Уточніть мету, виберіть правильний формат, зберіть потрібну команду … ось кроки, які слід врахувати при організації та підготовці офіційної зустрічі.
Різні етапи підготовки
-
Визначте мету робочої зустрічі
На цьому етапі слід поставити собі запитання: " Чим повинна закінчитися зустріч? План дій? Рішення? " Таким чином, ви можете краще оцінити ресурси, на які можна звернутись працювати над предметом. Наприклад, аналіз дисфункції проводиться з експертами. Але якщо мета полягає у прийнятті негайного рішення, до групи доведеться включити одного або кількох осіб, які приймають рішення. Ці люди не обов’язково є спеціалістами у цій справі.
Для проведення ефективної робочої зустрічі мета служить спільною ниткою протягом усіх дебатів.
-
Виберіть правильний тип зустрічі
Зустріч для вирішення проблем, творчості (генерування ідей методом мозкового штурму), обслуговування … або просто інформації, обраний тип, звичайно, випливає з мети, поставленої на початку . Ви не підходите однаково до зустрічі, метою якої є спілкування зі своїми командами з іншою людиною, метою якої є досягнення колективного виробництва. the стиль анімації також буде залежати від характеру обговорюваної теми та мети робочої зустрічі. У деяких випадках це може бути дистанційна відеоконференція.
-
Виберіть учасників
"Хто може допомогти досягти мети? Хто може стати перешкодою?" Задаючи собі ці питання, легше знати, кого запросити. Так ви отримаєте повна команда у відповідності з цілями та предметом. Визначте оптимальну кількість учасників для обміну та ефективного прийняття рішень. З контрольованим часом виступу зустріч стане ще більш продуктивною.
-
Визначте план
Організуйте потік обміну та спілкування. Різні фази робочої зустрічі та обговорювані теми, майстер -класи за необхідності … усі занесені до порядку денного шляхом розміщення пріоритетних тем у першій частині порядку денного.
Пов’яжіть робочий час для кожного етапу. Таким чином ви уникнете переповнення з одного предмета на шкоду іншому. Стратег і тактик на перших етапах, а потім ви - організатор.
-
Заплануйте зустріч
Забезпечте доступність усіх учасників для вибору дати та часу. Тоді надсилати запрошення учасникам (або запрошення) для офіційного підтвердження. Якщо можливо, заплануйте зустріч на час, який полегшить усім зосередження та повне інвестування.
-
Підготувати робочі документи та інші матеріальні питання
Визначте необхідні документи, зразки продукції тощо. Розвивати підтримку презентацій . Знаменитий PowerPoint на якому ми всі проводили години та години !! Визначте правила гри. Найважливіше завдання для ефективного управління біржами.
Підготувати логістику (бронювання зали засідань, дошка, коробка , проектори,. ). Завжди тривожно втрачати час, коли приходить час, компенсуючи відсутність організації. Напишіть порядок денний.
Після завершення цієї роботи ви готові візьміть на себе роль фасилітатора!
Дивіться також як розширення цієї теми як підготувати майстерню.
