Найменше, що ми можемо сказати, це те, що компанії у Франції люблять зустрічі. Французи проводили б у середньому 4,5 години на тиждень на цих професійних зустрічах. Конференції, семінари, брифінги, зустрічі з питань обслуговування та управління, мозковий штурм, зустрічі, "конференц-дзвінки", огляди проектів тощо. Типів зустрічей та назв, що їх визначають, не бракує. Кожна з цих зустрічей має законну причину свого існування та апріорно чітко визначену мету, настійно рекомендується запросити до участі кожну особу.
Якби знову ці інтерв'ю були продуктивними … Однак ледь половина з них насправді є такою: регулярно дискусії починаються у всіх напрямках, затягуються або не стосуються всіх учасників. Незрозумілий порядок денний, застарілий фасилітатор, груба організація, непідготовлені виступи … підводні камені швидко підривають ефективність цих інтерв'ю.
Однак, чи слід суворо і просто заборонити зустрічі, які залишаються, однак - коли це доречно і добре проведено - чудовий інструмент з точки зору спілкування, співпраці, обміну досвідом тощо? Які причини непродуктивного характеру цих зустрічей? Як зробити ці співбесіди ефективними?
Зустріч у центрі управлінської практики
Ці моменти професійних зустрічей між різними акторами (колегами, експертами, партнерами, працівниками однієї організації тощо) є, перш за все, привілейованим моментом для того, щоб підвести підсумки перегляду файлу, разом поміркувати та відповісти на певну проблему, обмінятися інформацію, презентувати новий проект тощо. Тому вони є важливими для життя служби, компанії та є важливий важіль комунікації .
Дійсно, зустрічі мають різні цілі для організації, яка їх організовує:
- керувати командою ,
- озвучувати і контролювати хід проекту ,
- оголошують перетворення ,
- форму нові інструменти, нові організаційні методи,
- презентувати та звітувати ,
- тощо.
В теорії, кожна зустріч має відповідати на заздалегідь визначене питання, вести до конкретного, продуктивного прийняття рішень. Кожен повинен зберігати елементи, сприятливі для прогресу та досягнення цілей, інформації, яка до цього часу відсутня, або щасливий, що зміг зробити внесок у будівництво.
На практиці це, на жаль, далеко не так. Оскільки у Франції, зокрема, ми любимо дискутувати, сперечатися, іноді щодо таких марних, як контрпродуктивних тем (колір туалетного паперу, штучні проти натуральних рослин тощо).
Якщо причини цих численних і різноманітних зустрічей іноді похвальні і починаються з хорошого почуття з боку того, хто їх організовує (демократична турбота, бажання отримати думку всіх, перш ніж приймати рішення, побоюючись, що доведеться зробити вибір, який мало хто схвалить, готовність повністю залучити свою команду, прозорість у спілкуванні тощо), залишається фактом, що гостра зустріч - це все, що не є доказом ефективності.
Дійсно, люди змушені тремтіти не стільки від кількості зустрічей, скільки від їх непродуктивної сторони. Пов’язування зустрічі за зустріччю часто означає відсутність організації або навіть неправильне управління.
Які причини цих непродуктивних зустрічей?
Існує кілька шляхів, які можуть призвести до неефективності деяких зустрічей:
- відсутність управління або невдалий менеджмент : менеджер, який не може самостійно приймати рішення або йому неприємно виконувати свою роль лідера, як правило, має проводити більше зустрічей, щоб заспокоїти себе.
- спільне управління до надмірності : залучення вашої команди не повинно означати повної відмови від вашої управлінської ролі та уникання прийняття індивідуальних рішень, наприклад.
- відсутність організації : обговорювану тему вирішили "про раптовий стрес голови", учасники викликали, не замислюючись і більше манер, ніж це або чіткий порядок денний, занадто велика кількість гостей, час зустрічі занадто довгий або навпаки занадто обмежений.
- відсутність підготовки : з боку організатора, але це також може бути пов'язано з тим, що учасникам доводиться втручатися і не дійсно організували своє втручання.
- нечіткий порядок денний : декілька суб’єктів, які торкаються кількох категорій акторів, зібраних в одній кімнаті і водночас (плутанина, непорозуміння, роздратування та нетерплячість гарантовані!), предмет відображення занадто широкий або погано визначений.
- плоска анімація або не підходить : нечутний модератор, монотонна мова, незрозумілий словниковий запас, труднощі в формулюванні думок чи втручань кожного, труднощі у висловлюванні / говорінні, нестача енергії чи навіть довіра до його здатності імпровізувати …
- дискусії, що відхиляються від теми : коли дискусія не оформлена належним чином, дискусії можуть легко відхилитися, піти у всіх напрямках і врешті -решт закінчитися чимось іншим, ніж початкова тема. Бич за продуктивність та гарантовану втрату часу для кожного учасника!
Як вийти з зустрічі?
Вихід із наради не завжди означає скорочення кількості зустрічей (якщо у вашому розкладі не передбачено нічого іншого. У такому разі настав час скоротити кількість зустрічей та переглянути всю свою організацію). Ефективне та продуктивне інтерв’ю - це понад усе ретельно підготовлений момент заздалегідь .
Кілька порад для продуктивної зустрічі
- скласти ефективний порядок денний : це секрет ефективної зустрічі. Визначте мету співбесіди максимально чітко. Будьте конкретними та лаконічними.
- запросити учасників : за кілька днів до великого дня ви подбаєте про те, щоб запросити всіх, поінформувавши їх про порядок денний, загальний хід співбесіди, а також їх роль під час зазначеної зустрічі, а також про елементи, якими вони повинні поділитися чи запитати на які йому доведеться надати відповіді чи пункти, які він повинен буде представити тощо.
- повірити зустріч : виберіть правильне місце, правильний час, правильну тривалість, правильних учасників (кількість та роль), щоб усунути втрачений час для всіх.
- почати вчасно : навіть якщо всіх учасників немає. Тоді ви подбаєте про те, щоб привітати тих, хто запізнився, невеликим цілеспрямованим реченням, яке перероблятиме без шкоди і таким чином встановить рамки для продуктивного інтерв’ю.
- представити рамку : розпочніть своє втручання, згадуючи мету зустрічі, а також її загальний план (обговорювані питання, огляд різних учасників та роль кожного, відведений час тощо).
- ефективно анімувати : залежно від типу зустрічі, яку ви обрали, та учасників, ви обов’язково приймете правильний стиль анімації для більшої динамічності та обміну. Словниковий запас, швидкість мовлення, формальний чи неофіційний момент, ілюстрована презентація тощо. стільки критеріїв, які слід врахувати та засвоїти для ефективної зустрічі! Також знайте, як розповсюджувати промови та заохочувати слухання, а також конструктивний обмін (наприклад, ви можете покластися на метод 6 капелюхів роздумів). Здивуйте співрозмовників позитивно стилем анімації, який вразить мету.
- Обмежте наочність : прості ілюстрації, розбірливі та видимі для всіх, розумно та в обмеженій кількості (увага ваших співрозмовників до вашого повідомлення буде лише посилена).
- написати звіт : цей документ повинен бути точним і вірним обговоренням, роздумам та рішенням, прийнятим під час цієї зустрічі. Він також повинен буде визначити дії, які необхідно вжити. Ви надішлете цей звіт кожному з учасників, а також будь -якій особі, на яку це може вплинути, але присутність якої не була обов’язковою.
