Почуття організації - це важливий актив як для вас, так і для вашої команди! Йдеться також про одна з м'яких навичок, високо оцінена компаніями , тому що це, серед іншого, спонукає вас до того, що ви вмієте керувати пріоритетами, стрес, бути прозорливими щодо своєї місії та мати певне почуття прихильності.
Однак, хоча і виникає спокуса скористатися багатьма перевіреними методами управління роботою, стресом чи подібним, важливо пам’ятати, що навчання цим підходам часто займає багато часу і коштує не незначно.
Тому, перш ніж вдаватися до цих тренінгів, бажано налагодити у своєму повсякденному житті деякі корисні звички. Практики, які здебільшого випливають із здорового глузду.
Швидка навігація
- Почуття організації, м'яка майстерність, яку цінують компанії
- Як бути більш ефективним, а отже, більш спокійним в офісі?
- Знати, як виявити паразитичні звички та організувати своє робоче середовище
- Передбачити, передбачити
- Класифікуйте, розставляйте пріоритети, плануйте
- Отримайте допомогу (делегуйте та використовуйте відповідні інструменти)
Відкрийте для себе чому почуття організації є величезним надбанням у компанії та які різні важелі - одні походять від простого здорового глузду, інші менш інтуїтивно зрозумілі - працювати, щоб підвищити ефективність своєї роботи! Поради, які можна застосувати і в особистому житті!
Почуття організації, затребувана майстерність
Ефективність на роботі не означає наполегливу роботу 8 або 9 годин - іноді більше. Так може бути під час виняткових подій чи проектів, але якщо ваше повсякденне життя є частиною цієї скаженої гонки за часом, це безпечна ставка, що ваша реальна продуктивність близька до мінімуму.
Почуття організації не тільки дозволить вам працювати спокійніше та ефективніше - оптимізуйте свої дні, не пропускаючи декількох перерв, щоб зарядити батареї та відчути певне задоволення, а й бути оціненим як вашим начальством, так і співробітниками та колегами. .
Ця здатність є однією з «м'яких навичок», які дуже затребувані компаніями. Це цілком зрозуміло з кількох причин. Знати, як організувати потенційних клієнтів, серед іншого:
- мати просвітлене бачення своєї місії (чітко усвідомлювані цілі, відчуття наслідків його дій та дій його команди, вміле управління навичками, оптимальне управління змінами тощо),
- приймати ефективні рішення за будь -яких обставин (особливо під час напруженості чи конфлікту),
- знати керувати непередбаченим ,
- слухати інші (коли у вас ніс у кермі, важко залишити місце для інших),
- мати можливість залишають місце для творчості та інновацій ,
- проявити прихильність до своєї компанії,
- керувати своїм часом - і ваших працівників - оптимально (організованість дозволяє, серед іншого, бути доступним і уважним до вашої команди, коли виникає така потреба),
- управляти стресом і його емоції,
- знати, як відмовити ,
- тощо.
Поради та хитрощі щодо підвищення ефективності роботи в офісі
Окрім загальновідомих методів управління часом, стресу та ефективності на роботі (Pomodoro, GTD, Matrix Eisenhower тощо), якими, звичайно, слід оволодіти, існують деякі хороші практики, які є простими та швидкими реалізувати з метою покращення своєї організації.
Самопізнання та здоровий спосіб життя
Ефективність починається з відмінне знання того, як це працює, і мінімум дисципліни Знання того, як визначити, що даремно витрачає ваш час, дозволить вам уникнути підводних каменів, щоб не загубитися, і таким чином збільшити ефективність.
Відсутність ефективності - особистої та / або професійної - може мати кілька причин, які необхідно знати, як їх ідентифікувати, щоб нейтралізувати:
- відволікання різноманітні та різноманітні (смартфон, який постійно вібрує, подає звуковий сигнал або блимає, падіння концентрації через неспокійні вечори та / або ночі, маса файлів, які залишаються на утриманні, які продовжують збільшуватись, після того, як накопичуються непрочитані електронні листи, тощо),
- схильність до зволікання ,
- витрачений час на пошуки папку, ручку, пароль тощо.
- розсіювання у вирішенні різних завдань …
Як тільки ці елементи були помічені, прийшов час діяти! Вимкніть звук телефону або ввімкніть його, щоб вас не турбували різні сповіщення, коли вам потрібно зосередити всю увагу на важливому файлі, наприклад. Організуйте також своє робоче місце та запровадіть стратегії для оптимізації часу перебування в офісі (див. Наступні моменти) та зменшення небажаних перешкод (двері зачинені, при необхідності підпишіть «не турбувати», своєчасно переадресовувати дзвінки для завершення термінової справи, тощо).
Водночас цього більше не потрібно демонструвати здоровий спосіб життя має значний позитивний вплив на якість концентрації, настрій, втому, стійкість до стресів тощо. Висипайтесь, регулярно пийте (воду!), Регулярно займайтеся фізичними навантаженнями, проводите час зі своїми близькими, зменшуйте кількість кави та інших горезвісних стимуляторів, добре і достатньо харчуйтесь тощо.
Сприятливе середовище для роботи
Організоване та адаптоване робоче місце, відповідне та легкодоступне канцелярське приладдя, достатня кількість світла, сприятливе робоче середовище тощо. Тут все починається. Таким чином ви гарантуєте подбайте про своє робоче середовище , незалежно від того, ділиться він з іншими, ізольований або навіть у центрі спільної роботи чи вдома …
Передбачити, передбачити
Після того як ваше середовище було оптимізовано і встановлено правильні звички, ви приступаєте до суті справи …
- Навчіться розпоряджатися своїм часом : уникайте зустрічей, поїздок або навіть енергоємних та трудомістких зустрічей з обмеженою корисністю, організуйте час перерви, а також менш напружені моменти, під час яких ви можете, наприклад, бути легше заважати або навіть влаштувати кілька хвилин, щоб підвести підсумки та / або збирати / давати зворотний зв'язок від / своїм працівникам,
- Передбачити : візуалізуйте та відзначте завдання, які необхідно виконати, а також відповідні терміни та розставте пріоритети, ретельно підготуйте свої робочі зустрічі,
- План : визначити для кожного завдання час, який буде виділений; виявляти попереджувальні ознаки можливої напруженості чи небажання в контексті сумнозвісної трансформації, щоб мати можливість діяти швидко та адекватно; залиште місце для затримок та інших можливих піщинок.
Класифікуйте, розставляйте пріоритети, плануйте
- Керуйте вхідною та вихідною інформацією : виділіть щоденний проміжок часу для управління вашими електронними листами, листами тощо. та обробляти отриману та / або зібрану інформацію, поширювати її у разі потреби, ділитися своїм розкладом, коротше… спілкуватися зі своєю командою та іншими робочими партнерами!
- Класифікувати: уникайте роботи з кількома великими файлами одночасно або ефективно розбивайте розділи, а рухайтесь дрібними кроками, а не ходіть повсюди (розріжте великий проект на кілька файлів, наприклад).
- Пріоритети / пріоритети: увійдіть у звичку визначати (особливо за допомогою методу Парето), що є невідкладним, що менш терміновим, що не залежить від вас або що може чекати або передатись третій стороні.
- План : залежно від різних завдань, що мають бути виконані, ступеня пріоритетності кожного з них, терміну та різних необхідних ресурсів, складіть розклад (наприклад, діаграма Ганта чи Ісікави може бути вам у великій допомозі на цьому етапі). ).
Делегуйте та використовуйте потрібні інструменти
Однією з ключових навичок менеджера є вміння делегувати та організовувати таланти та ресурси, якими він володіє, з метою загальної ефективності та колективного успіху.
Що стосується інструментів, що сприяють підвищенню професійної ефективності, їх дуже багато. Для кожного є щось своє, за різну ціну та для різних цілей.
У цій статті ми згадували декілька, до яких ми могли б додати різне програмне забезпечення (електронні щоденники, розклади тощо). Не соромтесь також звернутись до нашого розділу «Організація менеджера» та до наших різних сторінок, присвячених різним інструментам та процедурам, пов’язаним із професійною ефективністю, або розповісти про свої власні методи!
