Добре керуйте електронними листами для підвищення професійної ефективності

Не дозволяйте кількості "непрочитаних" листів наздогнати вас

Співробітник або фрілансер, під напругою або розслаблений на роботі, надзвичайно пов'язаний чи ні: незалежно від профілю, переважна більшість працівників не застраховані від тиску "непрочитаних" електронних листів. Усвідомлено чи ні, ці очікувані повідомлення відповідають багатьом завданням, які потрібно обробити в куточку вашого мозку, і чинять сильний психологічний тиск.

Золоте правило ефективного управління професійними електронними листами: не перевантажуйтесь кількістю непрочитаних електронних листів. Роблячи це, ви зменшуєте тиск і працюєте в кращих умовах. Кілька порад, щоб не перевантажуватись:

• Негайно обробляйте електронні листи, які потребують скорочення часу на обробку. Відкриваючи папку "Вхідні", визначте повідомлення, на які потрібна коротка відповідь, і напишіть її негайно. Файл закрито, ви можете задоволено відзначити пункт у списку справ і рухатися далі.
• Використовуйте каталоги. Деякі електронні листи вимагають більш тривалого часу обробки. Інші залучають сторонніх співрозмовників або елементи, незалежні від вашої власної сили: відповідь обов’язково затягується. Класифікуйте ці повідомлення в каталогах. Наприклад, ви можете створити каталог "для обробки": це дозволяє вам читати електронний лист - який більше не виглядає як "непрочитаний" - під час архівування його в папці, щоб отримати консультацію, коли ви зможете обробити електронну пошту. Примітка: ви можете організувати свої мітки відповідно до рівня терміновості або термінів - "обробляти протягом 24 годин", "обробляти протягом 7 днів" …

Плануйте автоматичні відповіді

Під час відпустки запрограмуйте автоматичне повідомлення про відсутність. Крім належного інформування особи, з якою ви спілкуєтесь, це допомагає полегшити ваш розум - і максимально використати вашу відпустку! "Робот" відповів за вас, відправник повідомлення знає, що ви відповісте на них у зазначену дату. Ніякого стресу, спілкування збережено.

Перетворіть свою поштову скриньку в справжній робочий інструмент

Професійні поштові скриньки оснащені потужними функціями, якими ви зацікавлені. Серед цих особливостей: каталоги. Вони дозволяють не тільки зменшити кількість непрочитаних електронних листів, а й класифікувати та архівувати ваші повідомлення стратегічно, як фізичний організатор.

Подумайте про свою електронну пошту як про сортувальник. Ця платформа стає цінним інструментом для оптимізації вашої організації на роботі. Якщо кожне повідомлення поставити на своє місце, ваші ідеї стають чіткішими: ви можете зосередитися на 100% на своїй основній діяльності. Створення цієї організації займає трохи часу наперед, але ви значно заощаджуєте в довгостроковій перспективі.

Примітка: деякі практикують політику "нульового повідомлення". Це питання залишити офіс без будь -якого повідомлення у вашій вхідній: листи, оброблені чи ні, негайно архівуються у відповідному каталозі. Залежно від ступеня стійкості до професійного тиску, ви можете перевірити цю політику.

Встановіть "час електронної пошти"

Ефективне управління професійними електронними листами - це також не відволікати увагу на їх несвоєчасне надходження протягом дня - і ночі! Ви збільшуєте продуктивність на роботі, встановлюючи "час електронної пошти".

Правила, яких слід дотримуватися:

• Будьте напоготові. Ви отримуєте електронний лист про завдання, яке ви тільки виконуєте? Негайно прочитайте повідомлення. Ваш контакт може інформувати вас про оновлення проекту або коригування для інтеграції. Вам потрібно знати про ці елементи, щоб переконатися, що ви рухаєтесь у правильному напрямку.
• Періодично обробляйте свої повідомлення. Робота з електронними листами під час їх надходження утримує вас від зосередження на вашому поточному завданні. Перерваний у роботі ваш темп сповільнюється, і ви менш ефективні. Тому плануйте періодичне управління: наприклад, вранці, до і після обідньої перерви та за годину до виходу з офісу.
• Придушити сповіщення. Надходження сповіщень електронною поштою на ваш комп’ютер або смартфон також впливає на вашу концентрацію. Вимкніть сповіщення, щоб покращити продуктивність та зменшити стрес.
• Збалансуйте чуйність та ефективність на роботі. Залишайтеся чуйними: ваш контакт буде вдячний вам за короткий час відповіді. Майте на увазі, що затримка на кілька годин цілком допустима.

Скасувати підписку на невідповідні інформаційні бюлетені

Ви регулярно отримуєте спам? Завалені нікчемними рекламними повідомленнями? Чи отримуєте ви застарілі інформаційні бюлетені щодо вашої поточної посади? Так багато отриманих повідомлень, які відволікають вас у роботі, забруднюють систему обміну повідомленнями та ваш розум. Будьте в курсі витрат часу на відкриття, читання та обробку цих листів. Тоді ви можете свідомо відписатися від списків розсилки.

Примітка: інструменти - наприклад, Cleanfox - дозволяють автоматично відписуватись за кілька кліків від списків розсилки за вашим вибором.

Обмежте групові відвантаження

Хоча функції CC та BCC та розсилка масовими повідомленнями можуть бути корисними, зарезервуйте їх з розумом … Чим більше одержувачів ваших повідомлень, тим більше ви збільшуєте кількість листів, які отримуєте у відповідь. Більше того, розмова може швидко стати джерелом безладу та нерозуміння.

Перед будь -яким надсиланням задайте собі питання про актуальність одержувачів. Ви зберігаєте для обробки непотрібні електронні листи, зберігаєте співрозмовників обміни, які їх не стосуються.

Організуйте тіло електронної пошти якомога краще

Додатковий спосіб обмежити нескінченні обміни: будьте чіткими та організованими в тілі свого повідомлення.

• Задавайте всі запитання, щоб не повертатися до них безсистемно. Використовуйте маркери або будь -який інший тип списку, щоб упорядкувати свої ідеї та оптимізувати читаність повідомлення.
• Пишіть просто і ефективно. Це не про те, щоб бути письменником, це про те, щоб ваші запити було легше зрозуміти. Пишіть короткі речення та використовуйте прості терміни.
• Розставте свої речення. Розриви рядків покращують чіткість: застосовуйте принцип «одна ідея, один абзац, один новий абзац, один розрив рядка».
• Прочитайте себе ще раз. Це ваш шанс перевірити правопис, граматику та пунктуацію. Також скористайтесь можливістю перевірити, чи звертаєтесь ви до потрібних одержувачів. Пам’ятайте: як тільки ви натискаєте «надіслати», ваша дія остаточна …

Напишіть свої об’єкти за допомогою ключових слів

Окрім засобів комунікації, ваша професійна система обміну повідомленнями - це платформа для архівування. Вам потрібно знайти якусь інформацію? Потрібно відновити призупинений проект? Інструмент пошуку у вашій системі обміну повідомленнями може знайти відповідну електронну пошту … за умови використання правильних ключових слів. Коли ви пишете тему повідомлення, обов’язково виберіть терміни, які б ви використовували, якщо вам потрібно було швидко знайти це повідомлення.

Обмежте розміщення в кошику

Місткість вашої поштової скриньки дозволяє зберігати значну кількість електронних листів, не позбавляючи себе цього. Знайте, що написання є важливим для запису інформації, а також для слугування доказом у разі розбіжностей.

Ваш N + 1 дорікає вам у невиконанні його вказівок? Клієнт сумнівається у дотриманні термінів доставки вашої роботи? Використовуйте обмін електронною поштою, щоб довести свою добросовісність. Розміщуйте свої електронні листи в каталогах, а не видаляйте їх!

Відключіться!

Ефективне керування своїми професійними електронними листами також означає навчитися не керувати ними постійно! Будьте чуйними та настороженими, але лише у робочий час.

• Видаліть свою професійну поштову скриньку з особистого телефону.
• Придушення сповіщень на вашому смартфоні.
• Затверджуйте своє право на відключення!