Роль, яку часто забувають, а іноді передають спонсору, спонсор виконує важливу місію нагляду та підтримки керівника проекту в різних сферах (залежить від прийнятих компаній та організацій).
Визначення ролі спонсорства проекту
- Кадрування: уточнення потреб клієнтів, визначення цілей проекту, показників ефективності, затвердження результатів роботи тощо за погодженням з іншими зацікавленими сторонами.
- Ресурси: шляхом безпосередньої мобілізації або отримання фінансових чи людських ресурсів (включаючи зовнішніх зацікавлених сторін), необхідних для належного виконання проекту.
- Рішення: коли потрібні арбітражі.
- Техніка: шляхом надання поглибленого досвіду на підтримку керівника проекту на основі його знань та ноу-хау.
- Естафета з керівним комітетом: на підтримку, щоб переконати CODIR та досягти важливих домовленостей. Зауважте, що ця посередницька роль працює в обох напрямках. Спонсор також інформує керівника проекту про вимоги верхнього рядка.
- Між керівником та радником, іноді тренером : надання надійних порад (або навіть директив) під час реалізації проекту та у разі виникнення труднощів (управління конфліктами, затримки, перевитрати бюджету).
- Анімація керівного комітету: для того, щоб проект рухався у правильному напрямку у бажаному темпі.
- Внутрішнє та зовнішнє спілкування: з різною роллю просування проекту та поясненням на різних етапах персоналу та іншим зацікавленим сторонам.
Примітка: У деяких випадках спонсор є джерелом вибору щодо керівника проекту.
Спонсорство проекту - це величезний прискорювач, який допомагає команді проекту досягти поставлених цілей.
Профіль ідеального спонсора проекту
Перевірений лідер, це людина з міцною основою в організації.
Іноді від виконавчого комітету чи правління цього досвідченого працівника знає внутрішню роботу компанії , його функціонування, формальні / неформальні канали комунікації та процеси прийняття рішень для внутрішнього лобіювання. Він знає важелі, які потрібно активувати, щоб отримати задоволення протягом відведеного часу. Це жінка чи чоловік із впливом, що займає посаду на високому ієрархічному рівні.
З сильні навички слухання спонсор знає, як поставити себе в межах досяжності керівника проекту, щоб почути і зрозуміти те, що йому повідомлено. Досвідчений фасилітатор , він надає експертно збалансовану підтримку, щоб допомогти команді проекту у його бізнесі.
Ризики та межі спонсорства проекту
Ефективність дії спонсора полягає в балансі між занадто великою кількістю втручання та недостатньою участю. Важка і водночас центральна вправа для успіху цієї місії.
- З надто настирливим спонсором, ведення проекту може бути неефективним, оскільки будь-яке прийняття рішень має бути підтверджено спонсором. Це обтяжує процеси та створює у керівника проекту відчуття розчарування, яке шкідливо для безперебійного виконання роботи. У таких ситуаціях керівник проекту позбавляється можливості маневрувати, і в крайньому випадку він залишається простим виконавцем.
- За неіснуючої підтримки, спонсор не грає своєї ролі, коли цього вимагає ситуація з моменту його призначення. Керівник проекту залишається сам по собі і стикається з труднощами у доступі до необхідних ресурсів, втрачає багато часу у спілкуванні та переговорах із зацікавленими сторонами … Тут також підривається ефективність управління проектами.
Крім того, спонсор повинен проявляти певний нейтралітет щодо керівного комітету. Занадто залежний від своєї ієрархії, він не зможе зайняти необхідну відстань, щоб оцінити належне виконання проекту за всієї об’єктивності та захистити розумні рішення керівника проекту.
Врівноваженість у дії, збалансованість у відносинах влади, спонсорства вимагає вміння та витонченості, щоб висловити свою цінність.
Ключі до успішного тандему спонсор-менеджер проекту
Добре змащений дует-це фактор продуктивності. Які ключові моменти для оптимальної синергії?
- довірчі відносини між собою. Все починається з франшизи за будь -яких обставин для встановлення здорових відносин. Для цього важливо хороше спілкування: регулярний зворотний зв'язок від керівника проекту для інформування спонсора про життя проекту, прозоре спілкування з боку останнього тощо.
- режим роботи, визначений з самого початку : правила та процедури, встановлені вище за течією для запобігання непорозумінням, непорозумінням, напруженості тощо.
- непохитна прихильність спонсора у проекті: як ми бачили раніше, вкрай важливо, щоб ця підтримка була надана разом з керівником проекту для виконання покладеної на нього місії. Він повинен забезпечувати оптимальну доступність та використовувати всю енергію, необхідну для спільного успіху.
