Управління часом є відносно складним мистецтвом при роботі на керівній посаді. Дійсно, різноманітні та різноманітні перерви можуть регулярно перешкоджати дню менеджера, саботувати його організацію чи навіть цілі та кар’єру, якщо він не знає, як ефективно ними керувати.
Несподівані телефонні дзвінки, електронні листи більш термінові, ніж наступні, сповіщення, занадто галасливі колеги, співробітники, яким потрібна ключова інформація або просто будь -яка інформація тощо. Подумайте, елементів, які перешкоджають нашій концентрації та порушують наш робочий день, у надлишку.
Тому, щоб залишатися ефективними, важливо знати, як управляти всіма перервами, які можуть сильно уповільнити нас та підірвати нашу роботу.
Навіщо знати, як керувати несправностями?
Можливість впоратися з цими перервами, які перетинають наші робочі дні, цікава на різних рівнях. Це, серед іншого, дозволяє:
- Контролюйте свій час : час не можна продовжити, важливо вміти організовувати та планувати свою роботу відповідно до термінів, пріоритетів тощо. Переривання - це дрібні піщинки, які можуть повністю саботувати цю прекрасну організацію для тих, хто не знає, як ними керувати.
- Виконувати свої місії : переривання породжують невеликі відстрочки, які, поставлені в кінці, можуть стати значною затримкою у завершенні його роботи або навіть саботувати її. Знання того, як керувати цими переривками, є запорукою успіху в його місіях.
- Досягайте поставлених цілей : постійні перебої негативно позначаються на якості та кількості наданої роботи.
- Збільшення ефективності : багатозадачність має свої межі з точки зору ефективності.
- Оптимізуйте свою концентрацію : Важко зберегти максимальну увагу та концентрацію, коли вас постійно турбують. Крім того, для того, щоб розірвати своє відображення, потрібно докласти додаткових зусиль, щоб повернутись до своєї роботи та підхопити нитку вашого відображення. Значна втрата часу та енергії, яку важливо знати, як її зупинити.
Як залишатися зосередженим на роботі, незважаючи на перебої?
Якщо ви усвідомлюєте, що щоденні, неодноразові перерви протягом дня заважають вашій роботі, саме час вжити заходів!
-
Ведіть реєстр
Перший крок - це просто уважно відзначити всі перерви у вашому робочому дні протягом кількох днів. Ведіть журнал, у якому ви помітите наступне:
- Дата та година переривання.
- Хто завгодно : ідентичність та функція.
- Причина переривання : Коротко опишіть причини порушення.
- Допустимість чи ні : чи було перерва виправданою?
- Ступінь терміновості : чи справді була причина цього порушення, чи це могло зачекати?
-
Проаналізуйте
Після того, як ваш реєстр буде заповнено протягом кількох днів - тиждень - сприятливий час для аналізу, ви зможете уважніше подивіться на всю цю інформацію .
Перерви, які ви перелічили як невиправдані, непотрібно перешкоджають вашій ефективності. Вам потрібно знайти ефективний спосіб уникнути їх у майбутньому.
Що стосується законних порушень, важливо проаналізувати, чи можна було їх передбачити, і якщо так, то яким чином (див. Нижче).
-
Діяти
Невиправдані перерви повинні бути усунені ефективною стратегією для швидкого отримання результатів: ввічливо та ефективно відмовляйтесь від імпровізованих запитів, визначайте періоди, коли вас ні за яких обставин не можна турбувати тощо.
Тому що деякі перерви є не тільки виправданими, але й терміновими . Це ти важливо керувати ними, коли вони виникають . Для цього цікаво виділити час у своєму щоденному розпорядку дня для цих надзвичайних ситуацій, не порушуючи при цьому решту ваших завдань. Звернувшись до свого реєстру, ви матимете відносно гарне уявлення про час, витрачений на вирішення цих законних і термінових перерв.
Крім того, ваш реєстр також дозволяє це робити мати чітке уявлення про всі інші невідкладні, але законні причини порушення . Вам потрібно налаштувати a таким чином, щоб ці переривання більше не заважали вашій роботі, але все одно оброблялися (регулярні зустрічі для обговорення, організовуйте регулярні зустрічі з різних невідкладних питань, встановлення щоденного чи тижневого часового інтервалу, протягом якого ви повністю доступні та можете бути порушені тощо).
Пропозиції та поради щодо управління різними типами переривань
Подбайте про свою організацію
Хороша організація на роботі вимагає належної дисципліни та кількох простих порад:
- Скоротіть різні сповіщення коли ви ні за яких обставин не повинні вас турбувати: електронні листи, рингтон смартфона, переадресація дзвінків тощо.
- Заплануйте регулярні зустрічі зі своїми звичними контактами . Це дозволить їм перерахувати елементи, які вони хочуть повідомити вам, коли вони виникають, і поділитися ними з вами під час цих зустрічей.
- Графік безперебійної роботи : резервуйте часові проміжки, протягом яких ви повністю доступні та відкриті для обговорення. Передайте інформацію своїм співробітникам. Вони повинні чітко знати, коли вони можуть вам заважати, а коли ні. Це дозволить уникнути невиправданих перерв під час сприяння обміну. Однак, не зловживайте "не диспергуйте", тому що ваша роль менеджера - прислухатися до ваших співробітників. Як завжди, все залежить від балансу!
Читати : " Оптимізуйте свою організацію для більшої ефективності! "
Знати, як сказати "ні"
Щоб уникнути несвоєчасних перебоїв, важливо знати, як відмовити з переконанням і без агресивності. Будучи твердим, але конструктивним, ви зміцнюєте свою лідерську позицію та сприяєте автономії та ініціативі.
Крім того, ви зміцнюєте свою впевненість у собі та наполегливість. Це дозволить вам бути більш продуктивними та ефективними у виконанні управлінських завдань.
Читати : "Відмовтеся дипломатично, але ефективно".
Керуйте завадами
Голосні співробітники, особи, якими важко керувати, повстанці … деякими людьми може бути складніше керувати, ніж іншим. Однак вам доведеться навчитися це робити. Для вашого власного блага, але і для всього вашого колективу. Кожен персонаж розмовляє про певний спосіб дій. Ваш обов’язок як менеджера - адаптувати ваше управління відповідно до вашого співрозмовника та ситуації.
Один трюк для розумного скорочення часу перерви - попередити співрозмовника з самого початку, що у вас є лише кілька хвилин, щоб присвятити йому / їй. Не запрошуйте його сісти і попросіть перейти безпосередньо до справи. Якщо проблему не вдається вирішити одразу, сплануйте час разом, щоб обговорити її більш широко та ефективно.
Зустрічайтеся з несподіваним
Переривання може вимагати, щоб ви негайно припинили те, що робили, і діяли швидко.
Зробіть глибокий вдих і ефективно керуйте своїми емоціями, щоб обмежити стрес і діяти максимально ефективно і об'єктивно. Знати, як приймати правильні рішення, спираючись на такі інструменти, як дерево рішень або матриця рішень.
