BPM - Управління бізнес -процесами - зрозумійте та застосуйте

Що таке процес?

Перш ніж визначити, що таке BPM, необхідно перше визначення: процес. Це ланцюжок дій, який із вхідних потоків (інформації, матеріалів тощо) дає певний результат.

Приклади процесів:

• Створення нового продукту
• Доставка
• Обробка скарги клієнта

Всупереч баченню "обслуговування" (приклад: бухгалтерія), процес являє собою набір поперечних завдань і дій, які зазвичай стосуються кількох відділів.

Для ілюстрації, процес "Надання післяпродажного обслуговування" може включати, залежно від організації:

• відділ продажів фронт -офісу, який збирає запити клієнтів
• післяпродажне обслуговування, яке здійснює діагностику та ремонт
• бухгалтерія, яка управляє активами
• відділ логістики, який управляє фізичним поверненням та відвантаженням продуктів заміни.

Таке бачення організації було висунуто стандартом ISO9001: 2000 (Управління якістю).

Що таке BPM?

Визначення: Це абревіатура для управління бізнес -процесами, що означає французькою мовою "управління бізнес -процесами".

BPM має на меті постійно покращувати продуктивність та якість процесів, роблячи їх більш спритними, плавними, швидкими, надійними та надійними.

Цей підхід базується на моделюванні та комп’ютеризації процесів: формалізації, послідовності виконання завдань (робочого процесу), обміні даними між інформаційними системами, результатах стану та управлінні.

Життя бізнесу складається з постійних змін. Бізнес -процеси постійно розвиваються відповідно до стратегічних рішень та тиску навколишнього середовища.BPM має важливе значення для того, щоб тримати його під контролем та досягати поставлених цілей дієвість та дієвість.

Це сприяє цифровій трансформації компанії.

Що таке BPMN (нотація моделювання бізнес -процесів)?

Позначення BPMN 2.0 визначає графічне сховище для представлення різних цеглинок процесу. Ця стандартизація полегшує спілкування між користувачами, бізнес -аналітиками та розробниками. Він містить елементи, які в основному представляють:

• дані,
• потоки,
• повідомлення,
• зв'язки,
• події,
• юридичних осіб,
• учасників

BPMS: визначення

Доданий "S" відповідає "Програмному забезпеченню" або "Suite" для "Software suite". Таким чином, BPMS позначає програмне забезпечення (зазвичай у режимі Saas), функціями якого є моделювання, виконання, контроль та моніторинг процесів.

Ці програми включають механізм робочих процесів для автоматизації інформаційних потоків. Вони дематеріалізують документи (шляхом інтеграції EDM). Вони взаємодіють з бізнес -програмами, ERP тощо.

Переваги BPM

Такий підхід дійсно сприяє взяти під контроль результати діяльності організації та посилити її конкурентоспроможність .

Основні переваги:

• Спритність: детальне знання кожного кроку, пов'язаного з інструментами BPM та оцифруванням, полегшує реорганізацію процесу, щоб скористатися новими можливостями або адаптуватися до обмежень.
• Продуктивність: шляхом постійного вдосконалення операційної досконалості.
• Якість: контроль відповідності поставлених результатів (повторюваність послуги, невелика кількість або відсутність дефектів тощо).
• Вартість: з ефективною організацією.

Крім того, з боку людини, BPM покращує:

• Клієнтський досвід: надання якісних послуг сприяє задоволенню клієнтів.
• Досвід користувача: внутрішній комфорт під час виконання своїх місій, зокрема шляхом звільнення працівників від трудомістких, повторюваних та нікчемних завдань, щоб зосередити їх на тих, що мають додаткову цінність.

Графічні особливості інструментів BPM значно сприяють розумінню та оволодінню.

Межі та точки пильності

Управління Проект BPM має вирішальне значення для успішної реалізації. Як і будь -який проект, ви повинні бути пильними в певних моментах. Це стосується спілкування, особливо між користувачами та дизайнерами.

Також розумно подумати про інтеграцію підтримки змін у обсяг проекту. Майте на увазі, що люди - це не машини. Його потрібно супроводжувати, щоб розвіяти його сумніви, невпевненість, стрес … перед новизною.

Також будьте обережні, щоб не створити «газові заводи». У цьому випадку цілі ефективності не будуть досягнуті.

Етапи циклу BPM (або життєвого циклу)

Існує багато перекладів циклу BPM відповідно до його практики, його чутливості, його інтерпретацій … Навіть якщо врешті -решт етапи більш -менш однакові, навіть якщо їх порядок у життєвому циклі може бути різним.

Ми пропонуємо вам стандартний підхід, який може адаптувати кожен:

1. Діагностика організації

   Вивчення існуючого, визначення та вибір пріоритетних бізнес -процесів . Це рішення ґрунтується на їх впливі на загальну роботу компанії та їх узгодженні зі стратегією (наприклад, важкий та адміністративний процес не відповідає стратегічному напрямку, що ґрунтується на спритності).

   Невелика точність: факт використання текстового процесу для кваліфікації серії операцій не означає, що він уже змодельований. Будь -яка організація працює природним чином через кілька процесів. Основою підходу BPM є їх виявлення, моделювання, контроль та вдосконалення.

   Мета: вибрати цільові процеси, які будуть включені до процесу.

2. Аналіз процесу

   Цей крок складається з провести інвентаризацію існуючої ситуації з:

   • прямі спостереження за операціями
   • вивчення документації
   • інтерв'ю

   Отримайте бачення щодо:

   • різні етапи, входи та виходи
   • зацікавленими сторонами
   • несправності (затримки тощо)
   • покращення
   • ризики

   Складіть блок -схему особливо корисний для керівного аналізу - Карта процесів надає комплексне уявлення про діяльність компанії.

   Цей етап аналізу супроводжується визначення цілей та показників ефективності з точки зору витрат, якості та часу.

   Мета: отримати фотографію того, як працює процес.

3. (Повторне зачаття)

   Після діагностики ця фаза зосереджується на побудова нового процесу.

   Залежно від проекту, це може бути перебудова існуючої організації (в радикальній логіці реінжинірингу або постійного вдосконалення).

   Цей етап включає моделювання процесу:

   Інтеграція реальної моделі, що спостерігається в комп'ютерній моделі. BPMN втручається на цьому етапі, щоб надати графічні елементи для моделювання. Визначення бізнес -правил, впровадження в програмне забезпечення BPM процедур, робочих процесів (наприклад, автоматичне надсилання форми скарги клієнта до компетентного відділу залежно від типу скарги) …

   Деякі дії автоматизовані системою, інші-на основі людини.

   Увага : надмірна автоматизація може призвести до жорсткості згубно для гнучкості компанії вирішувати непередбачені випадки.

   Мета: побудувати процес з організаційної та управлінської точки зору, а потім інтегрувати його в інформаційні системи.

4. Виконати

   Одного разу параметризований інструмент BPM , він надходить у виробництво для запуску процесу.

   Мета: щоденне впровадження процесу.

5. Моніторинг

   Використання інформаційні панелі та інші інструменти звітування для підвищення продуктивності та забезпечити відповідність організаційним цілям.

   Моніторинг показників, визначених на етапі аналізу.

   Мета: стежити за безперебійним процесом процесу, передбачати порушення функцій та невиконання, збирати інформацію для його покращення.

6. Оптимізація

   Крок удосконалення шляхом використання даних моніторингу та інших показників.

   Примітка: цей цикл ґрунтується на безперервному процесі вдосконалення, PDCA, Plan - Do - Check - Act, щоб постійно оптимізувати свою організацію.

   Мета: зменшити розрив між очікуваним результатом та спостережуваними показниками.