Слова відлітають, а записи залишаються.
Це може бути дуже спрощений і однаково спрощений підсумок цього розділу! Це ще більш вірно у нашому все більш віртуалізованому світі. Однак ми не повинні плутати кількість та якість … Для ефективного письмового спілкування потрібна чудова, приваблива та ефектна ручка.
Перестарання може спотворити повідомлення, яке передається, а іноді навіть матиме протилежний ефект від очікуваного. Таким чином, зводячи нанівець будь -які зусилля з точки зору спілкування.
Швидка навігація
- Важливість письмового спілкування в бізнесі
- Різні засоби письмового спілкування менеджера
- Кур’єри
- Пам’ятка
- Звіт
- Звіт
- Презентація
Письмове спілкування оперативно та ефективно вимагає мінімальної підготовки, а також хорошого знання деяких передових практик. у цьому питанні: використання правильного засобу спілкування, дух синтезу, адаптоване письмо, різноманітний словниковий запас тощо.
Чому письмове спілкування важливо?
У рамках своєї місії менеджер матиме багато можливостей для письмового спілкування:
- інформувати : передавати різну інформацію своїм працівникам, вашій ієрархії, зовнішнім партнерам тощо.
- переконати : попросіть своїх співробітників зробити такий чи інший крок, докласти таких чи інших зусиль, переконати клієнта у перевазі вибору вашої пропозиції, а не у конкурента тощо.
- представити : новий продукт / послуга, рекламна пропозиція тощо.
- збирати інформацію : з вашими працівниками, постачальниками, клієнтами, різними постачальниками послуг тощо.
- вести переговори : написати ділову пропозицію, скласти пропозицію, узгодити ціну, коли віч -на -віч або телефонні дзвінки неможливі тощо.
Якщо знання, як спілкуватися у письмовій формі, не є ключовим навиком, необхідним для керівної посади, факт залишається фактом письмове спілкування є надбанням за таку посаду. Дійсно, для ефективної передачі інформації важливо знати, як писати добре написані, чіткі, зрозумілі та зрозумілі повідомлення різними співрозмовниками.
Значна частина помилок, суперечок, відмов тощо. походять від помилкового тлумачення, спричиненого дефектом складання. Тому дуже важливо оволодіти письмовим спілкуванням, звертаючи особливу увагу на синтаксис, словниковий запас та граматику кожного письма.
Різні засоби письмового спілкування менеджера
Для спілкування зі своїми військами, своєю ієрархією та різними партнерами менеджер має декілька опор, більш -менш формальних. Кожен із цих засобів масової інформації буде мати пільги відповідно до мети повідомлення, його контексту, його більш -менш конфіденційної, юридичної природи тощо.
Пошта
Письмо на папері чи віртуальне, пошта залишається найпоширенішим засобом спілкування в бізнесі, іноді замінюючи усне спілкування.
Електронна пошта
Електронна пошта або електронна пошта сьогодні є найпоширенішим засобом спілкування, коли йдеться про спілкування. Простий у використанні, він дозволяє синтезувати обговорення, готувати зустріч, інформувати тощо.
Для підвищення ефективності слід знати деякі правила:
- розумно обирати одержувачів : електронна пошта адресована безпосередньо та особисто одержувачу з можливим копіюванням співрозмовникам, яких також стосується повідомлення. Будьте обережні, щоб не перевантажити список одержувачів та людей, які копіюються. Отримання інформації, яка лише смутно хвилює нас, збільшує стрес і знижує ефективність на роботі.
- точно опишіть призначення електронного листа у рядку теми : одержувач повинен мати змогу з першого погляду знати, про що ваша електронна пошта.
- зберігати короткий формат для самого листа . Ми отримуємо багато електронних листів, які ми часто консультуємо на своїх смартфонах, і насправді читаємо по діагоналі. Тому важливо перейти безпосередньо до справи і уникати довгих електронних листів.
Класична пошта
Незважаючи на масову дематеріалізацію документів, паперова пошта, більш формальна, ніж її електронний аналог, зберігає важливе місце у професійних відносинах на різних рівнях: юридичному, соціальному, фінансовому, комерційному тощо.
При надсиланні паперової пошти слід дотримуватися деяких правил:
- чітко визначені відправник і одержувач : це BA-BA комунікації. Лист пише особа / організація і адресується іншій особі, чітко ідентифікованій. Наприклад, розумно, коли ви не знаєте імені особи, яка відповідає за певну службу, з якою ви хочете спілкуватися, заздалегідь запитати, щоб звернутися до неї особисто (назвавши саме цю особу з її ім'ям і, можливо, його ім'я) поштою. Останній, швидше за все, досягне його.
- зазначене місце та дата : 2 нешкідлива інформація, яка може виявитися важливою, особливо у випадку суперечки.
- об'єкт : в ньому коротко і точно описується причина пошти.
- посилання можливо: у контексті листів, що стосуються проекту / поточної справи, буде легше швидко зорієнтуватися.
- ввічливі формули : навіть якщо тенденція полягає у згладжуванні звичайних привітань в один і той самий вираз незалежно від одержувача, і ці формули іноді здаються помпезними, залишається фактом, що їх не слід опускати!
Пам’ятка
Він використовується для короткого спілкування з вашими співробітниками та іншими членами вашого відділу. Необхідно включити таку інформацію:
- характер документа : тут СЕРВІСНА ПРИМІТКА (якщо ви передаєте інформацію ієрархічним начальникам або особам ієрархічного рівня, ідентичних вашому, ви помітите лише "ПРИМІТКА" або "ПАМ'ЯТЬ")
- відправник : ім’я, ім’я, функція та / або відділ
- одержувача : name.s, first name.s, function.s та / або department.s
- повна дата : день місяць Рік
- об'єкт : причина вашого рейтингу
- зміст : детальна, але стисла інформація, яку ви хочете передати
- підпис : ваше ім’я та прізвище
Звіт
Звіт наради використовується для звітування про те, що було сказано - і прийнято рішення - під час наради. Це довідкова підтримка для решти операцій. Він повинен бути стисло, чітко та фактично та передати таку інформацію, як вона була передана під час зазначеної зустрічі :
- гол наради: нагадування про порядок денний,
- датований засідання: повна дата (день, місяць, рік),
- список учасників : перелік подарунків та згадки про будь -які відмовки,
- треті особи в копії : люди, на які непрямо впливають обговорювані теми (ієрархічні начальники, зовнішні постачальники послуг тощо),
- обговорювані теми : підсумок обговорень без додавання особистих або суб’єктивних коментарів,
- висновки та прийняті рішення, де це доречно
- дії, які необхідно вжити із зазначенням відповідальних осіб та терміну дії кожної з цих дій,
- дата та місце можливої наступної зустрічі ,
- коментарі та загальні оцінки.
Щоб (пере) прочитати: знати, як робити нотатки
Звіт
Написання звіту відповідає ті ж вимоги, що і будь -яке інше оперативне письмове повідомлення у бізнесі: лаконічність, чіткість, точність, привабливий, просторий макет тощо. Мета доповіді полягає в тому, щоб дати точну та оперативну відповідь на поставлену проблему, як ніколи, так само як і форму, як ніколи слід розглядати.
Окрім того, розсудливість, як правило, послідовна за змістомреалізуйте резюме та сформулюйте написане логічно. Таким чином, глави, заголовки, субтитри тощо. буде розумно використовуватися, щоб зробити читання більш плавним. Також доцільно додати будь -який документ, який може допомогти зрозуміти звіт або виправдати певні моменти у додатку.
Крім того, метою звіту є, як правило, рекомендація або певна думка щодо певної теми, автор доповіді виходить за межі фактів, що обґрунтовують його висновки .
Презентація
Письмова презентація найчастіше підтверджує усну презентацію. Тому це документ, який залишиться вашим співрозмовникам. Макет, використання кольорів, чіткість у текстах, привабливість, точна інформація … стільки елементів, які потребують особливої уваги.
Якщо це засіб, на який ви можете покластися під час публічного втручання, і не має на меті поділитися ним, макет буде мінімалістичним, хоча і ефективним: основні ідеї, синтезовані у 2-3 словах, написані жирним шрифтом, проілюстровані кількома ключовими словами, що служать як пам’ятки, написані досить великими розмірами, щоб їх можна було легко прочитати під час усного виступу. Ви також можете використовувати різні кольори, щоб легше було орієнтуватися у презентації - особливо якщо у вас втрачена пам’ять.
