Що таке конкурс тендерів?
Його мета - проконсультуйтеся з набором попередньо обраних постачальників, щоб вони могли подати комерційну та технічну пропозицію для задоволення потреб, висловлених компанією.
За загальним набором специфікацій можна порівняти пропозиції (ціни, запропоновані рішення тощо) потенційних партнерів за різними критеріями.
Конкурс може бути використаний як для постачання продукції та послуг (консультації, навчання тощо).
Це не зарезервовано для великих компаній, МСП мають усі переваги у використанні цього інструменту, коли ставки великі. Прийнявши такий підхід, керівники невеликих структур можуть організувати ретельні консультації.
Деякі використані терміни: абревіатура "RFP" для "Запит на пропозицію" або конкурс тендерів. Не плутати з "Запит пропозицій", Запит на пропозицію, просту комерційну пропозицію. "Запит пропозицій" виникає після "RFI" - запиту на інформацію.
Ми пропонуємо тут приватний конкурс тендерів. Не плутати з тендером на публічні контракти, зарезервованим для громадських та громадських організацій, з дотриманням чітких правил та процедур.
В яких випадках використовувати цей спосіб консультації?
Проведення конкурсу є громіздкою та дорогою процедурою. Тому його слід зарезервувати для великі покупки в економічному та / або стратегічному плані, що пропонують значний прибуток.
Це також дає змогу підштовхнути звичайних постачальників (з якими ділове колесо є наслідком) поставити під сумнів їх пропозиції та практику комерційним, і, можливо, знайти альтернативних постачальників, щоб доручити їм договір поставки або обслуговування для відповідної потреби.
Інші варіанти використання для офіційної консультації: для нової покупки або коли група потенційних постачальників переповнена появою нових учасників - завжди з обмеженням обсягу закупівель, щоб зробити операцію економічно цікавою.
Зауважте, що в процесі закупівлі консультації проводяться після того, як кваліфіковані потенційні постачальники.
Крім того, тендер є корисним інструментом для пошук нових технічних рішень додана вартість у відповідь на офіційну потребу (з одним застереженням: якщо запит надто конкретний, постачальники не зможуть продемонструвати інновації).
Як скласти тендерне досьє?
Що містить файл консультації? В цілому, будь -який тендер містить таку інформацію:
ВООЗ ? - Коротка презентація компанії
Додайте будь -яку корисну інформацію для мінімальних знань про компанію: власника, оборот за останні роки, основні види діяльності … + усі інші дані, що допомагають зрозуміти ситуацію.
Чому? - Опис контексту запиту та проблем, які необхідно вирішити
Це передбачає інформування потенційних постачальників про ситуацію, яка мотивує тендер: зміни, загрози, можливості … та конкретні проблеми, які з них випливають. Ця інформація допомагає постачальникам зрозуміти генезис попиту і тим самим краще позиціонувати свою реакцію. Досвід партнерів також може привести їх до пролиття інноваційного світла на ситуацію.
Що ? - Технічні характеристики
В основі запиту та результату узгодженої роботи між покупцем та запитувачем / прописувачем комітет із закупівель формалізує потреби та очікування, які партнеру доведеться надати рішення.
Вона включає, зокрема:
- - опис потреби,
- - виклад цілей та результатів (включаючи обсяги),
- - деталі очікуваних функцій.
Щоб глибше висловити потреби та краще визначити їхні вимоги, рекомендується створити функціональну специфікацію (CdCF). В останньому перераховуються основні та другорядні функції, обмеження, критерії оцінки з накладеними рівнями тощо.
Як? "Або" Що? - Проведення тендеру
Ця частина містить усі модальності процесу, включаючи різні типи інформації:
- - критерії відбору (загальні)
- - Внутрішні контакти відповідно до типів інформаційних запитів (технічних, економічних тощо)
- - Формат очікуваної відповіді на речовину та форму (наприклад, ціна за партію, з варіантами - в електронному форматі для форми)
- - Умови купівлі
- - Додаткові положення: конфіденційність, стандарти, які слід поважати …
Коли ? - Ключові дати
Вкажіть основні дати процесу:
- - дата подання комерційної та технічної пропозиції (відповідь постачальника),
- - дата прийняття рішення,
- - дата оформлення замовлення,
- - дата доставки розчину.
Написання такого документа не є легковажним. Для цього потрібна чітка методологія добре проаналізуйте свої потреби та профілі постачальників швидше за все відповість на його прохання.
Покупець не може звільнити себе від а детальний аналіз його вимог для створення якісного конкурсу тендерів легко читається, розуміється і вдихає певний професіоналізм. Це зменшує ризик отримання нескінченних пропозицій. Потрапити у цю пастку означає витрачати час кожного: відділи закупівель та постачальників.
