівниками у постійній структурі - як щодо характеру відповідальності, так і від навантаження, спричиненого проектом.
  2. Чіткі правила роботи: частота зустрічей, використовувані канали зв’язку, зберігання документів, обмін інформацією тощо.
  3. Регулярно ставляться амбітні та досяжні цілі, які мають значення для співробітників, щоб з часом їх залучати.

  Ця система повинна бути впроваджена з плином часу, використовуючи відповідні методи сприяння.

Найкращі практики керівництва командою проекту

Менеджер проекту бере на себе роль менеджера. Таким чином, він має керувати своєю командою так само, як керівник відділу: встановлювати цілі, керувати конфліктами, делегувати певні завдання …

При всій взаємодії в межах проектної команди між людьми, які реагують відповідно до свого досвіду та своїх потреб, навіть особистих стратегій, роль лідера є фундаментальною. Дійсно, він повинен змусити цей маленький світ працювати в ідеальному симбіозі у визначений час. Якість відносин всередині групи є дуже важливим моментом, якщо не вирішальним, тому що найскладнішим у управлінні є людський.

Окрім лідерських якостей (визнання групи випливає з особистих якостей лідера, а не з його статусу), керівництво командою вимагає прийняття відповідного стилю управління та використання належної практики.

• Повсякденний: ергономічна, гнучка та спільна система обміну

  Засоби спілкування та обміну робочими документами повинні бути спільними та освоєними усіма. Наприклад, якщо виділений EDM є кращим методом спільного використання для обміну файлами, бажано, щоб ВСІ документи зберігалися там, а не зберігали його частину на локальному сервері, а інший розкидали в електронних листах. Якщо використовується інструмент спільного управління проектами (Teams, Slack, Planzone тощо), він повинен бути єдиним каналом спілкування і не повинен накладатися на інших (тих, що мають постійну діяльність, або інших, що стосуються окремих ініціатив) ). Час обговорення, присвячений налаштуванню засобів комунікації на початку проекту, може стати способом уникнення дублювання та втрати інформації.
• Регулярно: зустрічі (з поміркованістю) для управління ходом виконання завдань

  Незважаючи на те, що сучасні засоби комунікації дозволяють миттєвий обмін інформацією, час колективного обміну, такого як зустрічі (огляди проектів, технічні чи керівні комітети тощо), є важливим для того, щоб викласти спільне бачення прогресу проекту. Та знайти рішення проблемних питань . Однак будьте обережні, щоб не потрапити на "возз'єднання", де надто багато організованих зустрічей підривають продуктивність команди та в порядку у міру просування проекту.

• the тимбілдінг

  Якою б не була його форма, тимбілдінг (Діяльність, запропонована працівникам, щоб відкрити своїх колег у середовищі, що не відповідає звичайному робочому середовищу: завантажувальний табір, втеча, гра на зелене тощо) ідеально підходить для об’єднання та об’єднання команди. Це зміцнює згуртованість команди та створює сприятливий клімат для кращої співпраці. the тимбілдінг можна використовувати на різних етапах проекту: запуск, повторне залучення команди, святкування успіху проекту.

Щоб дізнатися більше про цю тему, прочитайте нашу статтю про управління командою проекту