Що таке організаційна діаграма?
Це інформаційний та організаційний інструмент, який використовується в компаніях для визначення ієрархічних, організаційних та функціональних зв’язків, які існують між різними професіями у вашій структурі.
Це фотографія в момент "Т" посад, які займають у вашій організації, та відносин, які можуть існувати між ними.
Це також інструмент для розподілу завдань всередині компанії.
Корисність та роль: для чого вона потрібна?
Організаційна діаграма - це, перш за все, комунікаційний інструмент, призначений для полегшення розуміння відносин та зв'язків, що існують у компанії.
Він реалізує такі цілі:
- Розуміння організаційного функціонування компанії чи команди для новачків.
- Краще знання своїх співрозмовників, їх ролей в компанії, зв'язки між підприємствами та відносини підпорядкування які можуть існувати всередині нього. Таким чином кожен знає своє належне місце в команді, більше немає ніякої двозначності щодо ієрархічних посад. Тому таке відображення значно сприяє ефективності бізнесу.
- Це також інструмент аналізу дисфункції. Членам керівництва корисно виправляти існуючі організаційні проблеми, коли це необхідно.
- Він сприяє оптимізації організації шляхом переосмислення завдань, покладених на працівників. Тому цей інструмент сприяє зменшенню вартість вашого фонду оплати праці.
- Використовується зовнішньо (клієнтами або партнерами), це для них засіб визначити діяльність компанії та ефективно виділити співрозмовника до яких звертатися, виходячи зі своїх конкретних потреб.
Для того, щоб цей документ був ефективним, його необхідно постійно оновлювати (протягом внутрішня рухливість , а Створення робочих місць або до прихід нового працівника в суспільстві). Це живий документ, який має сенс лише за умови регулярного оновлення.
Регламент: що говорить закон?
Не існує юридичного зобов’язання створити таке представництво. Це практичний і настійно рекомендований документ, але аж ніяк не обов’язковий.
Як створити організаційну діаграму?
Дизайн цього інструменту проходить кілька важливих етапів:
- Оберіть працівника, відповідального за його розвиток. Ця особа повинна володіти графічними навичками та достатнім стажем роботи, щоб розуміти особливості діяльності компанії.
- Зробіть інвентаризацію всіх позицій, які складають вашу структуру.
- Визначте функціональні зв’язки, що існують між кожною професією, а також їх підлеглі стосунки.
- Перейдіть до графічного дизайну цієї картографії.
Різні типи існуючих організаційних схем:
Існує 3 основних типи, які представляють різні уявлення про функціонування суспільства.
Діаграма організації піраміди
Найчастіше використовується в бізнесі. Вертикальні лінії визначають зв'язок субординації (найвищий рівень ієрархії знаходиться у верхній частині діаграми). Горизонтальні лінії показують завдання на тому самому ієрархічному рівні з відносинами однорангових.
Ось приклад:
Діаграма організації дерева
Читання проводиться зліва направо, а ліворуч показано найвищий рівень ієрархії компанії.
Складена організаційна діаграма
Суміш між пірамідою та деревом. Тому він читається зверху вниз і зліва направо одночасно.
Вибір інструменту
У вашому розпорядженні є кілька комп’ютерних інструментів для полегшення оформлення цього графічного документа.
Найбільш широко використовуваним носієм залишається пакет Microsoft Office, який має такі переваги:
- мати легкий доступ (Word, Power Point та Excel, провідне програмне забезпечення у професійному світі),
- простий у використанні, оскільки він надає доступ до вже існуючих діаграм (так званих «SmartArts»), які вам потрібно буде заповнити лише своєю внутрішньою інформацією (посади, імена відповідних співробітників, фотографії для полегшення читання та створення більш жвавого документа ),
- це також дуже ефективний інструмент, який пропонує різноманітні, чіткі та легко інтерпретовані діаграми.
Додаючи фотографію кожного працівника, організаційна діаграма стає більш зручною для користувачів і дозволяє вам поставити обличчя перед іменами
Поради щодо виробництва
Щоб полегшити читання та розуміння, цей документ повинен бути зрозумілим і читаним на перший погляд, тому не перевантажуйте його інформацією.
Чим більша структура, тим менш детальною буде організаційна схема, щоб обмежити труднощі читання та ризик втрати сенсу.
Також у випадку великої компанії глобальний погляд корисний, але може знадобитися також розробити його для кожного з відділів, що складають структуру, щоб полегшити розуміння та читаність.
Межі цього засобу
Що стосується розподілу завдань у компанії, це ієрархічне представлення не є найточнішим інструментом. Усі завдання та місії, пов’язані з професією, чітко визначені в посадових інструкціях працівників . Інструмент дає лише загальне уявлення.
Незважаючи на свою корисність, це уявлення про структуру залишається лише діаграмою , це жорсткий інструмент і дуже негнучкий. У ньому не висвітлюється багатогранність професії та поперечність місій, прив'язаних до кожної посади.
У суспільстві у вічному русі це не є достатньо гнучким інструментом, щоб вистачити на уявлення про складність організації від компанії.
Сучасні підприємства все частіше створюють мережі та передають на аутсорсинг велику кількість завдань та робочих місць. Блок -схема не виділяє ці режими роботи.
Така фотографія вашої компанії є в кінцевому підсумку корисним, але недостатнім документом для повного розуміння вашої внутрішньої організації.
Якщо це зроблено чітко і чітко, воно, тим не менш, залишається дуже ефективним інструментом для визначення загального функціонування структури, воно дає загальне бачення, яке полегшує розуміння та привласнення працівників, які інтегрують його, та зовнішніх контактів
