Вам доводиться передавати інформацію всій своїй команді, вирішувати проблему, реалізовувати проект або точно та ефективно стежити за його прогресом, впроваджувати інновації, знаходячи той руйнівний продукт / послугу, який дозволить вашому сервісу чи вашій компанії виділитися?
Ви не можете ігнорувати мінімум обмінів між різними дійовими особами у вашому проекті або обертатися навколо нього: членами вашої команди, експертами, постачальниками, інвесторами тощо. Без спілкування з різними та різноманітними елементами ваш проект не побачить світ.
Тому вам доведеться організувати та провести одну - або навіть кілька - відповідних та ефективних зустрічей, якщо ви хочете виконати свою місію та досягти поставлених цілей.
Навіщо організовувати корпоративні зустрічі?
Якщо слово "возз'єднання" - іноді гостре - нікого не вислизає і викликає певну тремтіння, залишається фактом той факт, що зустрічі між колегами, членами однієї команди, експертами, різними партнерами тощо. є важливими для безперебійної роботи та успіху будь -якої дії.
Дійсно, без мінімуму координації та обговорення багато проектів просто ніколи б не були реалізовані.
Таким чином, зустрічі мають свій сенс існування. Якщо вони добре підготовлені заздалегідь і вміло виконані, їх буде так багато, як індивідуальних, так і колективних.
Перш ніж планувати зустріч, важливо подумати, чи вона дійсно корисна.
Різні формати зустрічей
Існує стільки видів зустрічей, скільки причин для організації таких зустрічей. Під час цих зустрічей інформація може циркулювати в горизонтальному, поперечному, спадному або висхідному порядку, завжди відповідно до мети, визначеної організатором.
Інформаційні зустрічі
Це, мабуть, найпоширеніший тип знайомств, але і найменш проведений. Під час цих зустрічей ведучий надає інформацію відносно структуровано учасникам, які мають "пасивну" позу. Інформація циркулює тут зверху вниз.
Гол
Передайте повідомлення - більш -менш детально - для всіх зацікавлених - і теоретично присутніх на зазначеному засіданні.
Деякі ситуативні приклади
- призначення нового менеджера,
- прихід нового співробітника в команду,
- конференція,
- реорганізація відділу,
- нагадування про техніку безпеки,
- викуп іншою особою,
- навчання,
- постановка цілей,
- робоча зустріч
- тощо.
Формат анімації
Анімація - директивна : ведучий, аудиторія.
Деякі підходи до анімації
Класична презентація PowerPoint; для більшої ефективності та коли час обмежений: Pitch, Pechakucha, коротка зустріч
Огляд зустрічей
Ці формальні зустрічі є більш офіційними, але необхідними для успіху будь -якого проекту. Вони об’єднати всіх людей, які беруть участь у певному проекті : спонсор, керівник проекту, команда, партнери, спонсор тощо.
Причина зустрічі
Об’єднайте всіх учасників проекту, щоб перевірити різні результати, щоб підбити підсумки формально з усіма зацікавленими суб’єктами . Фактично, під час цих зустрічей учасники слідкують за різними етапами проекту, підтверджують свій прогрес, виправляють траєкторію, вносячи необхідні зміни, якщо це необхідно, тощо.
Деякі контексти
- огляд проекту,
- огляд виробництва,
- керівний комітет,
- огляд спринту,
- тощо.
Як анімувати?
the протокол цих оглядів відносно форматований . Тут важливо дотримуватися його, щоб забезпечити успіх проекту.
Кращі методи : Діаграма Ганта, діаграма Парето, RACI
Обмінні зустрічі
Герої обговорюють певну тему . Як і дебати, кожен учасник може висловити свою думку, поставити запитання, запропонувати нові шляхи роботи тощо. Тому постава кожного з дійових осіб є "учасниками". Фасилітатор, зі свого боку, буде більше виконувати роль "фасилітатора".
Мета обміну
Колективно виконувати роботу з певної тематики щоб рухатися швидше та ефективніше.
Приклади обмінів
- атмосфера обслуговування,
- прогрес кожного зі своєї частини проекту,
- інновації,
- тощо.
Вид розваг, яким слід віддати перевагу
Засідання "підняття", початкове засідання для запуску проекту, семінар, брифінг команди (наприклад, щоб підвести підсумки тижня)
Деякі корисні інструменти : зворотне планування, SCAMPER, Мозковий штурм або його протилежність, зворотний мозковий штурм …
Зустрічі з вирішення проблем
Учасники зустрічаються в рамках дисфункції, конкретної проблеми, невизначеного інциденту, виявленого на світло і перешкоджання хорошому прогресу проекту, щоб позитивно змінити ситуацію.
Гол
Розблокувати ситуацію, вирішити проблему, знайти вирішення виниклої труднощі, керувати конфліктом тощо.
Виявлено формат анімації
Постава ведучого тут напівдирективна .
Деякі методології застосовувати : Мозковий штурм або його протилежність, зворотний мозковий штурм, 5 чому метод, діаграма Ісікава, аналіз розривів, CATWOE, 6 капелюхів відображення, QQOQCP, тиха зустріч тощо.
Наради з прийняття рішень
Як випливає з їх назви, частка цих зустрічей тут дуже чітка і дуже часто має стратегічне значення: це питання прийняття рішення щодо певної ситуації. Таким чином, учасники разом думають про найкращий варіант.
Призначення
Прийміть рішення, щоб розблокувати ситуацію, якою б вона не була, і перезапустіть проект у правильному напрямку або надайте йому нову, більш сприятливу орієнтацію.
Ситуаційні приклади
- вибір (постачальник, технологія тощо),
- набір: вибір успішного кандидата,
- стратегічна орієнтація,
- тощо.
Різні практики : CATWOE, матриця рішень, дерево рішень, Парето
