Що таке управління проектами?
Виконання проекту вимагає моніторингу різних елементів, щоб переконатися, що проведена робота йде у правильному напрямку. Таким чином, пілотне проекту означає збирання набору даних, їх аналіз, прийняття рішення та, у разі необхідності, виконання заходів, необхідних для реалізації проекту для досягнення поставлених перед ним цілей. Це в рамках, визначених спочатку з точки зору якості, витрат та термінів.
Працівник, відповідальний за нагляд за проектом, постійно стежить за розривом між тим, що планується (прогнозом) і тим, що досягнуто.
Ця місія є важливою. Зроблено добре, це значно зменшує ризик поломки. Дійсно, життя проекту - це не довга тиха річка. Рідко все йде так, як планувалося. Протягом усієї фази будівництва необхідно наливати трохи олії в гвинтики або навіть змінювати механіку. Це один із ключів до успіху проекту.
Хто пілотує?
Ця повсякденна управлінська місія передається керівнику проекту. Для великих структур керівний комітет (COPIL) контролює дотримання строків, використання ресурсів та досягнення визначених цілей. При необхідності цей орган приймає важливі рішення, такі як перенесення дати завершення проекту.
Пілотний цикл
Пілотне проектування побудовано навколо запланованих точок кріплення. Це стосується COPIL, який збирається в кінці кожного ключового етапу (або коли досягається віха) для підтвердження переходу до наступного. Крім своєї ролі в COPIL, керівник проекту відповідає за повсякденні управлінські місії.
Ця організація пропонує спритність, необхідну команді для негайного втручання, коли виникає така необхідність, і базу для того, щоб зробити крок назад, необхідний для структурування рішень через засідання керівного комітету.
Поля дій пілота
1 - Впровадити коригувальні дії
Жоден проект, навіть якщо він правильно складений, не застрахований від непередбачених ситуацій: відмова субпідрядника, несправне обладнання, доставка від постачальника, що не відповідає вимогам, тощо. Керівник проекту відповідає зі своєю командою знайти парад для цієї події, щоб вжити необхідних заходів для вирішення проблеми.
2 - Запустіть запобіжні дії
Якщо показники дуже рано сигналізують про те, що відбудеться відхилення, доцільно вжити запобіжних заходів. Наприклад: подальший контроль за графіком показує, що певні операції відстають від графіка. Замість того, щоб чекати остаточного вичерпання графіка, може бути доцільним виділити додаткові ресурси з точки зору персоналу або нових навичок, щоб повернути проект до нормального стану.
Типовий приклад - профілактичне обслуговування, яке виконують технічні працівники, які міняють деталь до її поломки.
3 - Керуйте запитами на зміну
Директор, ймовірно, скорегує свій початковий запит, поки команди вже працюють. Ці зміни можуть призвести до коригування запланованого. Потім керівник проекту повинен реорганізувати роботу кожного або навіть мобілізувати додаткові ресурси для адаптації до нової ситуації.
4 - Оновлюйте проектну документацію
План проекту, планування, статути, процедури, внутрішні контракти тощо, внесені зміни, сприяють оновленню документації та відповідних сховищ. Це завдання є важливим для збереження контролю над роботою. Без цього горизонт проекту, ймовірно, помутніє, що спричинить проблеми координації між командами.
Інструменти управління проектами
Панель приладів
Для ефективного управління приладова панель є найважливішим інструментом.
2 головні цілі:
- стежити за розривами між прогнозами та досягненнями з точки зору фінансових ресурсів, термінів, якості та результатів,
- стежити за прогресом різних етапів.
Це також дозволяє спілкуватися з командою та зацікавленими сторонами через подальші зустрічі. Це центральний інструмент для керівного комітету.
Ключові кермові індикатори
Для розробки ефективної та оперативної таблиці необхідно вибрати відповідні показники (KPI), представник прогресу роботи та рівень виконання, досягнутий відповідно до поставлених цілей.
Деякі приклади показників управління проектами:
- кількість витрачених годин / кількість витрачених годин за планом
- відсоток завершеності проекту
- коефіцієнт використання бюджету
- кількість невирішених пунктів
Показники визначаються на етапі проектування.
Планування
Планування типу "діаграма Ганта" є цінною підмогою для відстеження прогресу проекту. Такий інструмент пропонує детальний огляд різних видів діяльності, завдань, робіт, що виконуються за певний період часу. Комп’ютеризація цього типу планування спрощує коригування та дає можливість моделювання. Тоді рішення легше приймати, розподіл завдань стає більш очевидним тощо.
Таблиця ризиків
Цей інструмент узагальнення управління ризиками корисний для контролю за ймовірними вразливими місцями та для здійснення запобіжних заходів. Ця таблиця взята з матриці ризиків, визначеної на етапі проектування.
