Що таке управління персоналом?
У повсякденній мові управління персоналом та управління людськими ресурсами іноді плутають.
Але хоча управління персоналом охоплює концепції стратегії, розвитку та мобілізації людських ресурсів, управління персоналом, яке також називають адмініструванням персоналу, стосується більш суто адміністративного аспекту управління працівниками.
Це стосується всіх завдань адміністрування та повсякденного управління договірними відносинами між працівниками-бізнесом, колективом та окремими особами, починаючи від їх вступу до залишення робочої сили.
Місії адміністрації персоналу
Важливо, щойно працівник буде прийнятий на роботу, адміністративне управління персоналом може залежати від типу та розміру бізнесу з боку керівництва, бухгалтерії, менеджера з персоналу або спеціального відділу.
Він охоплює широке поле дії:
- Управління індивідуальними та договірними справами для кожного працівника : завершення, моніторинг та архівування всіх адміністративних та юридичних зобов’язань, від вступу до виходу кожного працівника (трудовий договір та зміни до нього, медичні огляди, квитанції про оплату, довідки про навчання, зміни ситуації тощо)
- Управління робочим часом та відсутністю : оплачувана відпустка, хвороба, навчання, RTT, понаднормові роботи, графіки …
- Управління заробітною платою, соціальними внесками та фондом оплати праці : збір даних, розрахунок, оплата, видання обов’язкових документів тощо.
- Управління обов'язковими періодичними адміністративними деклараціями та відносини з державними адміністраціями, медичне страхування, приватне страхування (взаємне, передбачуване …)
Які проблеми виникають перед адміністративним управлінням персоналом?
Однак управління персоналом - це не лише виконання адміністративних формальностей: воно відповідає на великі виклики.
- Юридичне питання: порушення законодавства та податків може коштувати дуже дорого
Адміністрація персоналу забезпечує належне виконання різних адміністративних, юридичних та податкових зобов’язань та зберігає документи, що підтверджують їх відповідність: декларації різним організаціям, дотримання зобов’язань та зобов’язань щодо робочого часу, відпустки, оплати праці тощо.
Це обов’язкова умова для уникнення фінансових і навіть кримінальних санкцій, які часто є важкими, у разі контролю (навіть автоматичного) та потенційно катастрофічними з точки зору іміджу.
- Соціальне питання: ключові процеси функціонування компанії та задоволеність працівників
Прийом на роботу, оплата праці, переведення, підвищення по службі …: повага до процедур та прав, ефективність та оперативність управління персоналом з цих питань є вирішальними для працівників.
Відповідна адміністрація персоналу нічого не забезпечує бонус : відповідає мінімуму, якого очікують співробітники. З іншого боку, вплив дефіцитного управління персоналом є негайним: суперечки, від’їзди, погіршення соціального клімату та мотивації …
Ефективне управління людьми-це В-А-БА хорошого бренду роботодавця та ефективної організації.
- Економіко -стратегічне питання: ключові дані для компанії
Адміністрація персоналу керує, надає та зберігає дані, необхідні для прийняття стратегічних рішень: управління робочою силою, прогули, оплата праці та інші витрати, що становлять значну частину бюджету компанії … Вона надає достовірні дані до соціального звіту, інформаційних панелей з персоналу та всіх досліджень необхідні для аналізу соціального становища компанії та прийняття обґрунтованих рішень.
Коротше кажучи: адміністрування персоналу є важливою умовою функціонування компанії і є основою управління всіма людськими ресурсами.
Управління персоналом: вимоглива сфера
Якщо управління персоналом втратило свої повноваження, оскільки HR стає стратегічними партнерами, ігнорування адміністрації персоналу було б помилкою.
Його організація та професіоналізація заслуговують такої ж уваги, як і інші ключові сфери управління персоналом, такі як підбір персоналу або GPEC.
Адміністрація персоналу вимагає певних навичок:
- надзвичайна суворість : численні зобов’язання зі строгими термінами виконання, іноді складні розрахунки, що впливають на такі делікатні елементи, як розрахункова картка кожного працівника чи дотримання компанією податків та законодавства … Помилки або затримки можуть мати серйозні наслідки.
- етики та гострого почуття конфіденційності : важливо при обробці та зберіганні конфіденційних даних для кожного працівника та компанії.
- передові технічні навички : Далеко не застосування автоматичних систем, адміністрування персоналу - це складна сфера з численними і мінливими правилами, які потребують ретельного аналізу та дослідження. Часті законодавчі та нормативні зміни вимагають постійного моніторингу та оновлення знань.
- здатність бути силою пропозиції та очікування : передбачувані зміни, шляхи оптимізації для мінімізації витрат, попередження про дрейфи … Добре менеджер з персоналу повинен дуже детально знати компанію та її сектор, її правове середовище, її стратегію, кадрові та фінансові питання, її перспективи та обмеження. Не випадково цю функцію підприємець часто виконує в невеликих структурах.
Які рішення для сумісного та ефективного управління?
Гарне управління персоналом неминуче коштує дорого. Але залежно від вашого бюджету, розміру вашого бізнесу, ви можете розглядати різні методи:
- У всіх випадках, довірте управління персоналом професіоналам : залучайте або інвестуйте у навчання, щоб підвищити кваліфікацію своїх співробітників, передати на аутсорсинг певні завдання (розрахунок вхідних годинників та / або заробітної плати, редагування та надсилання інформаційних бюлетенів, підготовка соціальних декларацій, управління звітами про витрати, розрахунок відпусток тощо).
- Якщо управління вашим персоналом здійснюється внутрішньо, переконайтеся, що ви впроваджуєте необхідні засоби : регулярне навчання, участь у конференціях, інформаційні зустрічі, організовані професійними філіями, юридичні консультації чи бухгалтери, підписка на професійні сайти та журнали …
- Інвестуйте в інструменти, що дозволяють стандартизувати або навіть автоматизувати певні завдання може заощадити ваш дорогоцінний час на трудомістких заняттях без доданої вартості та обмежити ризик помилок. Огляньте ринок, проведіть дослідження витрат та вигод: є рішення для всіх бюджетів та розмірів бізнесу. Від простого програмного забезпечення для управління часом або заробітної плати до повного HRIS у поєднанні з спільною інтрамережею, яка дозволяє кожному працівнику вводити дати відпустки та звіти про витрати. Корисні інструменти для оперативного управління, архівування, моніторингу та аналізу показників, створення інформаційних панелей, соціальних звітів, унікальних річних звітів тощо.
- Будьте обережні, щоб адміністрація вашого персоналу не належала одній людині : будьте готові до будь-якої відсутності або від’їзду, забезпечуючи обмін знаннями, підготовку резервних копій, написання всіх процедур …
Нехтування адміністративним управлінням персоналом у моді "адміністрація слідуватиме "є великою помилкою. Управління персоналом, далеко не кліше, ідеально вписується в загальний стратегічний підхід компанії. І це тим більше, що бізнес зростає, а коло завдань з адміністрування персоналу ускладнюється.
