Перш за все, важливо чітко визначити документальну структуру. У цій статті про документальну піраміду ви знайдете приклад, зазвичай прийнятий компаніями: http://www.qualiblog.fr/documentation/la-pyramide-documentaire-revisitee/, тоді ви повинні подивитися на очікування користувачів документи.
Дійсно, кожен користувач має різні очікування, які залежать від його рівня кваліфікації та складності діяльності, описаної в документі.
Тут ви знайдете ще одну статтю про складання простої та ефективної процедури: http://www.qualiblog.fr/documentation/quelques-conseils-pour-rediger-une-procedure-efficace/ пам'ятайте, що немає Нікого -розмір, що підходить для всіх, щодо форми та обсягу документації, а те, що працює для одних, може не працювати для інших. Крім того, стандарт ISO 9001 визначає, що документація залежить від:
- - розмір організації та вид діяльності;
- - складність процесів та їх взаємодії;
- - компетентність персоналу.
Щоб мати підтримані структури будь -якого розміру у формалізації їхньої документації, я б сказав, що доцільно мати на увазі очікування внутрішніх клієнтів (користувачів) і що краще створювати робочі групи для роздумів над цим питанням. та виберіть форму та обсяг документів.
В ідеалі ці робочі групи повинні бути сформовані відповідно до процесів, визначених компанією. Це надає організації поступового значення.
Нарешті, пілот переробки документів має нав'язати себе та змусити інших заборонити будь -яку практику, яка ускладнює управління документами, наприклад:
- - надмірно складна і перш за все непотрібна кодифікація документів (наприклад, DOC / QUAL / 7.4 / 01-03)
- - схеми перевірки документів за участю кількох людей
- - незрозумілі, потворні та громіздкі (моніторинг версій) картриджі (пережиток практики якості з 90 -х років)
- - сторінки та сторінки тексту, які не виділяють ключову інформацію,
- - тощо.
Стандарт ISO 9001 є досить чітким щодо процедур, що застосовуються для управління документами. Він висуває лише вимоги до результатів, а не засобів. Тому ви вільніші, ніж думаєте, щодо обсягу вашої документації.
