Який план навантаження?
« Вибачте, цього місяця для мене буде складно » ; « Ні, протягом цього періоду я не зможу гарантувати вам наявність так і так, він уже в проекті Х … ": Який керівник проекту ніколи не чув, щоб ці фрази заперечували, просячи співробітника чи менеджера працювати над проектом?
Як і при формуванні команди проекту, ми швидко опиняємось перед обмеженнями постійної структури. План навантаження - це корисний інструмент для подолання цих труднощів.
Визначення
План навантаження такий підтримка, що описує розподіл ресурсів протягом тривалості проекту. Його мета -оптимізувати розподіл ресурсів та навичок відповідно до потреб та етапів проектів. Зазвичай вона має форму електронної таблиці, але все частіше її інтегрують у програмне забезпечення для управління проектами.
План навантаження (який іноді називають "хронограмою") іноді потрібен на певних ринках, щоб дозволити кандидату продемонструвати свою здатність втручатися протягом усієї служби. Потім покупець може узгодити планування, відповідальне за зміст пропозиції, щоб оцінити реалістичність останньої та її відповідність очікуванням специфікацій.
Навіщо складати план навантаження?
- Зробіть перший кошторис бюджету
У житті проекту його концепція лежить між доопрацюванням розкладу та складанням бюджету. Побудова плану навантажень дає змогу відняти ресурси для мобілізації першої посадки шляхом множення відсотків навантаження на заробітну плату та тривалість призначення.
- Покажіть, що проект має засоби для задоволення своїх амбіцій
Повідомлення плану навантаження постійній структурі дає гарантії контролю ієрархії залучених працівників та шанси на успіх проекту.
- Керуйте проектом в режимі реального часу
Щоб бути корисним, необхідно керувати планом навантаження: його структура повинна робити очевидними перевантаження або надлишкові потужності та давати можливість передбачити нові потреби відповідно до примх проекту (використання зовнішніх ресурсів, якщо це необхідно).
Межі плану навантаження
План навантаження становить корисна підтримка для управління проектом, але не повинна бути для всього, що стає самоціллю. Якщо план навантаження не дотримується, це тому, що він був погано розрахований або через те, що параметр проекту змінився або не був врахований.
Проект спочатку пілотується з огляду на цілі (виражені через специфікації проекту та контролюються за допомогою інформаційної панелі), а не з огляду на його ресурси. Тому план навантаження необхідно регулярно перевіряти, щоб переконатися, що він узгоджується з іншими аспектами.
Будьте обережні, не змінюйте план навантаження занадто часто або без консультацій з працівниками або їх начальством, що є джерелом дискредитації.
Крім того, оперативний вимір плану навантаження залежить від важливості, що надається проекту внутрішньо. Якщо проект страждає від недостатньої наочності чи авторитету у постійній структурі, ресурси, відображені у плані навантаження, з великою ймовірністю будуть лише теоретичними, а в кінцевому підсумку ускладнюватимуть досягнення цілей.
Звідси важливість діалогу з ідентифікованими працівниками та їх ієрархією для просування бачення керівника проекту з точки зору виділених ресурсів.
Етапи виконання плану навантаження
Передумови
- Характер та тривалість виконання завдань : вони будуть ідентифіковані в діаграмі роботи та в розкладі, підготовленому вище за течією.
- Доступність співробітників : ці дані можна збирати різними способами: від керівників, від зацікавлених осіб безпосередньо або через програмне забезпечення, призначене для управління навантаженням працівників.
Порівняння цих даних виявить певні розбіжності. Наприклад, деякі співробітники будуть доступні лише на 50%, коли мова йде про важливі завдання. Тут слід проявляти талант керівника проекту, перерозподіляючи певні завдання або згладжуючи їх з часом - все, наскільки це можливо, за погодженням із зацікавленими людьми. Зокрема, необхідно буде забезпечити, щоб досягнення критичного шляху не було поставлене під загрозу.
Структурування
План завантаження може складатися з двох вкладок: вкладки "планування", яка включатиме таблиці такого типу (тут дуже спрощено):
На другій вкладці мова піде про хронологічний перегляд навантаження кожного працівника та порівняння його з наявністю, зазначеною спочатку:
Залежно від потреб, термінів реалізації проекту або внутрішніх вимог, ми можемо налаштувати деталізацію часових шкал або додати стовпці, щоб розкрити бачення бюджету.
На етапі виконання
Це може бути корисно для відображення на навантаженні індикатора виконання завдань (відсоток, колірний код). Цей моніторинг слід проводити ретельно, щоб не зайвим чином «спалити» наявність співробітників - що є дорогоцінним - або зовнішніх ресурсів - які є дорогими - при використанні консультантів.
План навантаження супроводжує керівника проекту до кінця. Він є має важливе значення для дотримання триптиху витрат-якості-термінів виконання та гарантувати достовірність проекту з точки зору його реалізації.
