Перш ніж приступати до проекту вдосконалення процесу, необхідно розібратися з його характеристиками та принципами роботи. SIPOC - це дуже цікавий інструмент, який дає огляд. (Повторно) дізнайтеся, як ним користуватися.
Що таке SIPOC?
Ця абревіатура означає Постачальник Вхідний процес Вихідний замовник (FIPEC французькою мовою для постачальників - Вхідні дані - Процеси - Вихідні дані - Замовники або FITEC, "Р" процесу стає "Т" Трансформації).
Це метод, присутній у наборі інструментів 6 сигм (у фазі «Визначити» процес удосконалення DMAIC: визначення проблеми ). Ми запевняємо вас, що не потрібно бути "чорним поясом", щоб знати, як ним користуватися. Тим більше, що це актуально для великої кількості проектів на стадії аналізу та діагностики.
Функції цього інструменту
Цей простий у використанні інструмент, який використовується командою проекту, полегшує загальне розуміння того, як процес працює для різних цілей:
- підготувати картографування
- документувати процес
- аналізувати несправність
- визначити обсяг проекту та акторів, яких це стосується
- описати теперішню ситуацію проти майбутньої
- …
Даючи відповіді на такі питання, як:
- Що таке вхідні елементи?
- Хто є зацікавленими сторонами? Постачальники та клієнти?
- Які їх вимоги?
- Які є різні стадії процесу?
Дуже оперативний інструмент
SIPOC матеріалізується за допомогою візуального документа, такого як:
S ПОСТАВКИ: ідентифікація внутрішніх та зовнішніх постачальників, постачання вхідних елементів
Я ВХОДИ: перелік вхідних даних (інформація, матеріали тощо), що забезпечують процес і трансформуються в майбутньому
Стор ПРОЦЕС: опис основних видів діяльності, кроків, завдань та операцій (не вдаючись у подробиці), які перетворюють вхідні дані у результати
О. ВИХОДИ: перелік результатів (результатів, виробництв, документації тощо), призначених для клієнтів (або для інших подальших процесів)
VS КЛІЄНТИ: ідентифікація внутрішніх та зовнішніх клієнтів, посередників та кінцевих споживачів
Етапи реалізації діаграми
Дотримуючись логічного підходу, використання SIPOC є ефективним, залишаючись простим.
-
Обов’язкова умова - сформувати команду, яка буде працювати над проектом.
Засіб використовується у формі майстерні , за допомогою дошки та приміток Post-It, або готової до використання діаграми, створеної в Excel, PowerPoint тощо.
Мозковий штурм є найкращим методом для визначення елементів, що характеризують організацію.
Опишіть процес
Це перший крок. Найпростіше почати з цього кута: опишіть 4-6 основних операцій, що виконуються в межах досліджуваного процесу . Роблячи це, ви потрапляєте в суть справи. Бажано зафіксувати операції початку та закінчення, а потім завершити дії, пов’язані між двома кінцями.
Важливий момент - дотримуватися основних видів діяльності, не заблукаючи у надто багатьох деталях. Метою SIPOC є побудова синтетичного огляду.
Приклади питань: чого досягає процес? Які основні види діяльності?
Зверніть увагу на виходи
Як тільки ви дізнаєтесь, що робить процес, опишете його механіку, ви можете перерахувати результати.
Питання: що дає процес? Яку інформацію, послуги, документи… ми можемо знайти на виході?
Порахуйте клієнтів
Зверніть увагу на зовнішніх та внутрішніх клієнтів, які отримують вигоду від "результатів" попереднього кроку
Питання: Для кого призначені вихідні елементи? Хто ними буде користуватися? Хто їх чекає?
Визначте записи
Провести інвентаризацію ресурсів, які стимулюють процес.
Питання: що живить процес? Що йому потрібно для функціонування?
Знайдіть постачальників
Перелічіть постачальників, які поставляють елементи введення.
Питання: хто надає дані, матеріали, послуги, документи, визначені на попередньому етапі?
Ще одна перевага цієї діаграми: кожен крок дає можливість заблокувати попередній і заповнити прогалини при необхідності. Наприклад: перелічивши клієнтів, команда може зрозуміти, що прогулянка була пропущена.
Посилання на цей файл: Управління процесами - організація компанії
