Дійсно, мета планування - вчасно організувати прогрес етапів проекту. Фундаментальне завдання для контролю термінів.
Планування проекту складається з розбийте його на кілька кроків (визначення всіх завдань, які потрібно виконати) , від оцінити тривалість , з визначити послідовність кроків (включаючи ті, які можна виконувати паралельно - планування завдань, критичний шлях), розподілити ресурси (фінансові та людські), нарешті змоделюйте цю організацію за оперативним документом розподіляється між усіма зацікавленими суб'єктами для оптимізації прогресу та подальшого реалізації.
Як планувати проект?
Планування проекту ґрунтується на методах та інструментах, які вписуються у три основні фази управління проектами: визначення сфери застосування, встановлення еталону та управління.
1. Встановіть периметр
Проект буде мобілізувати людей з різним походженням і часто з обмеженою доступністю. Отже, надати змісту цій мобілізації важливого значення:
- Які потреби відповідає проекту? Яке його кінцеве призначення? На яких припущеннях вона ґрунтується (контекст, директиви тощо)?
- Що таке середовище проекту: зацікавлені сторони, сфера застосування, інтерфейси, обмеження?
Відповідь на ці питання допомагає визначити проект. Тому необхідно запобігати втручанню зовнішніх елементів (які лише побічно стосуються проекту або над якими команда проекту не має контролю) на наступних етапах. Цю роботу з фреймування можна розпочати за допомогою мозкового штурму та оформити у формі нотатки або карти розуму. Він є важливо для планування хто піде слідом.
Після оформлення можна здійснювати структурування за завданнями. Потім можна розгорнути центральний інструмент управління проектами: організаційну діаграму завдань або WBS (Структура розподілу робіт). Йдеться про вичерпний перелік "усе, що потрібно зробити", і групування завдань за темами за допомогою деревної структури. Це ітераційний процес: можливо, групи завдань будуть виявлені пізніше на етапі планування.
Хороша практика: WBS має бути синтезованим на сторінці А4. Це має дозволити комусь поза проектом зрозуміти все, що потрібно зробити при першому читанні. Тому завдання повинні мати мінімальну кількість інтерфейсів між собою, щоб структурування було одночасно читабельним та функціональним.
2. Створіть сховище проектів
Для досягнення цільової продуктивності проект вписується у відомий триптих «витрати-якість-час». Хоча графік зосереджується переважно на аспекті кінцевого терміну, очевидно, що більш тривалі або коротші терміни вплинуть на інші два аспекти, окрім задоволеності клієнтів. Для того, щоб планування відповідало цим обмеженням, менеджеру проекту доступно кілька інструментів.
Визначте критичний шлях: мережа PERT
Критичний шлях - це послідовність завдань, тривалість яких не може бути змінена без впливу на загальну тривалість проекту. Ця вправа є центральною для визначення пріоритетів у розподілі ресурсів (бюджетних, людських, технічних, адміністративних тощо) та виконанні завдань. Без критичного шляху важко отримати реалістичне уявлення про життєздатність проекту. Для цього мережа PERT є цінним інструментом: зосереджуючись на послідовностях, а не на розкладі, це дає змогу визначити простір для маневру та компроміси для оптимізації планування проекту .
Створіть сховище планування: діаграму GANTT
Розклад GANTT показує завдання у вигляді горизонтальних смуг на графіку часу. Тому він повинен показувати теми WBS, взаємозалежності між завданнями та макрозадачами, терміни виконання та критичний шлях. Зокрема, це дає змогу визначити ключові етапи проекту, розподілити ресурси та встановити етапи валідації та контролювати виробництво результатів, зокрема за наявності органів (управлінських комітетів, керівних комітетів тощо). Наскільки це можливо, графік має бути побудований та узгоджений шляхом співбесід із зацікавленими сторонами та зустрічей з членами команди проекту, щоб поділитися припущеннями.
Хороша практика: Щоб уникнути постійного сумніву в елементах розкладу, доцільно написати примітку з гіпотезою. Це формалізує всі рішення або припущення, збережені для побудови розкладу; це також стане цінним інструментом моніторингу в ході проекту, якщо потрібно змінити контекст чи директиви та змінити певні параметри.
3. Планування та управління
Після того, як розклад (спільно) встановлено та затверджено, керівник проекту повинен представити себе гарантом сховища. Останнє ніколи не слід змінювати відповідно до виконання завдань - що може викликати спокусу показати, що ви "вчасно". Це також має вирішальне значення, оскільки довідковий графік часто є справжнім внутрішнім і навіть зовнішнім засобом комунікації для проектів, що включають широку громадськість. Тому, якщо цей графік постійно змінюватиметься, який авторитет залишиться для проекту та його команди?
Планування моніторингу за допомогою інформаційної панелі
Щоб уникнути потрапляння в цю підводну камеру під час етапу пілотування, менеджер проекту може використовувати щоденну інформаційну панель проекту для моніторингу виконання завдань, класифікованих відповідно до структури дерева WBS та відповідно до розкладу. Це може бути простий файл Excel, що описує прогрес (завершено / виконується / пізно / не розпочато) та записує елементи, передані учасниками команди проекту, у стовпець "коментарі". Інформаційна панель є цінним інструментом для полегшення огляду проектів. Зміна сховища має відбуватися лише у разі серйозних змін у середовищі проекту, і на це будуть діяти всі керівники проекту.
Передбачте ризики, щоб обмежити помилки у плануванні
Нарешті, встановлення підходу до управління ризиками може стати рішенням щодо обмеження промахів у плануванні. Його необхідно ініціювати на етапі консолідації планування, щоб подати ноту до гіпотези. Мозковий штурм піднімає всі ризики, властиві проекту; ці ризики потім класифікуються в матриці відповідно до їх серйозності та ймовірності. Цей процес необхідно анімувати протягом усього проекту шляхом регулярних оглядів ризиків.
Програмне забезпечення для управління проектами (Saas та автономне) значно полегшує ці завдання.
