Що таке WBS?
PMI (Інститут управління проектами, видавець посібника PMBOK), натхненний практикою NASA, рекомендує розбивати проекти на впорядковані підмножини.
У результаті цієї розбивки організовуються підпроекти (або завдання, місії, етапи, компоненти, робочі пакети тощо) у вигляді дерева та представляє результати або завдання, які необхідно виконати. У цьому останньому пункті зіштовхуються кілька бачень. Для деяких WBS має містити лише результати.
Робочий пакет являє собою найнижчий рівень
Французькою мовою йдеться про структура розбивки проекту (SDP ), Діаграму організації завдань (OT) або технічну організаційну діаграму проекту (OTP)
Основною перевагою WBS є спростити проекти, скоротивши їх до більш зрозумілих частин командою та іншими зацікавленими сторонами. Це полегшує організацію, дозволяючи розподіл бюджету, ролей та відповідальності для кожної галузі.
Примітка: до цього методу роботи можуть підходити продукти зі структурою розбивки продукції (PBS) або навіть технічною організаційною програмою продукту (OTP).
Див. Також Спритні методи управління проектами які ще більше просувають концепцію поділу та автономного управління діяльністю
Що таке словник WBS?
Це документ, який описує зміст кожного робочого пакета: результати, відповідальність, витрати, елементи планування, основні завдання тощо.
Переваги ієрархічного розладу
Давайте детальніше розглянемо переваги такої структуризації:
- краще планування: розкладання полегшує оцінку тривалості, що надається кожній операції. Він також дає глобальне бачення роботи, яку слід виконати за допомогою візуального зображення.
- контроль моніторингу - розбивка результатів полегшує загальне управління проектом: призначення етапів, перегляд артикуляції роботи тощо.
- краще спілкування: це спрощує обмін між зацікавлені сторони проекту і економить час кожного, пропонуючи комплексний огляд різних етапів.
- краще управління витратами: розподіл ресурсів та їх моніторинг є більш точним. Підготовка попереднього бюджету спрощується.
- управління ризиками : визначення критичних зон та реалізація превентивних сценаріїв.
Як реалізувати структуру розподілу робіт?
У цьому підході ми починаємо з основного результату, а потім розбиваємо його на проміжні результати, перш ніж розбивати їх на робочі пакети.
Також можна розпочати ієрархічне відображення за основними видами діяльності, які необхідно здійснити, та розбийте їх на завдання.
Можливі інші критерії розподілу: за бізнесом, за функціями, за процесами, за призначенням тощо.
Примітка: важливим моментом є те, що верхній рівень повинен складати 100% нижнього розкладання. Це "100% правило". Без цього неможливо було б об'єднати всі періоди впровадження та бюджетні ресурси, щоб отримати 100% проекту. Так само, як елементи ідентичного рівня повинні бути взаємовиключними: ніякого перекриття між ними.
Приклад розділення WBS
Щоб проілюструвати метод, візьмемо як приклад створення нового агентства продажів, остаточного результату.
Проект складається з кількох результатів, що вимагають виконання певної кількості завдань.
1 Розбивка проекту на основні результати
Задайте собі такі питання, як: які проміжні результати для завершення мого проекту?
Ваш проект "Нове агентство продажів" в основному складається з:
- місцеві жителі
- команди
- робоче обладнання
- операційний бюджет
2 - Розбиття кожного результату на складові частини (субпродукти)
Візьмемо, наприклад, обладнання. Запитайте себе про композиції цього результату. Їх можна поділити на
- комп’ютерне обладнання
- оргтехніка
Кожен елемент цього рівня являє собою робочий пакет. Кожен з них породжує договірну відповідальність, бюджет та планування.
3 - Деталі роботи, яку слід виконати (ця фаза знаходиться за межами WBS)
Візьміть оргтехніку, цей робочий пакет можна розбити на заходи, які необхідно виконати:
- оформити дизайн інтер’єру
- вибирайте офісні меблі
- замовити обладнання
- встановлені в приміщенні
Примітка: використання дієслів дає змогу розрізняти діяльність та результати (іменники). Він також дає оперативний вимір, який говорить багато для всіх зацікавлених сторін.
На якому рівні ви опускаєтесь у структурі дерева?
Декомпозиція повинна давати можливість створювати рівні, на які можна вплинути:
- відповідальність,
- оцінку часу
- Ресурс
Виконання цих умов підтверджує кожен рівень. Без цього виходити за межі поточного рівня неактуально.
Правильна сітка для пошуку - це баланс між надто високим рівнем, що не дозволяє отримати всі переваги методу, та надто низьким, некерованим, що непотрібно ускладнює проект.
Доцільно також поділити рівень, якщо його загальна тривалість становить основну частину тривалості проекту.
