1 - Визначення зацікавлених сторін проекту
Це все люди та організації які мають відношення до проекту. Або вони безпосередньо беруть участь у проведенні операцій, або на них впливає початкове питання, вибір або впровадження рішень. Деякі зацікавлені сторони можуть надавати вплив на різних рівнях.
Ці ключові гравці знаходяться як всередині - на будь -якому рівні ієрархії компанії - так і зовні (постачальника, якого турбують нові методи постачання замовника тощо).
Наприклад, оператор виробництва, визнаний експертом у своїй функції, вимагає особливої уваги, щоб врахувати його досвід, передбачити управління змінами тощо.
За визначенням, проект об’єднує велику кількість акторів, настільки різних між собою, а також їх власні очікування та потреби. Ви повинні скласти ці профілі, щоб задовольнити їх і в кінцевому підсумку досягти цілі, поставлені перед вами .
Хто залучені сторони?
Як ми щойно побачили, список потенціалів дуже великий. Ось основні профілі:
Внутрішньо:
- Спонсор (або заявник, або навіть внутрішній клієнт): це перший, кого стосується проект
-
Спонсор проекту : спонсор проекту, керівник проекту.
- Постраждали користувачі, послуги : ті, кого безпосередньо турбують результати (наприклад, відділ продажів нового програмного забезпечення CRM). Слід брати до уваги як керівників відділу, так і працівників. Ці кінцеві користувачі займають центральне місце в проекті, оскільки вони будуть безпосередньо користуватися послугою, новою організацією або продуктом, отриманим у результаті проекту.
- Напрямок : являє собою кінцеву силу прийняття рішень та контролю
- Команда проекту : у тому числі керівник проекту а також інші члени команди
- Залучені служби підтримки : бухгалтерський облік, логістика, людські ресурси, ІТ тощо, які надають підтримку в контексті аналізу та проектування рішень.
- Акціонери: вони чекають результату, вистави, що покращує їх спадщину
- Інші експерти : час від часу надавати поради (функціональні директори тощо)
- Профспілки та представники працівників: ці зацікавлені сторони пильно відстоюють інтереси працівників.
Зовні:
Обсяг зацікавлених сторін, який необхідно враховувати, не обмежується межами компанії …
- Клієнти: перші стосуються ззовні, безпосередньо впливають, якщо їх роль у використанні продукту чи послуги, наданої проектом, - або опосередковано (наприклад, у випадку організаційного проекту, призначеного для покращення якість процесу) .
- Постачальники : матеріал, послуги, праця
- державні органи : у випадку, якщо ваш проект має бути частиною чіткої правової бази
- Різні спільноти користувачів, вболівальників тощо. Присутні в соціальних мережах.
- Приватні організації: це різні асоціації, громадські організації …
- Інвестори та фінансові партнери: вони мають вимоги щодо прибутковості та забезпечення ресурсів.
2 - Чому ви стурбовані зацікавленими сторонами вашого проекту?
Віддати тобі всі шанси на успіх у вашій роботі як керівник проекту ви повинні визначити всіх зацікавлених сторін, а також їх очікування, проблеми та вимоги. Важливо вміти залучати їх до свого проекту. І передбачити їхнє управління.
Після того, як ця робота буде виконана, проаналізуйте, як вони можуть позитивно чи негативно вплинути на проект. Деякі актори мають право зіпсувати це в будь -який момент.
Також виділіть людей, на яких ви можете покластися, щоб переконати, передати повідомлення, отримати додаткові ресурси … Підтримка часто має вирішальне значення для успіху проекту.
3 - Аналіз зацікавлених сторін
Як визначити зацікавлених осіб?
Ми радимо вам почати з першого кола: ті, хто є найбільш залученим / постраждалим, наприклад спонсори, кінцеві користувачі тощо, перерахувати їх, а потім запитати, на кого ще може вплинути проект та з якої причини.
Потім продовжуйте так само з новими контактами: збирайте їх пропозиції та поради.
Як проаналізувати їх зв'язки з проектом?
Щоб повністю зрозуміти, як на кожну частину можна вплинути, ви можете:
- Обмін безпосередньо під час співбесіди
- Отримайте думку колег або інша зацікавлена сторона
- Проаналізуйте проектну документацію : попередній проект, вивчення можливостей, техніко-економічне обґрунтування, аналіз ризику … кожен раз думаючи, на кого це може вплинути чи якісь конкретні очікування
Плануйте дії
Ваші дії не обмежуються виявленням присутніх сил. Ти мусиш розробити реальний план управління зацікавленими сторонами відповідно до їх профілю.
Для деяких дій слід очікувати. Це, по суті, дії комунікації: деталізування цілей та прийнятого методу, інформування про хід операцій, попередження про ймовірний ризик, про виниклі труднощі тощо.
Після визначення, подумайте про те, щоб включити їх у свій план комунікації проекту.
Побудуйте зведену таблицю
Перевіривши інформацію, ви можете створити точні профілі та при необхідності пов’язати дії:
|
Внутрішні або зовнішній | ім'я | функція | Опис | Вплив або очікування | Дії, які необхідно реалізувати |
Занотовувати :
Чим відрізняється вимога від очікування? Вимога чітка, це те, що створює проект. Наприклад: можливість обробляти вдвічі більше скарг клієнтів з однією командою. Очікування мається на увазі. До них відносяться прямі чи непрямі переваги результату. Наприклад, запитувач може очікувати, що рівень стресу в його команді знизиться, надавши їм інструменти для швидшого та легшого вирішення скарг клієнтів. Це не вимога, а неявне очікування.
Посібник PMBOK ®, радить оцінити вплив та / або підтримку кожної сторони, використовуючи матрицю повноважень / інтересів. Це подання дає синтетичне бачення зацікавлених сторін, яке слід враховувати як пріоритет, а також тип пов'язаних дій:
