Також, як тільки ми говоримо про зустріч, продуктивні рими з програмою, підготовленою, продуманою, написаною та поширеною заздалегідь! Це, щоб уникнути занадто частого синдрому гострого стерильного реюніоніту …
Що таке порядок денний?
Загалом, цей інструмент є запрошенням взяти участь у зустрічі з іншими людьми, які ретельно названі та представлені, у певному місці, даті та часі, на певну тему, і все це супроводжується короткою програмою святкувань.
Занадто часто недооцінюють, ефективний та добре сформульований порядок денний-запорука успішної зустрічі. Він визначає рамки для обговорень, готує всіх до того, що буде сказано, і намічає очікувані цілі наприкінці зустрічі. Крім того, учасники усвідомлюють цінність своєї присутності, тим самим надаючи ще більший сенс своїй місії.
Навіщо будувати графік зустрічей?
Складання та написання порядку денного, яке ви надсилаєте після завершення, усім учасникам запланованої наради, допомагає надіслати повідомлення про те, що зустріч дійсно буде продуктивною. Ви не запрошуєте всіх цих маленьких людей для задоволення побачити їх або для банальних дискусій настільки трудомістких, оскільки вони стерильні.
Хоча це, як правило, розглядається як простий план, де детально описуються теми, які будуть висвітлюватися, добре сформульований порядок денний-це набагато більше. Серед основних переваг такого інструменту можна виділити наступні моменти:
- це дозволяє учасникам визначити, чи є їх наявність справжньою необхідністю (технічна інформація, яка не виправдовує присутності її автора, може бути, наприклад, надіслана всім учасникам електронною поштою вище за течією). Це дозволяє уникнути відчуття - більш -менш виправданого - справжньої втрати часу для деяких.
- вона пропонує кожному можливість творити добро підготувати зустріч, зокрема можливі втручання та / або питання. Кожен приходить з повним знанням фактів і має впевненість, що вийде, досягнувши прогресу в цій темі / проекті.
- він визначити хід зустрічі, як за формою, так і за змістом, що дозволяє уникнути переповнення, не по темі тощо.
- це становить а велика підтримка фасилітатора в його ролі диригента.
- він є чудовий барометр успіху чи ні зустрічі з точки зору ефективності та продуктивності.
Як побудувати порядок денний наради?
Конкретно, як і будь -який документ, порядок денний, яким ви поділитесь зі своїми співробітниками, має бути чітким, точним, лаконічним, але також достатньо привабливим, щоб його можна було прочитати! Ось кілька порад щодо його приготування:
- дати титул на вашому порядку денному: з самого початку гості будуть знати, про що йде мова.
- вказати тип зустрічі : рада директорів, звичайні збори, збори керівництва, щомісячні збори з обслуговування тощо.
- чітко відзначити загальну мету зустрічі, щоб усі йшли в одному й правильному напрямку.
- вказати місцезнаходження, а також точну дату та час (час початку та закінчення) наради.
- коротко представити учасників : хто (колеги, постачальники, адвокати тощо), чому (функція та роль кожної особи під час цієї зустрічі).
- наводити хронологічно всі статті, які будуть охоплені під час цього інтерв'ю, для кожного з них відводиться час. Ви, звичайно, заздалегідь попередили кожного доповідача і попросили його про час, який він вважає необхідним для викладу своєї теми. Тут не йдеться про деталізацію кожного елемента, а про визначення його дуже стисло.
- поставити мету кожної точки адресовано.
- влаштувати кілька перерв який також може бути використаний у разі тривалих дебатів, ніж спочатку планувалося - у межах розумного!
- плануйте додатковий час наприкінці зустрічі з будь -яких питань та / або організації майбутнього інтерв’ю.
- переконайтеся, що доповідачі підтвердили вашу програму і що у них немає інших питань для обговорення під час цієї зустрічі.
- вичитувати та / або мати коректуру ваш порядок денний і надіслати його у відповідний час (принаймні за 1 тиждень до зустрічі - будьте обережні, деякі дуже офіційні зустрічі вимагають встановленого законом терміну, а також певної процедури скликання).
- дотримуйтесь свого розкладу на великий день !
Занотовувати
Якщо деякі гості з -за межі вашої компанії відіграють ключову роль і не відомі всім учасникам, заплануйте час на початку сесії, щоб вони могли представити себе та подбати про свою відвідуваність.
У разі зустрічі в останню хвилину - це іноді трапляється, коли всі учасники зібрані, обійдіть стіл, щоб усі швидко представили тему, яку вони потребують обговорити, і визначити час завершення вашого інтерв’ю, щоб відразу обставити речі. кажан. Робіть нотатки та повідомляйте усім учасникам, щоб кожен міг відслідковувати те, що було сказано під час цієї зустрічі.
Зразок порядку денного
Завантажте наш шаблон порядку денного у форматі word або pdf.
