У бізнесі ми часто говоримо: "ми збираємося створити робочу групу". Яким би не був проект, все підлягає створенню робочої зустрічі. Згідно з дослідженням, проведеним компанією Wisembly, керівники проводять 27 днів на рік на зборах. Для цього важливо, щоб ці робочі групи були добре сформовані з балансом між досвідом кожної людини у проекті та їх роллю в колективі.
Що таке робоча група?
Робоча група - це зустріч кількох людей з метою розробки та реалізації проекту чи вирішення проблеми.
Ідея полягає в тому, щоб поєднати навички та енергію, щоб виробляти краще та більше, ніж кожна людина робила б окремо. Інтерес є: мобілізувати сили колективу для вирішення проблем, виявлення та використання можливостей.
Кроки для створення групи
Першим кроком є чітке визначення завдань проекту. Для цього ви можете створити аркуш проекту, який дозволить вам згодом ідентифікувати членів вашої робочої групи:
- Опишіть цілі проекту
- Визначте дату початку та завершення проекту
- Опишіть початковий контекст та мету
- Прийміть рішення щодо прийняття стратегії
Це дозволить нам визначити ресурси: експертів у кожній сфері діяльності для досягнення бажаного результату. Тобто чітко визначте, хто що робить, щоб заповнити всі рамки проекту.
Ідеально, щоб у робочій групі було максимум п’ять осіб і непарна кількість, щоб рішення, які необхідно прийняти, виграли найбільшою кількістю.
З цього моменту можна розпочати засідання робочої групи.
Ролі в робочій групі
Під час такого типу зустрічей, коли ролі кожного учасника не визначені, ми можемо виявити такі ситуації:
- Пілот групи постійно розмовляє
- Рішення не приймається
- Зустріч, яка мала тривати 1 годину, затягується тощо.
Як ви гарантуєте, що вся зустріч не зосереджена на одній особі і що рішення приймаються вчасно?
Важливо визначити внесок кожного учасника групи та сприяти діалогу та спілкуванню.
Як приклад тут наводиться система ролей, яку можна визначити під час засідання робочої групи (ролі відрізняються від ролей експертів).
Це метод, створений Аленом КАРДОНОМ, спеціалістом з коучингу команди, метою якого є підвищення ефективності зустрічей.
Ролі такі:
- Аніматор: загалом пілот проекту. Ведучий присутній, щоб полегшити перебіг зустрічі, підготувати порядок денний, переконатися, що тема висвітлена тощо.
- Поштовх до прийняття рішення: ця особа присутній, щоб рухати тему вперед. Він є для того, щоб попередити, якщо теми дня не розглядаються і рішення не приймаються.
- Хранитель часу : Він подбає про те, щоб зустріч закінчилася вчасно. Він допомагає визначити терміни втручання кожного учасника групи (якщо час втручання занадто довгий, він не вагаючись припинить втручання, щоб просунути зустріч вперед)
- Писар: це дозволяє переписати інформацію та рішення, прийняті під час наради, а потім редагувати звіт
- Тренер: тренер робить крок назад від того, що відбувається під час зустрічі, і спостерігає, як вона проходить (якщо ролі добре виконуються, прослуховування між співробітниками, залучення всіх тощо)
- Логіст: він забезпечує наявність обладнання (комп’ютер, проектор, конференц -зал тощо). Логіст може бути членом поза робочою групою.
Щоб цей метод працював, ролі повинні обмінюватися для кожної зустрічі.
Мати різні особистості (стилі спілкування)
Існує чотири стилі спілкування:
- Особа, яка базується на фактах: вона легко спілкується і структурована. Вона розповідає про результати, результативність та цілі. Його поведінка прагматична, безпосередня та енергійна.
- Методична людина: заспокійлива особистість, що приносить стабільність та методичність робочій групі. Вона розповідає про планування та організацію. Його сильні сторони: зацікавлений у причинно -наслідкових зв'язках
- Людина, орієнтована на людину: дуже виразне спілкування, зосереджене на стосунках з іншими. Цей тип людини має дуже хороші стосунки з людьми і легко виражається.
- Людина, зосереджена на ідеях: це творчі люди, які обов’язково скажуть все, що їм спаде на думку. Вміння проектувати ідеї та впроваджувати інновації.
Цікаво мати всі чотири стилі спілкування у робочій групі, оскільки кожен містить ключові елементи, які рухатимуть тему вперед.
Тести доступні в Інтернеті, щоб дізнатися його стиль спілкування.
Підводячи підсумок, кожен має важливу роль у робочій групі і має чим зробити внесок для інших членів команди.
Робочу групу не слід плутати з групою учасників наради (наприклад наприклад, запуск проекту ).
