Якщо ви відчуваєте, що ви перевантажені кількістю завдань, які вам належить виконати, і у вас виникають проблеми з визначенням пріоритетів, пора подумати про створення списку справ. Ми пропонуємо вам фреймворк для створення власного інструменту управління завданнями. Список завдань - це класична особиста організація, яку слід заново відкривати та практикувати.
Цей практичний і простий інструмент буде вам дуже корисний для управління всім цим навантаженням, яке заважає мозку.
Потім ви можете організувати свої завдання відповідно до пріоритети що ви визначили і таким чином не забудете про важливі речі.
Не існує єдиного методу, а кілька різних практик залежно від чутливості кожної людини та типу завдання, яке потрібно організувати.
Ми пропонуємо тут основу для створення власного інструменту, навіть якщо це означає його налаштування відповідно до ваших потреб.
Навіщо список справ?
Багато корисних ефектів:
- зосередження на завданнях з доданою вартістю,
- не забувайте про важливі терміни,
- не зволікайте,
- зменшити стрес: не відчувати себе перевантаженим, втрачаючи контроль над обсягом роботи, яка буде виконана,
- отримати цілісне уявлення про все ваше навантаження
- і загалом, ефективно керуйте своїм часом, покращуючи свою продуктивність
Як діяти далі?
Це дуже просто, організуйтесь у 3 кроки
-
Перелічіть основні завдання та дії, які ви маєте на увазі.
Увага : список ефективних справ не слід перевантажувати . Краще записати основні дії (або короткий зміст нотаток), найважливіші та / або найневідкладніші, а не складати вичерпний список завдань, які вас дуже швидко знеохотять. Ніщо не може бути більш демотивуючим, ніж побачити, як список зростає, і доводиться відкладати все більше заходів до наступного дня. Якщо деякі складні або дуже довгі для виконання, розбийте їх на завдання, які легше планувати . Загалом слід перераховувати лише види діяльності, що тривають менше 60 хвилин. Визначте тривалість кожного з них, щоб полегшити вашу організацію. Тут немає жодного питання про те, щоб назвати назву проекту як завдання. З іншого боку, дія, яка має бути виконана над проектом, знайде своє місце у списку.
Використовуйте дієслова дії точно визначити зміст завдань: "написати протокол засідання 20-04-2014", "домовитися про зустріч із постачальником х" тощо.
При необхідності складіть список для особистих завдань та список для професіоналів. Знову будьте обережні: якщо ви, ймовірно, змішаєте професійні та особисті завдання в однакові часові проміжки, ваші 2 списки повинні бути об’єднані, оскільки діяльність двох профілів конкурує.
Призначте пріоритет перед кожним елементом, починаючи від пріоритету до другорядного.
Якщо у вас виявиться велика кількість завдань, визначених як пріоритетні, повторіть їх ще раз. Порівнюючи їх, ви встановите новий порядок пріоритету.
Перекласифікуйте завдання відповідно до визначеного пріоритету.
Пріоритети у верхній частині списку. Ви можете використовувати колірний код, щоб візуально визначити рівень пріоритету. Ваш список таким чином дасть вам можливість організувати свій день і приймати правильні рішення. Зокрема, делегуйте, якщо це необхідно.
Як користуватися списком завдань?
Зазвичай все починається напередодні. Ви готуєте свій день до наступного дня, складаючи свій список завдань . Ви також можете виконувати цю вправу вранці перед початком дня.
У міру просування вашої роботи, закреслити ті, що оброблені . Підтримати мотивацію на найвищому рівні - це маленьке задоволення! В кінці дня, виконувати невиконані завдання на ніч (або пізніше).
Інструменти
Існує багато програмних засобів та програм для створення та використання списку справ, таких як диспетчер завдань any.do, який має перевагу простоти. Інструменти картографування розуму, такі як xmind, полегшують визначення завдань та організацію пріоритетів, але погано підходять для повсякденного використання. Ми також можемо цитувати Evernote або Trello (що дозволяє класифікувати у формі Канбан).
Комп'ютеризовані інструменти мають незаперечну перевагу: вони інтуїтивно зрозумілі полегшити управління щоденними завданнями. Дійсно, за допомогою цих утиліт ніщо не може бути простішим відзначити діяльність як виконану, змінити пріоритет, відкласти її … Крім того, багатоплатформові рішення (настільний комп’ютер, планшети, смартфон) дозволяють вам мати свій список взагалі разів.
Простий аркуш Excel може зробити трюк, або навіть аркуш паперу (див. Цей пост). А для деяких позачасовий пост-іт.
Існують також методичні інструменти для полегшення визначення пріоритетів, такі як матриця Ейнзенхауера, або планування на більш тривалий період: діаграма Ганта. Все одно більше підходить для управління проектами.
Обмеження методу
Простий метод, ефективні інструменти, адаптовані до того, як ви працюєте … Коротше кажучи: все, що вам потрібно, щоб стати королем особистої організації! Зрештою, проблема полягає в тому, щоб залишатися дисциплінованим . Використовуйте цей метод довгостроково, не відмовляйтеся від нього після кількох тижнів використання.
Інша межа - це труднощі зосередження на своїх пріоритетах . Між електронними листами, соціальними мережами … та іншими джерелами збоїв у наш час важко дотримуватися списку заздалегідь встановлених дій. Тим більше, що порядок пріоритетів у компаніях постійно змінюється. Якщо надзвичайні ситуації переглядаються кілька разів на тиждень з новими завданнями, які з’являються раптово, це безпечна ставка, що ви витратите час, багато часу на роботу над своїм списком і в кінцевому підсумку відмовитесь від нього, щоб повернутися до примітки після публікації.!
Див. Також метод GTD для покращення вашої особистої організації
Посилання на цей файл подається у: Управління часом: ефективність, продуктивність та спокій
