Пілотний процес - менеджер з ефективності

Що таке пілотний процес?

Також називається менеджером процесів, це працівник, відповідальний за розробку одного або кількох процесів. Він відповідає за проектування процесу, його ефективність, моніторинг його ефективності та виконання заходів щодо вдосконалення.

Його повсякденне життя:

• документ,
• координувати,
• вимірювати продуктивність,
• представити результати особам, які приймають рішення,
• керувати проектами у своїй сфері …

Позиція в організаційній діаграмі

Як і керівник проекту, цей менеджер, як правило, не має реальної ієрархічної влади над відділами та співробітниками, які беруть участь у процесі, за який він відповідає. Він поперечний менеджер з усіма пов'язаними з цим труднощами.

За словами компаній, між "власником процесу та" керівником процесу "сфера відповідальності пілота процесу розходяться.

Він може бути справжній керівник процесу зі стратегічними прерогативами. У цьому випадку його ієрархічна позиція близька до управління.

В інших організаціях його роль обмежується оперативним управлінням . Потім він приєднується до "власника процесу", керівництва підприємства, члена керівного комітету або безпосередньо до загального керівництва невеликої структури.

У деяких компаніях ця роль покладається на менеджера відділу. Часто це буває, коли завдання, які виконують співробітники, складають основну частину процесу. Це рішення не є оптимальним у тому сенсі, що лінійному менеджеру важко мислити "поперечно", а не обслуговувати. Його завдання - надати навички. З іншого боку, цей тип профілю може дуже добре виконувати функцію "власника процесу". Його роль полягає в отриманні засобів для досягнення очікуваного рівня продуктивності. Оперативна частина, що доручається третій особі, на 100% бере участь у належному функціонуванні процесу.

Звичайним є також, що менеджер з якості бере на себе цю функцію. Стандарт ISO 9001 пройшов це …

Ця професія відносно недавня. Управління за допомогою процесів, що включають глибоке опитування системи менеджменту компаній, останні часто намагаються якнайкраще включити цю посаду у свою організацію, не змінюючи свого способу діяльності. Завдяки цьому визначення вакансій, зміст вакансії та ієрархічні посади настільки різноманітні, наскільки вони різноманітні.

Визнання загального керівництва, повноважень та засобів, пов'язаних з функцією, є ключовими елементами успіху цієї посади.

Які його місії?

Його основна мета - забезпечити досягнення поставлених цілей (задоволеність клієнтів, якість, витрати, терміни виконання тощо) за рахунок виділених ресурсів. Для цього він втручається на різних рівнях:

Проектування процесу

Виникає 3 випадки:

• Інтеграція існуючого процесу в організаційну систему: враховуйте неоптимізований процес. Цей крок закладає основи для подальшої роботи з оптимізації.
• Перепланування існуючого процесу: перегляд всього процесу на предмет більшої ефективності та ефективності.
• Створення нового процесу: створення організації для нового продукту чи послуги.

У всіх цих випадках роль пілота полягає в тому, щоб:

• Опишіть мету процесу.
• Оформіть різні етапи (з наявної документації, аудиту, інтерв'ю тощо).
• Визначте суб’єктів та підрозділи відповідної організації, взаємодію з іншими процесами, вхідними та вихідними результатами.
• Визначте (або запропонуйте) цілі та показники ефективності (kpi).
• Визначте ризики.
• Напишіть відповідну документацію (графічне зображення процесу, ідентифікаційний лист тощо).

Він також може, залежно від розміру структури та її організації, забезпечувати або брати участь у розробці картування бізнес -процесів.

Управління процесами

Оперативне управління процесом вимагає:

• Координуйте дійових осіб.
• Контролювати застосування визначених процедур.
• Створюйте та поширюйте звіти, інформаційні панелі.
• Повідомте всі корисні елементи залученим командам.
• Забезпечте плавність операцій.
• Лікуйте дисфункції.
• Вирішуйте конфлікти.
• Навчайте або контролюйте підготовку акторів.
• Керування документацією - Він створює та підтримує всю документацію: аркуш процесу, процедури тощо. Внесені зміни вимагають регулярного оновлення відповідних документів.

Підвищення продуктивності

Для досягнення поставлених цілей її дії складаються з:

• Моніторинг та аналіз продуктивності - На інформаційній панелі, утиліті звітування BPM, аналізі, польових дослідженнях … пілот використовує безліч kpi для моніторингу ефективності процесу та виявлення недоліків.
• Визначте та впровадьте покращення та зміни, які необхідно внести. Пілотний проект має ключову роль у визначенні областей для вдосконалення, а потім у розробці та / або контролі за визначенням та впровадженням коригувальних дій. Це може бути постійне вдосконалення з плином часу (кайдзен) або капітальний ремонт частини або всього процесу.
• Подайте карту ризиків (визначення, визначення пріоритетів ризиків - план дій з контролю ризиків).
• Організуйте та проведіть огляд процесу.
• Пілотні або ведучі аудити.
• Заохочуйте зміни, спілкуючись та навчаючи команд, які зазнають впливу.

Компетентність пілотного процесу

Для успішного виконання цих різноманітних місій пілот процесу повинен володіти рядом навичок.

Серед технічних навичок:

• Мати детальні знання про професії та функціонування організації.
• Визначте процес та організацію.
• Визначте цілі та kpi (ключові показники ефективності).
• Складіть план дій.
• Оволодіння проектним менеджментом.
• Знати методи та засоби вирішення проблем.
• Знати, як вести зустріч.

Щодо особистих навичок:

• Проявіть велику розумову спритність.
• Вміння незвично спілкуватися і переконувати.
• Лідерство: не маючи ієрархічних повноважень, пілот повинен бути справжнім лідером, щоб мобілізувати та злагодити роботу таких різних суб’єктів (з інколи розходяться інтереси).
• Аналітичні навички: розуміти за межами цифр.