Закінчення дискусії не означає закінчення роботи над цією темою. Фаза дій береться з метою: виконувати певні оперативні завдання або поглибити одну або кілька конкретних точок для подання нових аналізів.
Потім звіт про нараду служить орієнтиром для прогресу та результатів, отриманих у результаті наради. Щоб нічого не забути, бажано написати цей звіт одразу після закриття . Деякі складають його до етапу завершення та вдосконалюють у ході. Так само, звіт про засідання необхідно надіслати зацікавленим людям негайно: максимум протягом 2 або 3 днів . Ідеї ще свіжі в свідомості учасників.
Щодо форми, подумайте тримати його стисло (не переписувати кожен обмін …), ясно , ефективний . Так само, щоб полегшити читання, звіт повинен бути таким добре структурований . Використовуйте розділи, абзаци з нумерацією, маркери тощо.
Зразок звіту про засідання
Ось основні моменти, наведені в цих звітах.
Цілі наради . Це відповідь на питання: "чому ви зібрали цих людей саме в цей день, у той день?".
Дата зустрічі
Список присутніх . За бажанням додайте їхні послуги, якщо ви перебуваєте у великій структурі.
Треті особи у копії, які не брали участі, але були зацікавленими сторонами у розглянутих темах (приклад: ієрархічний начальник тощо)
Обговорювані теми , з кожним разом:
короткий зміст обговорень, при необхідності не соромтеся згадувати документи, вказуючи, де їх знайти, або додаєте їх як додаток до звіту. Зробіть те ж саме для використаних презентацій.
висновки та рішення, прийняті у відповідних випадках
дії: згадка осіб, відповідальних за дії, які керуватимуть впровадженням та забезпечуватимуть звітність під час майбутнього об’єднання. Вкажіть, коли слід вжити заходів. Зауважимо, що звіт лише письмово містить те, що було прийнято на етапі синтезу.
Дата та місце можливої наступної зустрічі
Загальні коментарі та оцінки : ефективність наданої роботи, атмосфера, окремі проблеми, пов'язані з організацією, сфери вдосконалення тощо.
Зверни увагу на не додавати особисті зауваження, що не поділяються під час обговорень. Звіт повинен залишатися вірним виробництву групи.
Нарешті, бажано попросіть когось вичитувати звіт інший щоб редактор перед трансляцією переконався, що все зрозуміло і що нічого не забуто.
Після звіту про зустріч …
Починається фаза здійснення та моніторинг дій …
