Ви не імпровізуєте дурну організацію за одну ніч … Однак, коли ви знаєте, що мінімум організації може принести багато переваг вам, вашим співробітникам і колегам або вашій компанії, гра вартує зусиль!
Знаючи, що час - це дефіцитний ресурс, доцільно уважно зацікавитися інструментами, які найкращим чином роблять вибір пріоритетних завдань та дій прибутковим. Кілька методів перевірені і заощадять ваш дорогоцінний час, а отже, будуть більш ефективними та продуктивними. Ви знайдете їх у цьому файлі, а також у нашій темі "управління часом".
Що таке особиста організація?
Це те, що дозволить вам економити час та бути більш ефективними у повсякденному житті, як особистому, так і професійному. Це коливається від прибирання вашого столу до відповідної організації вашого робочого простору в цілому, керування вашими електронними листами, зустрічами, зустрічами, різними сповіщеннями тощо. зокрема завдяки методам та / або новим технологіям.
В офісі дії на вашу організацію з використанням перевірених та ефективних методів, прийомів чи практик стосуються, серед іншого, таких сфер:
- обробка електронних листів і телефонні дзвінки,
- управління відволіканням (сповіщення календаря, смартфон, електронні листи тощо) та різні перебої (колеги, імпровізовані звуки тощо),
- ергономіка робочого простору ,
- рейтинг віртуальні або фізичні документи,
- організація роботи під час виконання телеробота ,
- конспектування ефективний,
- управління часом : швидке читання, визначення пріоритетів, узгодження термінів, навчання припинити зволікання тощо.
Чесноти видатної організації
Пошук особистої продуктивності повинен бути мотивацією для всіх: керівника, менеджера … Без цього важко виділити всю свою енергію для виробництва роботи з доданою вартістю.
Це може здатися очевидним. Однак багато з них виявляються перевантаженими - навіть зовсім переповненими - простою відсутністю організації.
Таким чином, застосування методів та порад, які легко встановити з мінімумом доброї волі та наполегливістю, дає багато переваг. Ось декілька:
- уникайте втрати часу ,
- збільшення продуктивності та ефективності ,
- припинити розсіювання ,
- зменшити стрес ,
- набути спокою ,
- бути більш доступні та уважні до своїх співробітників ,
Як краще організувати?
Щоб краще структурувати свою роботу та різні завдання, вам спочатку потрібно проявити волю і наполегливість . Деякі ефективні та відносно прості інструменти та методи налаштування можуть допомогти вам у цьому процесі. Деякі мають дуже цілеспрямовані цілі, інші можна використовувати на різних рівнях та для різних цілей.
Не всі однаково працюють і не мають однакових потреб, графіків, завдань, обов’язків тощо. сміливо вибирайте рішення, які вам підходять найбільше, маючи на увазі, що перш ніж побачити перші переваги, потрібно мінімум часу.
Краща організація не означає продумувати та структурувати свої дні по хвилинах, ані бажати будь -якою ціною використовувати останній модний метод, коли він просто не відповідає вашим потребам. Простота і здоровий глузд таким чином залишайтесь - як часто - в порядку!
Зробіть своє робоче місце ергономічним
Приємний простір, що сприяє концентрації та роботі, є невід’ємним елементом гарної ефективності та найвищої мотивації. Хоча деякі мають можливість працювати в будь -якому місці, незалежно від шуму або навколишнього середовища, більшість потребує спеціального місця для роботи та мінімуму порядку.
Тому адаптація робочого простору до вашої діяльності - це перший рефлекс : макет, обладнання, висота столу / стільця, клавіатура, екран, тихе середовище тощо. це всі елементи, які слід враховувати.
Дистанційна робота
Організація праці постійно розвивається, а віддалена робота стала широко демократизованою. Якщо цей новий спосіб організації неможливий у всіх професійних сферах, він має багато переваг, коли він може бути реалізований, як для працівника, так і для роботодавця; підвищення продуктивності праці, скорочення або навіть зникнення прогулів, підвищення мотивації тощо.
Певні елементи повинні бути запроваджені в рамках роботи на відстані:
- забезпечення всім необхідним обладнанням телепрацівник для належного виконання з його дому / коворкінгу / віддаленого офісу доручених місій,
- адекватна організація роботи (спільні папки, інтрамережа, відео / аудіоконференції тощо),
- вільне спілкування між менеджером та його співробітником, що працює віддалено,
- для телепрацівника: розмежування приватного / професійного життя де це можливо, суворість і бездоганна організація.
Як керувати командою телеробочих?
Робоче середовище
Очистити, навести порядок, прибрати, підтримувати порядок і бути суворим … Ось 5 принципів практики прямо з Японії: так званий метод 5S (Сейрі, Сейтон, Сейсо, Сейкетсу, Сіцуке … 5 японських дієслів виразити 5 ключових дій процесу). Простий та ефективний підхід до створення рамки та клімату, що сприяє роботі.
Покращте своє робоче середовище за допомогою методу 5S!
Організуйте свою роботу
Перелічіть завдання, які потрібно виконати
Тут мета полягає в тому, щоб провести інвентаризацію різних завдань, які потрібно виконати не потрапляючи в пастку надто детального розширеного списку, що було б абсолютно контрпродуктивним. Потім визначте для кожного з перерахованих пунктів порядок пріоритету для того, щоб скласти список від найважливішого / невідкладного завдання до найнезначнішого.
Як створити список справ: покроковий метод.
Щоб розставити пріоритети
Знання того, як визначити пріоритетність рівнів важливості та терміновості кожного із ваших завдань, є важливим для того, щоб діяти адекватно та ефективно. Тут у вашому розпорядженні багато інструментів, серед яких:
- Матриця Ейзенхауера: 2 думки - важливість і терміновість - для класифікації ваших завдань на 4 окремі категорії (важливі І термінові; важливі, але не термінові; не важливі, але термінові; не важливі і не термінові).
- Метод MoSCoW: методологія, призначена для полегшення прийняття рішень, допомагаючи визначити пріоритети. Абревіатура підсумовує процес: M for Повинен мати таке - S для Це повинно бути, якщо це взагалі можливо - Це за Можливо це, якщо це не вплине ні на що інше - W для Не матиму цього часу, але хотілося б у майбутньому - 2 "o" служать лише для того, щоб надати "значення" слову, створеному таким чином, для полегшення його запам'ятовування.
- Підхід GTD (Getting Things Done): 5 ключових кроків для ефективної організації - збирати, обробляти, організовувати, переглядати, діяти.
- метод CIRCEPT - КОНЦЕПЦІЯ CIRulaire: концепція, запропонована Мішелем Фустьє, соціологом, мета якої - структурувати результат творчої роботи шляхом побудови кругової сітки читання - свого роду зіркового колеса.
Дивіться також наші розділи Організація семінару та проведення наради з метою обмеження умов зустрічі та організації ефективних та продуктивних сесій.
Оптимізуйте свою особисту ефективність
Робити записи під час зустрічі
Ось вправа набагато складніше, ніж здається … Якщо певні інструменти дозволяють полегшити завдання, бути ефективними, ви все ж повинні поважати деякі основні правила, серед яких:
- довідковий ваш документ (дата зустрічі, учасники, питання, що обговорюються, мета тощо),
- використання короткі речення або деякі ключові слова ,
- структура документ відповідним чином: 1 абзац на тему, маркери, слова з великої літери тощо. ,
- запишіть свої питання , зауваження не забувати їх,
- перечитала гаряче, щоб уточнити або переписати певні моменти, поки ви знаходитесь у темі.
Дивіться наш розділ, присвячений нотаткам.
Управління електронною поштою
Дисциплінуйте себе, щоб регулярно перевіряти свою поштову скриньку та обробляти всі отримані електронні листи: видаляти непотрібні повідомлення або спам, обробляти інші: відповідати, якщо це терміново і потребує небагато часу, при необхідності перенести, додати до каталогів, які ви створили для цієї мети, якщо ви не можете обробити електронну пошту в цей час - терміново / триває / буде оброблятися пізніше, наприклад.
Як ефективно керувати електронною поштою?
Класифікуйте свої документи
Точно так само, як ви класифікуєте вхідні електронні листи, класифікуєте свої документи відповідним чином і швидко їх знаходите (за проектом, темою, терміном виконання … вам вирішувати, що вам найбільше підходить). Ця класифікація може бути фізичною - підшивки, картонні файли тощо. - або комп’ютер - тоді файли стануть віртуальними.
Легко класифікуйте документи відповідним та ефективним способом.
Щоб витрачати якомога менше часу і отримувати ефективність та продуктивність, важливо знати, як зосереджуватись на тому, що ви робите. Для цього ви можете покластися на техніку Pomodoro, цікавий інструмент, щоб зосередитися на своїх завданнях.
