Тихі збори: тиша та продуктивність на нарадах

Походження прямо з США і вже перевірене деякими великими лідерами (зокрема, Джеффом Безосом, генеральним директором Amazon або навіть, мовчазні зустрічі - або мовчазні зустрічі французькою мовою - є стриманими. Однак вони були б більш продуктивними, ніж традиційні зустрічі.

Дійсно, Стівен Г. Рогельберг, видатний американський професор менеджменту - також консультант великих груп, провів аналіз ефективності зустрічей та феномену возз’єднання. Він відкрив це семінари, де виступи були повністю заборонені або лише протягом певного періоду часу, були більш продуктивними.

Тоді у нього виникла ідея замінити галасливі усні байншторми, де учасників іноді змушують голосно говорити, щоб їх почули, "написанням мозку". Ідея полягає в тому, щоб кожен записував свої ідеї та думки на аркуші паперу анонімно, а не говорив. Тоді фасилітатор може або розповсюдити документи серед групи навмання, або показати їх, щоб кожен міг їх прочитати і, можливо, заповнити.

Що таке "мовчазна зустріч"?

Зустріч може проводитися практично або фізично. Мета такого сеансу - дозволити всім учасникам прочитайте детальний зміст зустрічі, продумайте її окремо По -перше, висловлюючи при необхідності свої думки та інші ідеї, зауваження тощо. письмово як і коли анонімно до того, як все буде зібрано.

Виступ може бути повністю заборонено або лише на визначений заздалегідь період часу, протягом якого кожен учасник може або письмово поміркувати над поставленою проблемою, або взяти до відома документ, розповсюджений ведучим, та надати свою думку. Повний тощо. .

Один із варіантів - встановити на початку кожного засідання хвилину мовчання, під час якої кожен учасник приділяє час (пере) ознайомленню з порядком денним, питанням для обговорення, а також метою цієї зустрічі. Тоді, лише після, відкрийте слово та біржі. Це дозволяє фасилітатору переконатися, що всі знайомі з предметом, що підлягає опрацюванню, і що рефлексія буде плідною.

Переваги та обмеження

Якщо ці мовчазні зустрічі все ще відносно рідкісні, залишається фактом, що вони дають значну кількість переваг, коли ви знаєте, як їх проводити.

Сильні сторони

• Це породило б більша ефективність мислення і створювати менший стрес для учасників, створюючи атмосферу, сприятливу для концентрації.
• Письмова сторона зустрічі спонукає a краща підготовка порядку денного, різних тем для обговорення та цілей .
• Анонімність анотацій надає а більш демократичний аспект обміну та пропонує кожному можливість висловитись і / або бути почутим без страху виглядати смішним або засудженим.
• Файл ідеї більш творчі, продумані, якісніші ніж під час усних дебатів.
• Файл учасники мають час поглинути інформацію доставлений їм,
• Файл менш непотрібні або безплідні дискусії ,
• Ті, хто відсутні, мають точний і детальний протокол зустрічі.

Недоліки

• Однак підготовка мовчазної зустрічі потребує більше часу. ніж класична зустріч.
• Ці мовчазні сесії є не дуже підходить для тривалих майстерень .

Як організувати мовчазну зустріч?

Ці зустрічі можуть бути абсолютно беззвучними - все робиться письмово - або лише частково - вони починаються з мовчазного читання питання, яке підлягає вирішенню, а потім відкриваються для усних дебатів.

Вони можуть мати різні форми:

• Зустрічі, де всі фізично присутні в тій же кімнаті, під час якої ціла або частина зустрічі проходить у тиші.
• Віддалені зустрічі для яких кожен учасник письмово спілкується з іншими за допомогою програмного забезпечення, такого як скайп (цей тип зустрічі потім називається «мовчазним скайпом»). Таким чином, інформація передається у письмовій формі, при цьому кожен відстежує сказане.

Більше, ніж будь -коли, роль фасилітатора / фасилітатора є надзвичайно важливою у зустрічах такого типу. Тому важливо ефективно готуватися.

1. Підготовка

   • Напишіть детальний порядок денний, який ви надсилаєте зацікавленим сторонам і який містить:
     • погодинно, домовленості про зустріч (віртуальну, фізичну - у цьому випадку вкажіть точне місце зустрічі).
     • учасників - особа, посада тощо. Вкажіть ім’я ведучого.
     • тип зустрічі : вкажіть хід цієї мовчазної зустрічі - зазвичай 30 хвилин мовчазного читання з подальшим письмовим або усним обговоренням, тривалість якого ви також повинні визначити (змінюється залежно від теми наради та питань). Якщо потрібно розглянути декілька важливих питань, не соромтеся розділити зустріч на декілька затишних зустрічей одна за одною.
     • пункти, які будуть обговорюватися.
     • гол деталі зустрічі
   • Підготуйте - або підготуйте - документи, які будуть прочитані мовчки:
     • Напишіть по одному документу для кожного обговорюваного питання, включаючи всю важливу інформацію, необхідну для обговорення.
     • будьте чіткими та конкретними, використовуйте речення, а не лише ключові слова. Мета - розпочати діалог.
     • включайте якомога більше інформації, щоб уникнути необхідності шукати інформацію в іншому місці.

2. Проведення мовчазної наради

   • Швидко згадуйте про хід робочого заняття зокрема уточнюючи час, відведений на різні етапи наради.
   • Починати з вимагати мовчазного читання розповсюджених документів .
   • Дайте зрозуміти, що перед тим, як коментувати або задавати питання, рекомендується дочитати документи до кінця.
   • Кожен з учасників коментує документи його коментарів, думок тощо.
   • За цей час читання та письмових коментарів фасилітатор - ви чи інша особа, призначена заздалегідь - вже може визначити питання, які потребують усного обговорення - протилежні думки чи джерела непорозуміння та / або конфлікту тощо.
   • Вкажіть закінчення часу мовчання .
   • Ведіть дискусії на основі елементів, які ви помітили у письмових коментарях.

3. Закриття сесії

   Перед тим, як перервати засідання, ви вказуєте, які дії необхідно виконати, до якого терміну, ким і, можливо, призначити нову мовчазну зустріч.