Якщо основна мета цих офіційних зустрічей - зібрати всіх учасників проекту з метою перевірки різних результатів, залишається фактом, що ці регулярні зустрічі мають важливе значення для успіху проекту.
Спільне бачення речей, обмін інформацією, експертним досвідом, розумна робота в одному напрямку, з колективною метою, виправлення помилок у ході їх … стільки інгредієнтів, які сприяють успіху, як колективним, так і індивідуальним.
Що таке огляд проекту?
Добре продуманий проект формулюється навколо різних ключових етапів протягом усього його просування. Ці етапи матеріалізуються шляхом перевірки етапів (або етапів), які дають можливість аналізувати хід виконання зазначеного проекту за час "t" та підтверджувати, що крок зроблено успішно, і таким чином можна розпочати наступну фазу. Під час цих офіційних зустрічей, які називаються "оглядами проектів", ці етапи перевіряються - чи ні.
Ці регулярні зустрічі визначаються з самого початку. Рішення, прийняті під час цих перевірок, є безвідкличними та виконуючими. Вони служать посиланнями, на які можна спиратися для подальших операцій.
Актори
Група проекту складається з повної групи людей, яких турбує зазначений проект. Його можна скласти, наприклад, так:
- спонсор проекту,
- керівник проекту,
- команда проекту,
- експерти та / або партнери,
- спонсора.
Цілі
Огляди проектів дозволяють, серед іншого,:
- перевір це цілі етапу добре досягнуті ,
- перевірте, що строки та терміни дотримання ,
- перевірити різні етапи проекту,
- керувати небезпеками , можливі інциденти, проблеми чи ризики,
- прийняти рішення про можливе перебудови або переорієнтації ,
- тригер a вимагати кошти ,
але також :
- федератизувати знову актори навколо успіху проекту,
- спілкуватися обличчям до обличчя,
- зміцнити колективний інтелект ,
- сприяти співпраці між різними героями,
- дати глобальне, унікальне та точне бачення проекту кожному із залучених сторін.
Види журналів
Існує кілька типів оглядів проектів, серед яких:
- Керівний комітет: складається з оперативних менеджерів з управління проектом, він контролює проект в цілому: формування групи, призначення керівника проекту, визначення етапів, термінів та різних зустрічей, підтвердження кроків, прийняття рішень. виготовлення тощо.
- Перегляд бюджету : реалізується як частина управління бюджетом, це дозволяє контролювати та контролювати витрати та доходи: моніторинг розбіжностей, переглядів, коригувань, прогнозів.
- Огляд Sprint : в контексті гнучких проектів, він проводиться в кінці кожного спринту і дає змогу представити те, що було розроблено під час минулого спринту, оцінити прогрес проекту, перевірити чи змінити варіанти переміщення на наступний спринт.
- Огляд виробництва : як частина виробництва нового продукту, він дозволяє перевірити всі етапи, внести будь -які коригування, підтвердити відповідність тощо.
Як працює цей тип зустрічей
Як і будь -яка зустріч, огляд проекту не є винятком із правила: час, відведений на цю зустріч, не може бути продовжений, він повинен бути добре підготовлений, а його прогрес оформлений для підвищення ефективності.
Це відбувається наступним чином:
- підготовка : визначення порядку денного, людей, яких слід скликати, місце, розклад, встановлення довідкових документів (інформаційні панелі тощо)
- запрошення : скликати учасників (лише тих, чия присутність є важливою), надіславши їм точний порядок денний, а також роль кожного з них.
- ведення наради : аркуш відвідуваності (перевірте, чи присутні всі актори), призначення доповідача, відкритість (вкажіть мету та етапи, які потрібно перевірити), динамічна та жвава анімація (реальний обмін з різними співрозмовниками), своєчасні та розповсюджені виступи, дотримання термінів тощо.
- точність, лаконічність та позитивність : Зараз не час губитися в подробицях про кожну виконану місію, а також згадувати лише труднощі. В обох випадках мотивація всієї групи була б значно знижена.
- висновок : прийняття рішень, підтвердження, дії, які необхідно вжити, презентація наступного етапу тощо.
- звіт : написання та надсилання всім учасникам та постраждалим.
- файл огляду проекту : створення та регулярне обслуговування перевірок, прийнятих рішень тощо.
- регулярний : контроль виконання визначених дій та дотримання прийнятих рішень.
