Класифікуйте та впорядкуйте, щоб ви могли зорієнтуватися у своїх документах
Крім юридичної проблеми, сортування ваших документів спрямоване на практичне питання: з одного боку, ви повинні оптимізувати простір, з іншого боку, легко та швидко знайти будь -який корисний документ.
Від редагування до видалення документа
- Редагувати / отримувати: якщо ви чекаєте доказу (наприклад, повернутого підписаного контракту), переконайтесь, що ви його отримали. Якщо цього не сталося, зателефонуйте співрозмовнику ще раз.
- Сортувати: як тільки документ буде в руках, визначте його долю. Деякі папери можна негайно викинути, зберігайте лише те, що вам потрібно, щоб уникнути захаращення себе.
- Класифікувати: класифікація повинна слідувати суворій організації. Визначте характер документа, щоб знати, де його зберігати, а потім негайно покладіть у потрібне місце.
- Архів: зверніть увагу на законний термін зберігання … Зберігання "конфіденційних" документів також має бути безпечним. Після закінчення строку зберігання можна розпоряджатися документом.
Цифрове чи фізичне архівування?
Оцифровані документи тепер мають таку ж доказову силу, як і папери. Тому ваш вибір при організації класифікації ваших документів дуже особистий … Кілька порад, які допоможуть вам у арбітражі:
- У разі великого обсягу цифрове подання - хороший варіант для економії місця.
- Папір пропонує кращий комфорт читання - особливо для документів на кількох сторінках (наприклад, річний звіт): аргумент на користь фізичної класифікації.
- Дематеріалізація ваших адміністративних документів, отриманих у паперовому форматі, може мати обмежувальний характер. Якщо ви не довірите завдання оцифрування постачальнику послуг, але за рахунок оплати вартості …
Хороші інструменти та хороший метод подачі паперу
Щоб зберігати документи у паперовому форматі, будьте методичними у своїй організації:
- Класифікуйте свої документи за типом: Ваші адміністративні проблеми стосуються різних співрозмовників. Клієнти, постачальники, банк, персонал, податкова адміністрація: ви можете створити підшивку за типом співрозмовника.
- Виберіть порядок сортування: Ви можете класифікувати свої документи в хронологічному порядку (рекомендовано для ваших бухгалтерських та податкових документів) або в алфавітному порядку (корисно для пошуку документів, що стосуються клієнта чи постачальника).
Отримайте аксесуари для зберігання, які найкраще підходять для вашого використання. Кошики, сортувальники, підвісні файли, кишені та папки … Ви знайдете широкий вибір інструментів для безпомилкової організації!
Рішення для цифрового архівування
Ви можете легко сканувати та архівувати адміністративні документи самостійно, використовуючи потужні технологічні інструменти. За відсутності часу чи навичок роботи з ІТ передайте завдання на сторонніх підрядників! Будьте обережні у складі бюджету вартості послуги: вартість електронного сейфа зростає зі збільшенням обсягу документів, що підлягають архівуванню …
2 золоті правила при прибиранні паперів:
- Не зволікайте! Подайте документ, як тільки він буде відредагований або отриманий, щоб не перевантажитись.
- Захистіть свої дані. Якщо ви збираєтесь подавати цифрові документи, переконайтеся, що у вас є надійна система безпеки. У разі подання фізичної заяви обмежте доступ, щоб запобігти крадіжці або знищенню стратегічних документів.
Гарне управління вашим адміністративним, юридичним питанням
Адміністрування - неминуче завдання, незалежно від того, якою діяльністю займається підприємець. Встановіть котирування, подайте декларації з ПДВ, заповніть податкові декларації … Паперів накопичується, і їх хочеться позбутися. Увага ! За законом ви зобов’язані зберігати певні документи протягом мінімального періоду часу. У разі адміністративного контролю або суперечки з третьою стороною, таким чином, у вас є необхідні підтверджуючі документи та докази.
Строки зберігання законодавства, які слід дотримуватися:
- Зберігайте всі свої бухгалтерські документи не менше 10 років. Це стосується комерційних компаній, на яких поширюються зобов’язання вести відповідні бухгалтерські рахунки, а також мікропідприємства щодо їхніх замовлень на закупівлю, рахунків-фактур тощо.
- Податкові документи повинні зберігатися не менше 6 років. Не забудьте заархівувати підтверджуючі документи під час складання декларацій (IS або IR, ПДВ, CFE тощо).
- Ви менеджер комерційної компанії? Ви повинні зберігати PV GA не менше 5 років. Ви працевлаштовуєте людей? Зберігайте дублікати розрахункових листів не менше 5 років. Так само всі ваші контракти повинні зберігатися в архіві протягом 5 років з моменту їх укладення.
Примітка: зазначені терміни - це мінімальні строки, встановлені законом. Ви можете перевищувати ці терміни зберігання, але в межах норм GDPR. Якщо ваша обробка містить особисті дані, обов’язково обмежте час зберігання.
