Ми дуже часто маємо обмежений час для виконання дуже великої кількості завдань. Однак організованість у вашій роботі є запорукою економії часу та ефективності, не кажучи вже про спокій, який з цим пов’язаний.
Безліч завдань, більш -менш перевірених, непередбачених надзвичайних ситуацій … менеджеру іноді буває важко відвести голову від керма і пройти необхідну відстань для адекватного та ефективного управління речами.
Тому йому важливо знати, як робити вибір, зосереджуючись на тому, що заслуговує на лікування. Іншими словами, "робити правильні речі в правильному порядку" або навіть мати можливість розібратися в різних пріоритетах.
Чому пріоритети?
Знання того, як організувати свою роботу та визначити пріоритетність завдань, які необхідно виконати, є, по суті, одним із ключів до успіху будь -якого менеджера - як для нього самого, так і для всієї його команди чи навіть для всієї компанії. Можливість перебирати різні надзвичайні ситуації, зобов’язання та інше дозволяє менеджеру, зокрема:
- Витрачайте менше часу : припиніть витрачати час на непотрібні завдання або завдання, які можна делегувати.
- Зменшити стрес : організований розум - це більш спокійний розум.
- Припинити зволікання : братися за справу і працювати над шкідливими звичками.
- Збільшення ефективності : уникайте зволікань годинами, щоб знати, якому завдання віддати пріоритет, структурувати свою роботу та як вона працює.
- Будьте більш доступними для своїх співробітників : розставте пріоритети, щоб звільнити час і мати можливість повністю вислухати своїх співробітників.
- Краще керуйте непередбаченими і розумійте зміни : плануйте свою роботу, щоб зберегти деяку свободу дій для непередбачених подій і таким чином ефективніше вести трансформації.
- Розвивайте свій емоційний інтелект : відірватися від своїх обмежувальних переконань, а також від усіх підривних почуттів, які підривають роботу та спотворюють наше сприйняття речей та їх ступінь важливості.
Методи та інструменти управління пріоритетами
Широкі схеми роботи з визначення пріоритетів можна простежити таким чином:
- Визначте : чітко перерахуйте всі завдання, які потрібно виконати, не надаючи їм на даний момент жодного ступеня важливості чи терміновості.
- Проаналізуйте : класифікуйте різні пункти, перелічені вище: що ви повинні зробити особисто, що ви можете делегувати, а також часові межі дій, терміновість та ступінь важливості кожного з них.
- Діяти : як тільки пріоритети будуть перераховані, важливо швидко вирішити найважливіші з них, а потім розгорнути план пріоритетів, як визначено.
- Слідувати : регулярно аналізувати хід проектів та розвиток надзвичайних ситуацій та / або пріоритетів, щоб скоригувати ваш план дій.
не забудь делегувати те, що може бути. Бажання зробити все не має сенсу, якщо у вас немає часу, щоб все зробити вчасно.
Нижче, а також на наших доданих сторінках ви знайдете деякі методи, прийоми та інструменти. Ви вільні прийняти найбільш підходящу для вашої ситуації або ту, з якою вам найбільше комфортно.
Класифікація A-B-C-D
Це простий перелік завдань / проектів, які необхідно виконати. Розгорніть свій список за такою класифікацією:
- A - Основні завдання, які необхідно виконати . Для деяких питання не виникає, оскільки ставки великі. З ними потрібно негайно боротися. Зверніть увагу, чи будуть вони делеговані чи ні, і якщо так, то кому, коли і т.д.
- Б - важливі, але на ступінь нижче перших . Ставки є більш помірними з точки зору часу та / або впливу.
- VS - Клас тут ті, які цікаво робити , але які не мають впливу. Це більше.
- D - Ті усунути : це ті, які не приносять доданої вартості і не мають реального значення. Це може стосуватися деяких адміністративних завдань.
Пройдіть кожну категорію і в кожній перекласифікуйте: A1 - A2 - A2 - B1 … від найважливішого, пріоритетного до найменш термінового. Це дає вам пріоритетний список.
Трюк : якщо ви вагаєтесь щодо завдання, порівняйте його з іншими, вже класифікованими: "Який із двох є найважливішим?". Ви будете знати, де його розмістити.
Матриця важливості / невідкладності Ейзенхауера
Ця матриця також заснована на 4 коробках, що поєднують 2 осі: важливість і терміновість . Він дозволяє розбити кожну позицію відповідно до цих 2 критеріїв, щоб отримати синтетичне прочитання пріоритетів. Звичайно, завдання у вікні "важливе / термінове" вимагають якнайшвидших дій .
Ви також можете взяти до уваги інші критерії, наприклад час, необхідний для виконання завдання, або врахувати простота обробки .
(повторно) Відкрийте матрицю Ейзенхауера, щоб визначити завдання, які будуть делеговані, та визначити дії.
Техніка POMODORO
Цей підхід ґрунтується на доведеному факті, що зосередженість на безлічі завдань протягом робочого дня без справжньої перерви є абсолютно непродуктивною.
Метою підходу є залишайтеся на 100% зосередженими на одному завданні протягом 25 хвилин (1 сеанс), а потім зробіть перерву перед початком другого. Більша перерва робиться після кількох сеансів. Простий метод, але приголомшлива ефективність!
Читати: техніка Помодоро докладно
Метод NERAC
Ось такий підхід дозволяє отримати ефективність в управлінні часом, створивши просту таблицю заповнити. Його назва походить від абревіатури, на яку вона посилається, кожна буква являє собою стовпець таблиці:
- "N" для Занотовувати : у цьому першому стовпці перераховані всі дії / завдання / проекти, які необхідно виконати без пріоритету або будь -якого часового порядку.
- "E" для Оцінити : тут йдеться про оцінку "очікуваної тривалості" кожного з перерахованих вище завдань.
- "R" для Забронювати : мета полягає в тому, щоб зберегти певний запас маневру на непередбачене - включаючи час, відведений на управління останнім, а також необхідні корективи, якщо це необхідно.
- "Має за Арбітраж : ступінь важливості / терміновості кожного завдання вирішується шляхом визначення відповідних рішень, а також часу їх виконання.
- "Це за Контроль : це передбачає призначення менеджера, відповідального за перевірку належного виконання завдання, досягнення цілей, дотримання строків та аналіз будь -яких розбіжностей між прогнозом та фактичним.
На закінчення важливо сказати, що Хоча існує безліч інструментів та різноманітні та різноманітні підходи до визначення пріоритетів, нічого не станеться без справжньої волі та певної дисципліни з вашого боку.
