Знаючи, як закрити свій проект, для чого?
Не "винаходити порошок" з кожним новим проектом
Це мета знаменитого "REX" (відгук про досвід), "отримані уроки »Або звіти про проекти. Незалежно від результатів проекту, уроки (успіхи чи помилки), отримані в рамках проекту, повинні бути ідентифіковані та виділені, щоб вони були використані у наступних.
Закриття проекту, перехід більше, ніж кінець
Закриття являє собою як завершення проекту, результати якого будуть оцінені, так і передачу до наступного проекту або до постійної діяльності, якщо фаза проекту передує операційній фазі. Тоді всі вироби, вироблені на завершальній фазі, становитимуть цінні ресурси на майбутнє.
Інструменти
Заключний звіт
Останній документ, написаний про проект, він узагальнює виклики проекту, його результати та процеси, які призвели до цих результатів. На додаток до аналізу коефіцієнтів (фінансових, комерційних, кадрових) та технічного звіту, у заключному звіті повинні бути розглянуті відхилення, які спостерігаються від початкового плану проекту. Наступні питання повинні дати можливість провести методологічну оцінку:
- Метод управління проектами - чи зробив вибір плодоношення? (наприклад, Scrum, а не Prince2)
- Планування(Тип діаграми GANTT) - яке середнє відхилення виконання завдання від початкового розкладу? Чи змінився критичний шлях? Якщо так, то якими були причини, екзогенні чи через неправильний аналіз планування?
- Управління завданнями - чи підходила WBS для управління проектами? Чи зазнав він будь -яких змін під час проекту (реорганізація, доповнення); чи присвоєно це командою проекту? Чи був хід проекту достатньо обладнаний (інформаційна панель)?
- Управління ризиками - чи були належним чином визначені ризики, виявлені на початку проекту? Деякі були недооцінені або недооцінені? Які фінансові наслідки (резерви, проскакування)?
Контрольний список закриття проекту
Це перелік завдань та результатів, які мають бути виготовлені в кінці проекту, щоб остаточно підтвердити завершення проекту за належних умов. Як правило, це відбувається в трьох областях:
- Управління документами -звіт про завершення проекту, архівування, пропозиції щодо внесення змін до довідкової системи управління проектами тощо;
- Управління контрактом - останні рахунки -фактури, останні платежі, останні результати, які необхідно подати, звіт про послуги, надані комітентом…;
- Задоволеності клієнтів - перелік вимог, які виконуються та не виконуються, офіційний відгук (форма, надіслана в кінці завдання, CRM) та неофіційний відгук від клієнта, випуск сайту чи приміщень, якщо є, тощо.
Цей контрольний список є надзвичайно важливим, оскільки він дозволяє "фізично" закрити проект, наприклад архівування файлів або звільнення виділених приміщень, дозволяючи працівникам визнати закінчення проекту і оплакувати його.
Належне закриття проекту також посилає сигнал до поточної діяльності, яка в кінцевому підсумку може повернути зміст проекту в робочу форму або в деяких випадках відновити людські ресурси.
Заключна зустріч
Він здійснюється керівником проекту у «відкритому» режимі, тобто всі співробітники повинні вміти висловлювати свої почуття та здійснювати власну оцінку проекту (технічну, управлінську, методологічну).
Це можливість визнати внесок кожного в результати проекту, яким би не був результат. Підготовчі документи до засідання (резюме заключного звіту, презентація результатів), а також порядок денний будуються разом з усією командою. Нарешті, залишається лише відсвяткувати закінчення проекту, бажано в більш неформальній обстановці.
Передові практики
Коли закрити свій проект?
Процес закриття слід здійснити незадовго до офіційного припинення проекту або незадовго до нього, залежно від того, санкціонований він подією або доставкою результату. Не слід втручатися занадто рано, інакше деякі результати ще не будуть помітні.
Також не бажано закривати свій проект занадто пізно, ризикуючи, що минулий час створить спотворення у сприйнятті виконаної роботи або що знання, отримані співробітниками, "випаруються", і в кінцевому підсумку лише складуть звіт полив огорожі.
Як ефективно повідомляти про закриття проекту?
Тут необхідно буде відступити від проекту, щоб витягти з нього те, що може бути корисним для певного типу громадськості: внутрішнє (працівники постійної діяльності) або зовнішнє (наприклад, для проектів громадської інфраструктури); на тематичному (діловому) або функціональному (методологічному) рівні. Існує два основних способи внутрішньої комунікації щодо проекту на завершальній фазі:
- Папір або цифрові носії : інформаційний бюлетень, брошура, брошура, короткий звіт … Тон спілкування в цьому випадку повинен бути адаптований відповідно до цільової аудиторії.
- Зустрічі для презентації проекту третім сторонам : співробітників, або навіть зовнішніх, можна запросити до участі у презентаційній сесії проекту, яка зосереджуватиметься на найважливіших моментах проекту, таких як впроваджені технічні чи методологічні інновації, або уроки, які необхідно засвоїти. Бажано, щоб назва зустрічі була цільовою: "Відповідайте на заклик до інноваційних проектів: уроки з гнучкої методики, застосованої до державного сектору", а не "Звіт проекту Х".
